會議集中管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、部門會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：控制會議數量，壓縮會議規模，縮短會議時間，提高會議質量和效率。2.事先計劃原則：會議需提前規劃，明確會議主題、議程、時間、地點、參會人員等，確保會議有序進行。3.充分準備原則：參會人員需提前做好準備，熟悉會議相關資料，以便在會議中能夠充分發表意見。4.務實節儉原則：會議組織要注重實效，避免形式主義，節約會議成本。二、會議分類及職責（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的會議，旨在總結工作進展，分析存在問題，部署下一階段工作任務。2.參會人員：公司領導、各部門負責人。3.會議周期：每周[X]召開一次，如有特殊情況可臨時調整。4.組織部門：行政部。5.職責：行政部負責會議的組織安排，包括會議通知、會議場地布置、會議記錄等。各部門負責人匯報本部門上周工作完成情況、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司領導對各部門工作進行點評，提出工作要求和指導意見，協調解決部門間的問題。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一特定專題或事項召開的會議，旨在深入研究和解決相關問題。2.參會人員：根據會議主題確定，包括相關部門負責人、專業人員等。3.會議周期：根據工作需要不定期召開。4.組織部門：由相關業務部門或發起部門負責組織。5.職責：發起部門或組織部門負責確定會議主題、議程，準備會議資料，并通知參會人員。參會人員圍繞會議主題進行討論，提出解決方案或建議。會議主持人負責引導會議進程，歸納總結會議討論結果，形成會議紀要。（三）部門會議1.定義：部門會議是各部門內部召開的會議，旨在傳達公司會議精神，安排本部門工作任務。2.參會人員：部門全體成員。3.會議周期：每周[X]召開一次，如有特殊情況可臨時調整。4.組織部門：各部門自行組織。5.職責：部門負責人負責會議的組織安排，包括確定會議時間、地點、議程等，并通知部門成員。部門負責人傳達公司會議精神和工作要求，總結本部門上周工作，部署本周工作任務。部門成員匯報工作進展、存在問題及需要協調解決的事項。部門負責人對部門成員工作進行指導和安排，明確工作重點和要求。三、會議準備（一）會議計劃1.會議發起部門或組織部門應提前制定會議計劃，明確會議主題、議程、時間、地點、參會人員等信息。2.會議計劃應提前[X]個工作日提交給行政部（如為部門會議，則提交給本部門負責人），經審核后組織實施。（二）會議資料準備1.根據會議主題和議程，準備相關的會議資料，如匯報材料、數據報表、文件資料等。2.會議資料應提前發送給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容，做好發言準備。（三）會議通知1.行政部或各部門負責人應提前[X]個工作日將會議通知發送給參會人員。2.會議通知應包含會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議要求等信息，確保參會人員清楚了解會議安排。（四）會議場地布置1.根據會議規模和要求，提前安排會議場地，并進行布置。2.會議場地應整潔、舒適，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保會議正常進行。四、會議組織（一）簽到1.參會人員應提前到達會議地點，在會議簽到表上簽到。2.會議組織者應在會議開始前[X]分鐘統計參會人員簽到情況，對于未按時簽到的人員應及時進行催報。（二）會議開始1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會議開場準備。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議目的、議程和參會人員，宣布會議開始。（三）會議進行1.按照會議議程依次進行各項議題的討論，參會人員應積極發言，充分表達自己的觀點和意見。2.會議主持人應引導會議進程，控制會議時間，確保各項議題能夠有序進行，避免出現跑題、爭論不休等情況。3.對于重要會議或需要做出決策的會議，應做好會議記錄，記錄會議討論的主要內容、決策結果、責任人和時間節點等信息。（四）會議中場休息1.根據會議時長和參會人員需求，合理安排會議中場休息時間。2.中場休息時間一般為[X]分鐘，參會人員可適當休息、交流。（五）會議結束1.會議結束前，主持人應總結會議討論的主要內容和決策結果，明確下一步工作任務和要求。2.參會人員應認真聽取會議總結，如有疑問或建議，可在會議結束后及時提出。3.會議結束后，參會人員應有序離開會議場地，保持會議場地整潔。五、會議記錄（一）記錄人員公司例會、專題會議的會議記錄由行政部負責安排專人記錄；部門會議的會議記錄由各部門自行安排專人記錄。（二）記錄要求1.會議記錄應準確、完整、清晰，記錄會議討論的主要內容、決策結果、責任人和時間節點等信息。2.會議記錄應使用統一的格式和模板，確保記錄的規范性和一致性。3.會議記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，并經會議主持人審核簽字確認。（三）會議紀要1.對于重要會議或需要做出決策的會議，行政部或會議組織部門應在會議結束后[X]個工作日內整理形成會議紀要。2.會議紀要應突出會議重點，明確會議決策結果和下一步工作任務，經會議主持人審核簽字后，發送給參會人員，并抄送相關部門。3.參會人員應認真閱讀會議紀要，按照會議要求及時落實相關工作任務。六、會議跟進與反饋（一）工作任務分解會議結束后，會議組織部門或相關責任人應根據會議決策結果，對工作任務進行分解，明確責任人和時間節點，確保各項工作任務能夠得到有效落實。（二）工作進度跟蹤1.各責任人應按照工作任務分解表的要求，定期匯報工作進展情況，確保工作任務按時推進。2.會議組織部門或相關負責人應定期對工作任務的執行情況進行跟蹤檢查，及時發現問題并協調解決。（三）反饋與調整1.對于工作任務執行過程中出現的問題或需要調整的事項，責任人應及時向會議組織部門或相關負責人反饋。2.會議組織部門或相關負責人應根據反饋情況，及時組織相關人員進行研究討論，調整工作任務或工作方案，確保工作任務能夠順利完成。七、會議紀律（一）按時參加會議參會人員應按照會議通知要求，準時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如因特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排人員代為參會。（二）遵守會議秩序1.參會人員在會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議室內接聽電話或處理其他與會議無關的事務。2.參會人員應認真聽取會議內容，不得私下交談、交頭接耳、打瞌睡或做其他與會議無關的事情。3.未經會議主持人允許，參會人員不得擅自離開會議場地。（三）積極發言參會人員應積極參與會議討論，充分發表自己的觀點和意見，但不得進行人身攻擊或惡意詆毀他人。（四）保守會議機密對于會議討論的機密事項，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。八、會議成本控制（一）場地費用1.會議場地應根據會議規模和需求合理選擇，優先使用公司內部會議室，如確需租用外部場地，應選擇性價比高的場地。2.控制會議場地布置費用，避免不必要的裝飾和浪費。（二）設備費用1.合理使用會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，避免設備閑置或過度使用。2.對于會議設備的維修和保養，應建立定期檢查和維護制度，確保設備正常運行，降低設備故障率和維修成本。（三）資料費用1.控制會議資料的印刷數量，根據參會人員數量和實際需求，合理準備會議資料，避免資料浪費。2.推廣電子資