傳達會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，確保會議順利進行。3.明確責任原則：明確會議組織者、參會人員的職責，確保會議各項決策和任務得到有效落實。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節(jié)假日則提前或順延。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。3.會議內(nèi)容：各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協(xié)調(diào)解決的問題。公司領(lǐng)導總結(jié)上周工作，部署本周重點工作，協(xié)調(diào)解決各部門提出的問題。4.會議組織：由行政部負責會議的組織安排，包括會議通知、場地布置、會議記錄等。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周不少于[X]次。2.參會人員：部門全體成員。3.會議內(nèi)容：部門負責人傳達公司例會精神，安排本部門本周工作任務。各崗位人員匯報工作進展、存在的問題及解決方案。討論部門內(nèi)部管理、業(yè)務流程優(yōu)化等相關(guān)事項。4.會議組織：由部門負責人負責會議的組織安排，行政部協(xié)助提供必要的支持。（三）專題會議1.會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。2.參會人員：與會議主題相關(guān)的部門負責人及人員。3.會議內(nèi)容：針對公司特定業(yè)務、項目或問題進行深入討論和研究，提出解決方案和措施。4.會議組織：由相關(guān)業(yè)務部門或項目負責人提出會議申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由申請部門負責會議的組織安排。（四）臨時會議1.會議周期：根據(jù)工作緊急情況隨時召開。2.參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定。3.會議內(nèi)容：處理公司突發(fā)事項、緊急工作安排等。4.會議組織：由相關(guān)領(lǐng)導或部門負責人決定召開臨時會議，并指定專人負責會議的組織安排。三、會議準備（一）會議申請1.召開會議前，會議組織者應填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責人或公司領(lǐng)導審批后，交行政部備案。（二）會議通知1.行政部根據(jù)審批后的《會議申請表》，提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知。2.會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等內(nèi)容。3.對于重要會議，行政部應提前電話或當面確認參會人員是否收到通知，并提醒其做好會議準備。（三）會議資料準備1.會議組織者應根據(jù)會議內(nèi)容，提前準備相關(guān)的會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表等。2.會議資料應確保內(nèi)容準確、完整，格式規(guī)范，并提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準備。（四）會議場地布置1.行政部根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前安排合適的會議場地，并進行布置。2.會議場地應保持整潔、舒適，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等，確保會議正常進行。四、會議紀律（一）參會人員應按時到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。（二）參會人員應遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、玩手機、交頭接耳等。（三）參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。如有意見或建議，應在適當?shù)臅r候提出。（四）參會人員應尊重會議組織者和其他參會人員，不得發(fā)表不尊重、不文明的言論。五、會議記錄（一）會議記錄人員1.公司例會、專題會議由行政部指定專人負責會議記錄。2.部門會議由部門負責人指定專人負責會議記錄。（二）會議記錄內(nèi)容1.會議基本信息：會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、記錄人等。2.會議議程：會議討論的主要議題及順序。3.會議發(fā)言內(nèi)容：參會人員的發(fā)言要點、提出的問題、解決方案及決策結(jié)果等。4.會議決議：會議形成的決議事項、責任部門、責任人及完成時間等。（三）會議記錄要求1.會議記錄應真實、準確、完整，不得遺漏重要內(nèi)容。2.會議記錄應使用規(guī)范的語言和格式，字跡清晰，便于查閱。3.會議記錄人員應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將會議記錄整理完畢，并提交給會議組織者審核。審核通過后，會議記錄應妥善保存，以備查閱。六、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）會議決議的傳達1.會議結(jié)束后，會議組織者應及時將會議決議傳達給相關(guān)責任部門和責任人。2.傳達方式可采用會議紀要、郵件、內(nèi)部通知等形式，確保相關(guān)人員了解會議決議內(nèi)容。（二）會議決議的執(zhí)行1.責任部門和責任人應按照會議決議要求，認真組織實施，確保各項工作任務按時完成。2.在執(zhí)行過程中，如遇問題或困難，責任部門和責任人應及時向會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導匯報，尋求支持和幫助。（三）會議決議的跟蹤與反饋1.會議組織者應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展。2.責任部門和責任人應定期向會議組織者反饋會議決議的執(zhí)行情況，提交書面報告。報告內(nèi)容應包括工作進展、存在的問題、解決方案及下一步工作計劃等。3.對于未按時完成會議決議的責任部門和責任人，會議組織者應進行督促和問責，確保會議決議得到有效執(zhí)行。七、會議評估與改進（一）會議評估1.定期對會議效果進行評估，評估內(nèi)容包括會議組織、會議效率、會議質(zhì)量、會議決議執(zhí)行情況等。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、參會人員反饋、會議組織者自評等形式。（二）改進措施1.根據(jù)會議評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，針對存在的問題提出改進措施。2.改進措施應明確責