會議預訂管理制度總則目的本制度旨在規范公司會議預訂流程，合理安排會議資源，提高會議效率，確保公司各項會議的順利進行，促進公司內部溝通與協作，提升工作效能。適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、項目研討會、跨部門協調會、培訓會議、年度會議等。基本原則1.資源合理利用原則：充分考慮公司現有會議設施和場地資源，合理安排會議時間和地點，避免資源閑置或浪費。2.高效有序原則：簡化會議預訂流程，明確各環節責任人和時間節點，確保會議預訂高效、有序進行，不影響會議的正常開展。3.信息準確原則：會議預訂過程中涉及的各類信息（如會議主題、時間、地點、參會人員等）必須準確無誤，以便會議的順利組織和后續跟進。4.溝通協調原則：加強各部門之間的溝通與協調，在會議預訂過程中充分考慮其他部門的需求和安排，避免沖突和矛盾。會議預訂流程提出申請1.各部門根據工作需要發起會議預訂申請。會議申請人需提前填寫《會議預訂申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、預計時長、參會人員名單、會議目的及所需設備等信息。2.如涉及多個部門參會的跨部門會議，由牽頭部門負責填寫申請表，并與相關部門溝通協調，確保參會人員信息準確無誤。審批流程1.部門負責人審批：會議申請人所在部門負責人對會議申請進行初審，重點審核會議必要性、時間安排合理性、參會人員范圍等，簽署審批意見。2.分管領導審批：對于重要會議或涉及公司重要決策的會議，需經分管領導審批。分管領導根據會議內容和工作安排，對會議申請進行審核，做出是否批準的決定。3.特殊情況審批：如遇會議時間沖突、場地資源緊張等特殊情況，會議申請人需向審批領導詳細說明情況，并提出解決方案，經審批領導同意后方可進行調整。預訂確認1.經審批通過的會議預訂申請，由行政部門負責根據會議需求進行場地、設備等資源的預訂確認。2.行政部門在接到申請后的[X]個工作日內完成預訂工作，并將預訂結果以郵件或通知的形式反饋給會議申請人。預訂結果應包括會議場地名稱、地址、預訂時間、設備配備情況等詳細信息。3.如因特殊原因無法滿足會議申請人的全部預訂需求，行政部門應及時與會議申請人溝通協調，提供替代方案或建議，確保會議能夠順利進行。會前準備1.會議申請人根據預訂確認信息，負責組織參會人員提前做好會議準備工作。如準備會議資料、布置會議場地（如需）、測試會議設備等。2.行政部門在會議召開前[X]小時對會議場地進行再次檢查，確保場地清潔、設備正常運行，并提供必要的服務支持（如茶水、音響設備調試等）。會議變更與取消1.變更：如會議時間、地點、參會人員等信息發生變更，會議申請人應提前[X]個工作日填寫《會議變更申請表》，說明變更原因及具體變更內容，按照原審批流程進行審批。審批通過后，及時通知行政部門進行相應調整，并確保所有參會人員知曉變更信息。2.取消：若會議取消，會議申請人應提前[X]個工作日填寫《會議取消申請表》，經原審批領導批準后，通知行政部門取消會議預訂，并及時告知參會人員。會議場地及設備管理場地管理1.公司設有專門的會議場地，包括大會議室、小會議室、培訓室等，各場地應保持整潔、衛生，配備必要的桌椅、音響、投影儀等設備。2.行政部門負責會議場地的日常管理和維護，定期對場地進行清潔、檢查設備運行情況，確保場地設施完好、正常使用。3.根據會議規模和需求，合理安排會議場地。如遇多個會議時間沖突，優先保障重要會議和人數較多的會議，對其他會議進行協調安排。設備管理1.會議設備由行政部門統一管理和維護，建立設備臺賬，記錄設備型號、購置時間、維修保養情況等信息。2.每次會議使用前，會議申請人應提前測試設備，確保設備正常運行。如發現設備故障，及時通知行政部門安排維修人員進行維修。3.會議結束后，使用部門應協助行政部門清理設備，確保設備完好歸還。對于因使用不當造成設備損壞的，由使用部門負責照價賠償。參會人員管理參會要求1.各部門應嚴格按照會議通知要求，組織相關人員按時參加會議。參會人員應提前安排好工作，確保能夠全程參與會議，不得無故缺席。2.參會人員需提前[X]分鐘到達會議場地，簽到入場，并按照指定座位就座。會議期間應關閉手機或調至靜音狀態，不得隨意走動、交頭接耳，保持良好的會議秩序。3.如因特殊情況無法參加會議，參會人員應提前向會議組織者請假，并安排其他人員代為參會或提交書面意見。未經批準缺席會議的，按照公司考勤制度進行處理。會議記錄與反饋1.對于重要會議，公司安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、議程、發言要點、決議事項等。2.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在[X]個工作日內發送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任人及完成時間節點，以便跟蹤落實。3.參會人員應對會議內容進行認真領會，并積極落實會議決議。如在執行過程中遇到問題或有不同意見，應及時與相關部門溝通協調，確保工作順利推進。同時，參會人員可對會議組織、內容等方面提出反饋意見和建議，以便不斷改進會議質量。會議費用管理費用標準1.會議費用主要包括場地租賃費用、設備使用費用、資料印刷費用、餐飲費用等。各項費用標準由行政部門根據公司實際情況制定，并報公司領導審批后執行。2.場地租賃費用按照不同會議室類型和使用時長計算，設備使用費用根據設備種類和使用時間收取，資料印刷費用根據印刷數量和規格確定，餐飲費用根據會議用餐標準執行。費用申請與報銷1.會議費用由會議申請人所在部門負責申請和報銷。會議申請人應在會議結束后的[X]個工作日內，填寫《會議費用報銷申請表》，附上相關發票、收據及會議通知、簽到表等證明材料，按照公司財務報銷流程進行審批報銷。2.財務部門對會議費用報銷進行審核，重點審核費用支出是否符合公司規定的費用標準、報銷憑證是否真實有效等。對于不符合規定的費用支出，財務部門有權拒絕報銷。監督與考核監督機制1.行政部門負責對會議預訂及組織情況進行日常監督檢查，定期抽查會議場地使用情況、設備運行情況、參會人員出勤情況等，及時發現和解決問題。2.公司設立意見反饋郵箱和電話，接受全體員工對會議預訂和組織過程中存在問題的反饋和建議。行政部門應及時對反饋信息進行整理和回復，不斷改進工作流程和服務質量。考核辦法1.將會議預訂及組織工作納入各部門績效考核體系，對在會議預訂和組織過程中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、造成不良影響的部門和個人進行批評和處罰。2.考核指標主要包括會議預訂的及時性、準確性，會議組織的有序性、高效性，參會人員的出勤率、參與度，會議費用的控制情況等。具體考核標準由行政部門會同人力資源部門制定并實施。附則解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。在執行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或與實際工作存在沖突時，行政部門應根據公司整體利益和實際情況進行靈活處理，并及時向上級領導匯報。