會(huì)議紀(jì)錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議紀(jì)錄工作，確保會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)確記錄、有效傳達(dá)與妥善保存，提高會(huì)議效率和決策執(zhí)行效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）職責(zé)1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等。在會(huì)議召開前，明確會(huì)議紀(jì)錄的要求和重點(diǎn)。協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄相關(guān)事宜，確保會(huì)議紀(jì)錄工作順利進(jìn)行。2.會(huì)議紀(jì)錄人員全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論事項(xiàng)、決議、工作安排等。對(duì)會(huì)議紀(jì)錄進(jìn)行整理、編輯，確保紀(jì)錄內(nèi)容清晰、邏輯連貫。按時(shí)將會(huì)議紀(jì)錄分發(fā)給相關(guān)人員，并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)錄的歸檔保存。3.參會(huì)人員積極參與會(huì)議討論，提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息。配合會(huì)議紀(jì)錄人員，確保會(huì)議紀(jì)錄全面反映會(huì)議情況。二、會(huì)議紀(jì)錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.會(huì)議名稱：明確會(huì)議的具體名稱，如“月度公司例會(huì)”“[項(xiàng)目名稱]項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議”等。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到分鐘。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、部門及職位。（二）會(huì)議議程按照會(huì)議組織者預(yù)先設(shè)定的議程順序，依次記錄各項(xiàng)議程的主題及簡(jiǎn)要內(nèi)容。（三）會(huì)議討論內(nèi)容1.發(fā)言內(nèi)容：準(zhǔn)確記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，盡量使用原話，如因特殊情況需概括表述，應(yīng)確保意思準(zhǔn)確傳達(dá)。2.討論焦點(diǎn)：明確會(huì)議討論過程中的核心問題、爭(zhēng)議點(diǎn)以及各方的觀點(diǎn)和理由。3.相關(guān)數(shù)據(jù)及事例：記錄討論中涉及的重要數(shù)據(jù)、實(shí)際案例等，以增強(qiáng)紀(jì)錄的說服力和參考價(jià)值。（四）會(huì)議決議1.明確決議事項(xiàng)：清晰列出會(huì)議達(dá)成的各項(xiàng)決議，確保決議內(nèi)容具體、可操作。2.責(zé)任分工：對(duì)于各項(xiàng)決議，明確責(zé)任部門、責(zé)任人以及完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（五）工作安排1.任務(wù)詳情：記錄會(huì)議部署的各項(xiàng)工作任務(wù)，包括任務(wù)內(nèi)容、目標(biāo)要求、工作步驟等。2.跟進(jìn)措施：如有需要，記錄為確保任務(wù)順利完成而制定的跟進(jìn)措施，如定期匯報(bào)進(jìn)度、召開專項(xiàng)會(huì)議等。（六）其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中的其他重要信息，如臨時(shí)提出的問題、待進(jìn)一步研究的事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)指示等。三、會(huì)議紀(jì)錄的方法與規(guī)范（一）紀(jì)錄方式1.手工紀(jì)錄：可根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況，選擇使用筆記本進(jìn)行手工紀(jì)錄。紀(jì)錄時(shí)應(yīng)書寫工整、字跡清晰，確保內(nèi)容完整可辨。2.電子紀(jì)錄：鼓勵(lì)使用電子文檔（如Word、Excel等）進(jìn)行會(huì)議紀(jì)錄，以便于整理、編輯和存儲(chǔ)。使用電子紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)提前準(zhǔn)備好空白文檔，并按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行紀(jì)錄。（二）紀(jì)錄規(guī)范1.語(yǔ)言規(guī)范：使用簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的語(yǔ)言進(jìn)行紀(jì)錄，避免使用模糊、歧義或口語(yǔ)化的表述。2.格式規(guī)范：標(biāo)題：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等基本信息應(yīng)作為標(biāo)題，采用較大字體或加粗顯示，以示突出。正文：按照會(huì)議討論內(nèi)容的順序，分段記錄發(fā)言內(nèi)容、討論焦點(diǎn)、決議等。每段開頭可注明發(fā)言人員姓名及職位，以清晰區(qū)分不同人員的觀點(diǎn)。序號(hào)與編號(hào)：對(duì)于決議事項(xiàng)、工作任務(wù)等，可使用序號(hào)或編號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，以便于查找和引用。圖表與附件：如會(huì)議中有相關(guān)圖表、文件等附件，應(yīng)在紀(jì)錄中注明附件名稱及存放位置，并確保附件與紀(jì)錄內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)。（三）紀(jì)錄技巧1.快速捕捉要點(diǎn)：在會(huì)議過程中，集中注意力，迅速抓住發(fā)言者的關(guān)鍵觀點(diǎn)、重要數(shù)據(jù)和核心結(jié)論，及時(shí)記錄下來。2.靈活運(yùn)用縮寫與符號(hào)：為提高紀(jì)錄速度，可適當(dāng)運(yùn)用一些常用的縮寫和符號(hào)，但應(yīng)確保這些縮寫和符號(hào)在紀(jì)錄中具有一致性和明確的含義，不會(huì)引起誤解。例如，“同意”可縮寫為“√”，“不同意”可縮寫為“×”，“重點(diǎn)”可標(biāo)注為“★”等。3.及時(shí)補(bǔ)充完善：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快對(duì)紀(jì)錄進(jìn)行整理和補(bǔ)充，核對(duì)紀(jì)錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，確保沒有遺漏重要信息。對(duì)于不確定的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員核實(shí)。四、會(huì)議紀(jì)錄的整理與分發(fā)（一）整理要求1.內(nèi)容審核：會(huì)議紀(jì)錄人員完成紀(jì)錄初稿后，應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查紀(jì)錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰、規(guī)范，格式是否符合要求。2.編輯修改：根據(jù)審核結(jié)果，對(duì)紀(jì)錄內(nèi)容進(jìn)行必要的編輯修改，調(diào)整表述方式，糾正錯(cuò)別字和語(yǔ)病，確保紀(jì)錄質(zhì)量。3.排版規(guī)范：對(duì)整理好的會(huì)議紀(jì)錄進(jìn)行排版，使其格式統(tǒng)一、美觀易讀。注意字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等的設(shè)置，確保整體視覺效果良好。（二）分發(fā)流程1.確定分發(fā)范圍：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和決議事項(xiàng)，明確會(huì)議紀(jì)錄的分發(fā)對(duì)象，一般包括參會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等。2.電子分發(fā)：通過公司內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，將會(huì)議紀(jì)錄以電子文檔形式發(fā)送給分發(fā)對(duì)象。郵件主題應(yīng)明確會(huì)議名稱及紀(jì)錄版本號(hào)，郵件正文可簡(jiǎn)要說明會(huì)議的主要內(nèi)容和重點(diǎn)決議，以便收件人快速了解郵件內(nèi)容。3.紙質(zhì)分發(fā)（如有需要）：對(duì)于一些重要會(huì)議或涉及較多部門協(xié)作的會(huì)議，根據(jù)實(shí)際情況，可同時(shí)打印紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)錄，并分發(fā)給相關(guān)人員。紙質(zhì)紀(jì)錄應(yīng)加蓋公司公章或會(huì)議專用章，以示正式。4.分發(fā)記錄：建立會(huì)議紀(jì)錄分發(fā)臺(tái)賬，記錄分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、分發(fā)方式等信息，以便跟蹤和查詢。五、會(huì)議紀(jì)錄的歸檔與保存（一）歸檔原則1.集中統(tǒng)一：公司會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一歸檔管理，確保所有會(huì)議紀(jì)錄都能得到妥善保存，便于查詢和使用。2.分類整理：按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等對(duì)會(huì)議紀(jì)錄進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案體系，便于快速查找和檢索。（二）歸檔方式1.電子歸檔：將整理好的電子會(huì)議紀(jì)錄按照分類目錄存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或文件服務(wù)器中，并定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)歸檔：對(duì)于紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)錄，應(yīng)按照分類順序裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的相關(guān)信息，方便查找和借閱。（三）保存期限1.短期保存：一般性的部門會(huì)議紀(jì)錄、臨時(shí)工作會(huì)議紀(jì)錄等，保存期限為[X]年。2.長(zhǎng)期保存：涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目、戰(zhàn)略規(guī)劃等會(huì)議紀(jì)錄，保存期限為[X]年或永久保存。具體保存期限可根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。（四）查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議紀(jì)錄的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明查閱目的和范圍。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將會(huì)議紀(jì)錄帶出或復(fù)制。2.借閱程序：因特殊原因需要借閱會(huì)議紀(jì)錄的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)議紀(jì)錄，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露紀(jì)錄內(nèi)容。3.查閱與借閱記錄：檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱登記臺(tái)賬，記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、歸還情況等信息，以便跟蹤和監(jiān)督。六、會(huì)議紀(jì)錄的保密管理（一）保密責(zé)任1.會(huì)議紀(jì)錄人員：會(huì)議紀(jì)錄人員應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)錄內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得私自傳播、泄露會(huì)議紀(jì)錄中的任何信息。2.參會(huì)人員：參會(huì)人員在會(huì)議過程中接觸到的涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)予以保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）保密措施1.存儲(chǔ)保密：電子會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查閱和修改。紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)存放在安全的檔案柜中，加鎖保管。2.傳遞保密：在分發(fā)會(huì)議紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)通過加密郵件或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式，確保紀(jì)錄在傳遞過程中的安全性。禁止通過互聯(lián)網(wǎng)等公共渠道隨意發(fā)送會(huì)議紀(jì)錄。3.使用保密：查閱和使用會(huì)議紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超出授權(quán)范圍使用或傳播紀(jì)錄內(nèi)容。如因工作需要引用會(huì)議紀(jì)錄中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處。七、會(huì)議紀(jì)錄的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司行政部門或人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)錄工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，檢查會(huì)議紀(jì)錄的內(nèi)容質(zhì)量、整理分發(fā)情況、歸檔保存情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.自我監(jiān)督：會(huì)議組織者和紀(jì)錄人員應(yīng)在會(huì)議過程中自我監(jiān)督，確保紀(jì)錄工作的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，參會(huì)人員如發(fā)現(xiàn)紀(jì)錄內(nèi)容存在問題，應(yīng)及時(shí)提出更正意見，協(xié)助提高會(huì)議紀(jì)錄質(zhì)量。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.紀(jì)錄準(zhǔn)確性：會(huì)議紀(jì)錄內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議討論情況和決議結(jié)果，無明顯錯(cuò)誤或遺漏。2.整理及時(shí)性：會(huì)議結(jié)束后，能按照規(guī)定時(shí)間完成紀(jì)錄的整理、編輯和分發(fā)工作，不影響會(huì)議決議的傳達(dá)和執(zhí)行。3.歸檔規(guī)范性：會(huì)議紀(jì)錄的歸檔符合要求，分類清晰、存儲(chǔ)有序，便于查詢和使用。4.保密執(zhí)行情況：嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)錄保密制度，無因紀(jì)錄人員或參會(huì)人員原因?qū)е碌男畔⑿孤妒录l(fā)生。（三）考核方式1.定期考核：每季度或半年對(duì)會(huì)議紀(jì)錄人員的工作進(jìn)行一次定期考核，根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分，考核結(jié)果