會議策劃管理制度總則目的為規范公司會議策劃工作流程，提高會議效率與質量，確保會議能夠達到預期目標，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的策劃與組織工作，包括但不限于部門例會、工作匯報會、項目研討會、年度總結會等。基本原則1.高效務實原則：會議策劃應注重實效，精簡流程，避免形式主義，確保會議能夠切實解決問題，推動工作進展。2.提前規劃原則：提前做好會議策劃工作，包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等的確定，確保會議有序進行。3.溝通協調原則：加強會議策劃過程中的溝通與協調，確保各部門之間信息暢通，密切配合，共同完成會議策劃與組織工作。4.成本控制原則：在會議策劃過程中，合理控制會議成本，避免不必要的浪費，提高會議的性價比。會議分類及策劃要點部門例會1.會議目的：總結部門上周工作情況，安排本周工作計劃，加強部門內部溝通與協作。2.會議周期：每周[X]固定時間召開。3.參會人員：部門全體成員。4.會議議程上周工作總結：各成員匯報上周工作完成情況，重點匯報工作成果、遇到的問題及解決措施。本周工作計劃：各成員匯報本周工作計劃，包括工作任務、時間節點及責任人。領導點評與工作安排：部門負責人對上周工作進行總結點評，對本周工作進行總體安排，并提出工作要求。5.策劃要點明確會議主題：以“總結上周工作，部署本周任務”為主題，確保會議內容圍繞部門工作重點展開。合理安排時間：控制會議時長，避免冗長拖沓，一般不超過[X]小時。提前收集匯報材料：要求參會人員提前準備好上周工作總結及本周工作計劃，以便在會上能夠簡潔明了地進行匯報。工作匯報會1.會議目的：向上級領導或相關部門匯報工作進展情況，尋求支持與指導，協調解決工作中遇到的問題。2.會議周期：根據工作需要不定期召開。3.參會人員：相關部門負責人及匯報工作的人員，上級領導或相關部門人員。4.會議議程工作匯報：匯報部門或項目的工作進展情況，包括工作成果、存在的問題及下一步工作計劃。討論交流：參會人員針對匯報內容進行討論交流，提出意見和建議。領導指示：上級領導對匯報工作進行點評，提出工作要求和指示。5.策劃要點確定匯報重點：提前與匯報部門溝通，明確匯報的重點內容，確保匯報能夠突出工作亮點和關鍵問題。邀請相關人員參會：根據匯報內容，邀請相關部門的負責人或專業人員參會，以便能夠從不同角度提出意見和建議。準備充分的資料：匯報部門應準備詳細的匯報材料，包括工作數據、圖表、案例等，以便在會上能夠直觀地展示工作成果。項目研討會1.會議目的：針對項目實施過程中的重點、難點問題進行研討，尋求解決方案，確保項目順利推進。2.會議周期：根據項目進度不定期召開。3.參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人、專家顧問等。4.會議議程項目進展匯報：項目負責人匯報項目進展情況，包括已完成的工作任務、取得的成果、存在的問題及下一步工作計劃。問題研討：針對項目中存在的重點、難點問題進行深入研討，分析問題產生的原因，尋求解決方案。決策制定：根據研討結果，制定相應的決策和措施，明確責任人和時間節點。5.策劃要點提前確定研討問題：在會議召開前，項目負責人應與相關人員溝通，確定需要研討的重點、難點問題，以便參會人員有針對性地進行準備。邀請專家顧問：對于專業性較強的問題，可以邀請外部專家顧問參會，提供專業的意見和建議。做好會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的內容、達成的共識及決策結果，以便會后跟蹤落實。年度總結會1.會議目的：全面總結公司年度工作情況，表彰優秀員工和團隊，制定下一年度工作計劃和目標。2.會議周期：每年年底召開。3.參會人員：公司全體員工。4.會議議程領導致辭：公司領導發表年度總結講話，回顧公司一年來的工作成績，對全體員工的辛勤付出表示感謝。年度工作報告：公司管理層匯報本年度公司整體工作情況，包括經營業績、業務發展、團隊建設等方面的情況。優秀表彰：表彰本年度優秀員工、優秀團隊，頒發榮譽證書和獎金。分組討論：參會人員分組討論公司本年度工作中存在的問題及改進建議，對下一年度工作計劃和目標提出意見和建議。大會總結：公司領導對分組討論情況進行總結，對下一年度工作計劃和目標進行明確和部署。5.策劃要點精心準備工作報告：公司管理層應提前收集各部門的工作資料，撰寫全面、客觀、準確的年度工作報告，展示公司一年來的工作成果和發展態勢。公正評選優秀人員：制定明確的優秀評選標準，組織各部門進行評選推薦，確保評選結果公平、公正、公開。合理安排分組討論：根據參會人員數量和部門分布情況，合理分組，確保每個小組都能充分討論，避免出現冷場或討論不深入的情況。營造良好會議氛圍：會議現場布置應莊重、熱烈，體現公司的文化和精神風貌，同時準備好音響、燈光、投影等設備，確保會議順利進行。會議策劃流程會議需求提出1.需求部門或人員：各部門根據工作需要，由部門負責人或相關項目負責人提出會議需求。2.需求內容：包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議目的等。3.提交方式：填寫《會議策劃申請表》，經部門負責人審核后提交至行政部門。會議策劃審核1.行政部門審核：行政部門收到《會議策劃申請表》后，對會議需求進行初步審核，重點審核會議的必要性、時間安排的合理性、參會人員的準確性等。2.相關領導審批：對于重要會議或涉及多個部門的會議，行政部門審核通過后，提交公司相關領導進行審批。3.反饋修改意見：行政部門或相關領導對會議策劃申請提出修改意見，需求部門或人員根據反饋意見進行修改完善。會議策劃實施1.成立策劃小組：根據會議需求，由行政部門牽頭，成立會議策劃小組，成員包括行政人員、會議主持人、記錄人員、技術支持人員等。2.制定詳細策劃方案：策劃小組根據會議主題、目的、議程等要求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議時間安排、地點選擇、會議資料準備、會議設備調試、會議餐飲安排等。3.明確責任分工：將會議策劃方案中的各項任務進行分解，明確各成員的責任分工，確保各項工作落實到人。4.組織會議籌備：按照策劃方案，各成員分頭開展會議籌備工作，如發送會議通知、準備會議資料、布置會議場地、調試會議設備等。會議召開與記錄1.會議簽到：在會議開始前，安排專人負責會議簽到，記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。2.會議主持：會議主持人按照會議議程，有序引導會議進行，確保會議主題明確、討論有序、時間控制合理。3.會議記錄：安排專人負責會議記錄，記錄會議討論的內容、達成的共識、決策結果等信息，會議記錄應準確、完整、清晰。4.會議服務：會議期間，提供必要的會議服務，如茶水、點心、設備維護等，確保會議順利進行。會議后續工作1.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人員及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。2.決策跟蹤落實：根據會議決策結果，明確責任人和時間節點，對決策執行情況進行跟蹤檢查，確保決策得到有效落實。3.會議資料歸檔：會議結束后，將會議策劃方案、會議通知、會議資料、會議記錄等相關資料進行整理歸檔，以備查閱。會議策劃相關職責行政部門職責1.負責公司各類會議策劃工作的統籌協調，制定會議策劃管理制度和流程。2.審核各部門提交的會議策劃申請，提出修改意見并跟蹤落實。3.組織會議策劃小組開展會議籌備工作，包括場地安排、資料準備、設備調試、餐飲安排等。4.負責會議的整體協調和服務工作，確保會議順利進行。5.會議結束后，負責會議資料的整理歸檔工作。會議需求部門職責1.根據工作需要，及時提出會議需求，填寫《會議策劃申請表》。2.配合行政部門進行會議策劃和籌備工作，提供必要的資料和信息。3.組織本部門人員按時參加會議，積極參與會議討論，落實會議決策。會議主持人職責1.熟悉會議主題和議程，提前做好準備工作。2.按照會議議程，有序引導會議進行，確保會議主題明確、討論有序、時間控制合理。3.鼓勵參會人員積極發言，營造良好的會議氛圍，促進會議目標的實現。4.對會議討論的內容進行總結和歸納，形成會議決議。會議記錄人員職責1.認真做好會議記錄，記錄會議討論的內容、達成的共識、決策結果等信息。2.會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理會議紀要，經會議主持人審核后發送給參會人員及相關部門。3.妥善保管會議記錄資料，以備查閱。會議策劃經費管理經費預算編制1.在會議策劃申請階段，需求部門應根據會議的規模、時長、地點等因素，編制會議經費預算，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲、交通等費用。2.經費預算應詳細列出各項費用的具體金額，并附上費用計算依據。3.行政部門對需求部門提交的經費預算進行審核，確保預算合理、準確。經費審批1.經行政部門審核通過的會議經費預算，提交公司相關領導進行審批。2.領導審批通過后，會議經費預算作為會議策劃和報銷的依據。經費報銷1.會議結束后，由行政部門負責收集整理會議相關費用的報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，與會議經費預算相符。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。經費控制1.在會議策劃和實施過程中，應嚴格控制會議經費支出，確保不超出預算。2.如因特殊情況需要增加經費支出，應提前提交書面申請，經相關領導審批后執行。3.會議結束后，行政部門應對會議經費的使用情況進行總結分析，為今后的會議策劃提供參考。會議質量評估評估指標1.會議目標達成情況：評估會議是否達到了預期的目標，解決了相關問題。2.會議效率：評估會議的時間安排是否合理，是否存在拖延現象。3.參會人員參與度：評估參會人員是否積極參與會議討論，發表意見和建議。4.會議決策執行情況：評估會議決策是否得到有效落實，執行效果如何。5.會議組織與服務：評估會議的組織安排是否合理，服務是否周到。評估方式1.問卷調查：在會議結束后，通過發放問卷調查的方式，收集參會人員對會議的評價和建議。2.現場訪談：對部分參會人員進行現場訪談，了解他們對會議的感受和看法。3.數據分析：通過分析會議記錄、會議紀要等資料，評估會議的決策執行情況和問題解決效果。評估結果應用1.