會議跟蹤管理制度一、總則（一）目的為了確保公司會議決策和工作部署得到有效執行，提高工作效率，加強部門間溝通與協作，特制定本會議跟蹤管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司高層會議、部門例會、專項工作會議等。（三）基本原則1.責任明確原則明確各項會議決議的責任部門和責任人，確保每項工作都有專人負責跟蹤落實。2.及時跟蹤原則對會議決議執行情況進行及時、持續的跟蹤，發現問題及時反饋和解決。3.溝通協作原則跟蹤過程中涉及多部門的工作，相關部門要積極溝通、密切協作，共同推動工作進展。4.結果導向原則以會議決議的最終落實效果為衡量標準，確保工作目標的實現。二、會議跟蹤職責分工（一）會議組織者1.負責會議決議事項的整理和記錄，形成詳細的會議紀要。2.根據會議決議內容，明確責任部門和責任人，并在會議紀要中注明。3.將會議紀要及時分發給參會人員和相關部門，確保信息傳達準確、完整。（二）責任部門及責任人1.負責本部門所承擔會議決議事項的具體執行工作。2.按照會議要求的時間節點和質量標準，制定詳細的工作計劃和實施方案。3.定期向會議組織者匯報工作進展情況，提交書面報告或通過會議形式進行匯報。（三）監督部門1.人力資源部作為會議跟蹤的監督部門，負責對各部門會議決議執行情況進行定期檢查和不定期抽查。2.對于執行不力的部門和個人，依據公司相關規定進行督促整改或問責。3.收集、整理各部門在會議決議執行過程中遇到的問題和困難，協調相關部門共同解決。三、會議跟蹤流程（一）會議紀要整理與分發1.會議結束后，會議組織者應在[X]個工作日內完成會議紀要的整理工作。會議紀要應包含會議主題、主要內容、決議事項、責任部門、責任人及完成時間等關鍵信息。2.會議組織者將會議紀要發送給參會人員進行確認，確保內容準確無誤。如參會人員有異議，應在[X]個工作日內反饋給會議組織者，會議組織者根據反饋意見進行修改完善。3.會議組織者將最終確定的會議紀要分發給各責任部門和相關部門，同時抄送至公司高層領導。（二）責任部門工作計劃制定1.責任部門收到會議紀要后，責任人應在[X]個工作日內根據會議決議內容，結合本部門實際情況，制定詳細的工作計劃。工作計劃應明確工作目標、具體措施、時間進度安排及預期成果等。2.工作計劃經部門負責人審核簽字后，報會議組織者備案。（三）工作執行與進度匯報1.責任部門按照工作計劃組織開展工作，責任人應定期對工作進展情況進行總結分析。2.責任部門應每周向會議組織者提交工作周報，匯報本周工作完成情況、下周工作計劃以及遇到的問題和困難。工作周報應采用書面形式，內容要求詳細、具體、數據支撐充分。3.對于重要會議決議事項或時間跨度較長的工作任務，責任部門應在每月末提交月度工作報告，全面總結本月工作進展、成果及存在的問題，提出下月工作計劃和改進措施。（四）監督檢查與協調解決1.人力資源部定期對各部門會議決議執行情況進行檢查，檢查方式包括聽取匯報、查閱資料、實地走訪等。檢查頻率為每[季度/月]一次，特殊情況可隨時進行檢查。2.在檢查過程中，如發現責任部門執行工作不力或存在問題，人力資源部應及時發出《會議決議執行情況整改通知單》，要求責任部門限期整改。3.對于執行過程中涉及多個部門的問題，人力資源部負責組織相關部門進行溝通協調，共同研究解決方案，明確各部門職責和協作方式，推動問題得到妥善解決。（五）會議決議執行情況評估1.在會議決議事項完成后，責任部門應及時提交工作總結報告，對工作完成情況進行全面總結，包括工作成果、經驗教訓、存在問題及改進建議等。2.人力資源部會同相關部門對會議決議執行情況進行評估，評估指標可包括工作目標達成率、工作質量、工作效率、成本控制、客戶滿意度等。3.根據評估結果，對執行情況優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對執行不力或未完成任務的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰。四、會議跟蹤的溝通與協調（一）內部溝通機制1.建立定期的溝通會議制度，由會議組織者或人力資源部主持，責任部門匯報工作進展，共同討論解決存在的問題。溝通會議可根據實際情況每周或每兩周召開一次。2.利用公司內部辦公平臺、即時通訊工具等建立便捷的溝通渠道，責任部門之間、責任部門與會議組織者之間可隨時進行信息交流和問題反饋。3.對于重要的會議決議事項，涉及多個部門的工作，相關部門應建立專項溝通協調小組，定期召開會議，共同推進工作進展，確保各項工作協同有序進行。（二）跨部門協調1.當會議決議執行過程中出現跨部門協調問題時，責任部門應主動與相關部門進行溝通協商，共同尋求解決方案。如協商無法達成一致意見，可提交至上級領導進行協調決策。2.上級領導在協調跨部門問題時，應充分聽取各部門意見，從公司整體利益出發，公平、公正地做出決策，并明確各部門的責任和工作要求。3.跨部門協調過程中，各部門應樹立大局意識，積極配合，相互支持，共同克服困難，確保會議決議得到有效執行。五、會議跟蹤的信息管理（一）資料歸檔1.會議組織者應將每次會議的相關資料進行整理歸檔，包括會議通知、會議議程、會議紀要、參會人員名單、責任部門工作計劃、工作周報、月度工作報告、工作總結報告以及溝通協調記錄等。2.資料歸檔應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。歸檔資料應保存至少[X]年，以備后續審計、查詢等需要。（二）數據分析與利用1.人力資源部定期對會議跟蹤信息進行收集、整理和分析，通過數據分析了解會議決議執行情況的整體態勢，發現存在的共性問題和潛在風險。2.根據數據分析結果，人力資源部形成分析報告，為公司決策層提供參考依據，以便及時調整工作策略和管理措施，提高會議決策的科學性和有效性。3.利用會議跟蹤信息中的經驗教訓，對公司會議管理制度和工作流程進行優化完善，不斷提升公司整體運營管理水平。六、會議跟蹤的考核與獎懲（一）考核指標1.工作目標完成情況：考核責任部門是否按照會議決議要求完成工作任務，工作目標達成率是重要考核指標之一。2.工作質量：考核工作成果是否符合質量標準和要求，是否滿足公司內部和客戶的需求。3.工作效率：考核責任部門是否按照規定的時間節點完成工作任務，有無拖延現象。4.溝通協作：考核責任部門在執行會議決議過程中與其他部門的溝通協作情況，是否積極配合、主動協調。（二）獎勵措施1.對于在會議決議執行過程中表現優秀的部門和個人，公司給予表彰和獎勵。表彰形式包括頒發榮譽證書、通報表揚等。2.獎勵分為物質獎勵和精神獎勵。物質獎勵根據實際情況給予一定金額的獎金或獎品；精神獎勵通過公司內部宣傳平臺進行廣泛宣傳，提升其榮譽感和影響力。3.將會議決議執行情況納入員工績效考核體系，表現優秀的員工在績效考核中給予加分獎勵，并作為晉升、調薪等人力資源決策的重要依據。（三）懲罰措施1.對于未按時完成會議決議事項或執行不力的部門和個人，公司給予批評教育，并視情節輕重采取相應的懲罰措施。懲罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因執行不力導致公司利益受損或造成嚴重負面影響的部門和個人，公