會議文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司會議文件的管理，確保文件的妥善保存、有效利用和及時傳遞，提高會議決策的執行效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議所產生的文件，包括但不限于會議通知、議程、報告、決議、紀要等。（三）基本原則1.統一管理原則：會議文件由公司統一歸口管理，明確專人負責，確保管理的規范性和一致性。2.準確及時原則：文件的收集、整理、歸檔和傳遞要準確無誤，并在規定時間內完成，以滿足會議決策和工作執行的需要。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密規定，確保會議文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。4.便于查閱原則：文件的分類、編號和存儲要科學合理，便于快速查閱和使用。二、會議文件的分類與編號（一）分類1.按會議類型分類董事會文件：涉及公司重大決策、戰略規劃、投資融資等事項的會議文件。總經理辦公會文件：關于公司日常運營管理、重要工作部署等會議產生的文件。部門工作會議文件：各部門組織召開的工作會議文件，包括部門業務討論、工作計劃安排等。專題會議文件：針對特定主題召開的會議文件，如項目研討會、技術交流會等。臨時會議文件：因特殊情況臨時召開的會議所產生的文件。2.按文件性質分類決策類文件：如會議決議、決定等，具有明確的決策內容和執行要求。報告類文件：會議中提交的工作匯報、進展報告等。通知類文件：會議通知、議程安排等。紀要類文件：會議紀要，記錄會議主要內容和決議事項。其他文件：如會議記錄、發言稿、附件資料等。（二）編號1.編號規則會議文件編號采用“年份+會議類型代碼+文件序號”的格式。例如：2023ZL001，其中“2023”代表年份，“ZL”代表總經理辦公會（可根據實際情況設定不同會議類型代碼），“001”代表該類型會議文件的序號。2.編號方法每年年初，文件管理責任人對各類會議文件重新編號，從“001”開始依次遞增。編號應具有連續性，不得出現跳號、重號現象。對于同一會議的系列文件，如會議通知、議程、紀要等，編號應保持關聯，以便于識別和查找。三、會議文件的起草與審核（一）起草1.根據會議主題和要求，明確文件起草責任人。一般情況下，由會議召集部門或相關業務負責人負責起草文件。2.起草人應全面收集相關資料，確保文件內容真實、準確、完整。文件應語言簡潔、邏輯清晰，符合公司公文格式要求。3.對于重要會議文件，起草人應進行充分的調查研究和分析論證，廣泛征求意見，確保文件具有科學性和可操作性。（二）審核1.文件起草完成后，需提交部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件內容是否符合部門工作實際和公司整體利益，格式是否規范，文字表述是否準確等。2.涉及多個部門或重要事項的文件，應由相關部門會簽審核。會簽部門應認真審查文件中涉及本部門的內容，提出明確的審核意見。3.對于重要會議文件，還需提交公司分管領導進行審核。分管領導應從公司戰略和全局角度出發，對文件進行全面把關，確保文件質量。審核通過后的文件方可正式印發或提交會議審議。四、會議文件的印發與傳遞（一）印發1.經審核通過的會議文件，由文件管理責任人按照規定的格式和份數進行印制。2.文件印制應使用符合公司要求的紙張和印刷設備，確保文件清晰、整潔。3.印制完成的文件應進行核對，確保文件內容、格式、份數等準確無誤。核對無誤后，在文件上加蓋公司印章或相關部門印章（如需要）。（二）傳遞1.文件印發后，文件管理責任人應及時將文件傳遞給參會人員或相關部門。傳遞方式可根據文件的緊急程度和重要性選擇，如專人送達、內部郵件、辦公系統推送等。2.對于緊急文件，應優先采用專人送達或加急郵件等方式，確保文件及時傳遞到相關人員手中。3.在文件傳遞過程中，應做好交接記錄，明確文件交接時間、交接人、接收人等信息，以保證文件傳遞的準確性和可追溯性。五、會議文件的簽收與登記（一）簽收1.參會人員或相關部門收到會議文件后，應及時進行簽收。簽收人應在文件簽收登記表上簽字確認，注明簽收日期和文件名稱、編號等信息。2.對于重要文件或涉及保密內容的文件，簽收人應嚴格按照公司保密規定進行簽收和保管，不得擅自將文件轉借他人或泄露文件內容。（二）登記1.文件管理責任人應對會議文件的收發情況進行詳細登記。登記內容包括文件編號、名稱、印發日期、印發份數、簽收人、簽收日期等。2.文件登記應建立電子臺賬和紙質臺賬，確保臺賬信息準確、完整。電子臺賬應定期進行備份，以防數據丟失。3.通過辦公系統傳遞的文件，系統應具備文件簽收和登記功能，文件管理責任人應及時查看系統記錄，確保文件準確傳遞和簽收。六、會議文件的保管與存儲（一）保管責任1.公司指定專人負責會議文件的保管工作。保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉文件保管流程和要求。2.保管人員應嚴格遵守公司文件保管制度，確保文件的安全和完整。不得擅自銷毀、涂改或丟失會議文件。（二）存儲方式1.會議文件應采用紙質檔案和電子檔案相結合的存儲方式。紙質文件應分類整理，裝入檔案盒或文件夾中，存放在專門的檔案柜內。電子文件應按照分類和編號規則進行存儲，建立相應的文件夾結構，確保文件存儲有序。2.對于重要的紙質文件，應進行掃描備份，轉化為電子文件存儲。電子文件應采用多種存儲介質進行備份，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存儲在不同的地點，以防數據丟失。3.檔案柜應貼上標簽，注明存放的文件類別、年份、會議類型等信息，便于查找和管理。（三）存儲環境1.紙質文件存儲環境應保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止文件受潮、發霉或蟲蛀。2.電子文件存儲設備應定期進行維護和檢查，確保設備正常運行。同時，要安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和數據泄露。七、會議文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會議文件，應填寫《會議文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息。2.《會議文件查閱申請表》經部門負責人審批后，提交給文件管理責任人。文件管理責任人根據審批意見，為查閱人員提供相應的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、文件名稱、查閱用途等信息。3.查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱過程中應愛護文件，不得在文件上涂改、標記或損壞文件。4.涉及保密內容的會議文件，查閱人員應嚴格遵守公司保密規定，不得向無關人員泄露文件內容。查閱完畢后，應及時將文件歸還文件管理責任人。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱會議文件的，應填寫《會議文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《會議文件借閱申請表》經部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。3.文件管理責任人在辦理借閱手續時，應向借閱人明確借閱期限和歸還要求，并收取一定的借閱保證金（如需要）。借閱保證金在文件歸還且無損壞、丟失等情況后予以退還。4.借閱人員應按照規定的期限歸還文件。如需延長借閱期限，應提前向文件管理責任人提出申請，并經審批同意。5.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非規定用途。如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時向文件管理責任人報告，并承擔相應的賠償責任。八、會議文件的清退與銷毀（一）清退1.根據公司文件管理規定或會議要求，需要對會議文件進行清退的，由文件管理責任人向相關部門或人員發出清退通知。2.清退通知應明確清退文件的名稱、編號、清退期限等要求。相關部門或人員應在規定期限內將文件退回文件管理責任人，并辦理清退手續。3.文件管理責任人應對清退的文件進行核對，確保清退文件的數量和完整性。對于未按時清退或清退文件不符合要求的情況，應及時進行催辦和核實。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的會議文件，應按照規定進行銷毀。銷毀前，文件管理責任人應填寫《會議文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《會議文件銷毀申請表》經部門負責人和公司分管領導審批后，方可實施銷毀。3.文件銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行現場監督，并由監督人員在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀日期、文件名稱、編號、數量、銷毀方式、監督人員等信息。4.電子文件的銷毀應采用專業的數據擦除軟件進行多次擦除，確保數據徹底刪除。擦除后的存儲介質應進行物理銷毀，如粉碎硬盤、格式化光盤等。九、會議文件管理的監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對會議文件管理工作進行監督和檢查，確保各項管理制度的有效執行。（二）檢查內容1.文件起草、審核、印發、傳遞、簽收、登記、保管、查閱、借閱、清退、銷毀等環節的工作執行情況。2.文件管理的規范性，包括文件格式、編號、分類等是否符合要求。3.文件的安全保密情況，是否存在文件泄露、丟失或損壞等問題。4.文件管理臺賬的建立和更新情況，臺賬信息是否準確、完整。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期（每季度或半年）對會議文件管理工作進行全面檢查，通過查閱文件、臺賬記錄、詢問相關人員等方式，對文件管理情況進行評估。2.不定期抽查：行政部門不定期對會議文件管理的某個環節或部分文件進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對重要會議文件或文件管理中存在的突出問題，行政部門組織開展專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關責任人限期整改。2.整改責任人應認真分析問