傳真復印管理制度一、總則（一）目的為加強公司傳真復印設備的管理，規范傳真復印行為，提高工作效率，節約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.確保傳真復印工作的準確性和及時性，滿足公司業務需求。2.合理使用傳真復印設備，避免資源浪費。3.嚴格遵守國家法律法規，保護公司機密信息安全。二、傳真管理（一）傳真設備管理1.公司指定專人負責傳真設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。2.傳真設備應放置在固定的辦公區域，保持周圍環境整潔，避免受潮、受熱和灰塵影響。3.定期對傳真設備進行檢查、清潔和保養，及時更換墨盒、色帶等耗材，確保傳真質量。（二）傳真收發流程1.收傳真傳真機接收傳真時，應設置自動接收模式，并保持電話線路暢通。負責接收傳真的人員應及時查看傳真內容，對于重要傳真需立即送交相關部門或人員，并做好登記。登記內容包括傳真日期、發送方號碼、傳真主題、接收部門及人員等。對于不需要回復的傳真，應按照公司文件管理規定進行分類整理和存檔；對于需要回復的傳真，應及時安排回復，并跟蹤回復情況。2.發傳真員工如需發送傳真，應填寫《傳真發送申請表》，注明傳真日期、接收方號碼、傳真主題、傳真內容等信息，并經部門負責人簽字批準。將填寫完整的申請表連同傳真文件一并交至傳真設備管理人員處。傳真設備管理人員在收到申請表和傳真文件后，應認真核對信息，確保傳真內容準確無誤。按照申請表上的接收方號碼進行撥號，待對方傳真機應答后，發送傳真文件，并確認傳真發送成功。傳真發送完成后，傳真設備管理人員應在申請表上記錄發送時間，并將申請表和傳真文件副本存檔。（三）傳真保密規定1.涉及公司機密信息的傳真，應嚴格按照公司保密制度進行處理。2.在傳真傳輸過程中，應采取加密措施，確保信息安全。3.禁止將公司機密傳真轉發給無關人員或在公共場合談論傳真內容。4.傳真文件應妥善保管，不得隨意丟棄，如需銷毀，應按照公司文件銷毀規定進行處理。三、復印管理（一）復印設備管理1.公司指定專人負責復印設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。2.復印設備應放置在固定的辦公區域，保持周圍環境整潔，避免受潮、受熱和灰塵影響。3.定期對復印設備進行檢查、清潔和保養，及時更換墨盒、硒鼓等耗材，確保復印質量。（二）復印申請流程1.員工如需復印文件，應填寫《復印申請表》，注明復印日期、復印文件名稱、復印份數、復印用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.將填寫完整的申請表連同復印文件一并交至復印設備管理人員處。3.復印設備管理人員在收到申請表和復印文件后，應認真核對信息，確保復印內容準確無誤。4.根據申請表上的復印份數進行復印操作，并對復印文件進行整理和裝訂（如需）。5.復印完成后，復印設備管理人員應在申請表上記錄復印時間，并將申請表和復印文件副本存檔。（三）復印收費規定1.為控制辦公成本，公司對復印服務實行收費制度。2.復印收費標準按照紙張類型、復印份數等因素制定，具體收費標準見附件《復印收費標準表》。3.員工在申請復印時，應按照收費標準向公司財務部門繳納復印費用。4.財務部門應定期對復印費用進行核算和統計，并向公司管理層匯報。（四）復印保密規定1.涉及公司機密信息的復印文件，應嚴格按照公司保密制度進行處理。2.在復印過程中，應采取必要的措施防止文件內容泄露，如避免無關人員在場等。3.禁止將公司機密復印文件提供給無關人員或在公共場合展示。4.復印文件應妥善保管，不得隨意丟棄，如需銷毀，應按照公司文件銷毀規定進行處理。四、使用規范（一）使用時間傳真復印設備的使用時間為正常工作日的辦公時間，特殊情況需提前向設備管理人員申請并獲得批準。（二）使用人員要求1.所有員工應愛護傳真復印設備，按照操作規程正確使用，不得隨意拆卸、損壞設備。2.使用傳真復印設備時，應保持設備清潔，避免在設備上亂寫亂畫。3.禁止使用傳真復印設備進行與工作無關的活動，如私人傳真、復印等。（三）故障處理1.當傳真復印設備出現故障時，使用人員應及時通知設備管理人員進行維修。2.設備管理人員應在接到通知后及時對故障進行排查和維修，確保設備盡快恢復正常運行。3.在設備維修期間，如因工作需要，可臨時借用其他部門的傳真復印設備。五、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對傳真復印設備的使用情況進行監督和檢查。（二）檢查內容1.傳真復印設備的日常維護和管理情況。2.傳真復印收發流程的執行情況。3.傳真復印保密規定的落實情況。4.復印收費制度的執行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對傳真復印設備的使用情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對傳真復印設備的使用情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時向相關部門或人員發出整改通知，要求限期整改。2.對于違反本制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將給予紀律處分。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃公司定期組織員工進行傳真復印設備使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識。培訓內容包括傳真復印設備的操作規程、保密規定、收費制度等。（二）宣傳工作通過公司內部宣傳欄、郵件、培訓等方式，向員工宣傳本制度的相關內容，確保員工了解并遵