傳遞文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文檔由專門的文檔管理部門或崗位進行集中管理，確保文檔的有序存放和有效利用。2.分類分級原則：根據文檔的性質、來源、用途等進行分類分級，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規，確保文檔的安全保密，防止文檔泄露、丟失或損壞。4.便捷高效原則：優化文檔管理流程，提高文檔處理效率，為公司各項工作提供及時、準確的支持。二、文檔管理職責（一）文檔管理部門職責1.制定和完善公司文檔管理制度，并組織實施。2.負責公司各類文檔的收集、整理、分類、編號、存儲、保管和查閱等工作。3.定期對文檔進行清理和歸檔，確保文檔的完整性和準確性。4.建立文檔管理信息系統，實現文檔的電子化管理，提高文檔管理效率。5.對各部門文檔管理工作進行指導和監督，定期組織文檔管理培訓。6.負責公司重要文檔的備份和存儲，確保文檔數據的安全性。（二）各部門職責1.負責本部門文檔的收集、整理、分類和初步審核工作，并及時移交文檔管理部門。2.明確本部門文檔管理人員，負責本部門文檔的日常管理和維護。3.嚴格遵守公司文檔管理制度，按照規定的流程和要求處理文檔。4.配合文檔管理部門做好文檔的查閱、借閱等工作，確保文檔的合理使用。（三）員工職責1.及時將工作中形成的各類文檔提交給本部門文檔管理人員。2.嚴格遵守公司文檔管理制度，妥善保管個人使用的文檔，不得擅自銷毀或泄露公司文檔。3.按照規定的流程和權限查閱、借閱公司文檔，使用完畢后及時歸還。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：員工個人檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。3.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務合同類：采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。5.技術文檔類：產品設計圖紙、技術方案、工藝流程、技術標準等。6.市場文檔類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。7.其他文檔類：不屬于以上分類的其他各類文檔。（二）文檔編號1.文檔編號采用統一的編碼規則，確保編號的唯一性和系統性。2.編號格式為：[年份][部門代碼][文檔類別代碼][順序號]。[年份]：文檔形成的年份，用四位數字表示。[部門代碼]：按照公司部門設置，用兩位字母表示。[文檔類別代碼]：根據文檔分類，用兩位數字表示。[順序號]：按照文檔形成的先后順序，用四位數字表示。3.示例：2023HR010001，表示人力資源部在2023年形成的第一份人事檔案類文檔。四、文檔收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責文檔的收集工作，確保文檔的及時、完整收集。2.文檔收集應涵蓋工作的各個環節，包括但不限于會議紀要、工作計劃、工作總結、項目文檔等。3.對于外來文件，如政府部門文件、合作伙伴文件等，應及時登記并移交文檔管理部門。（二）整理要求1.文檔收集后，應按照分類標準進行整理，確保文檔的條理清晰。2.對每份文檔進行編號，并編制文檔目錄，注明文檔名稱、編號、日期、來源等信息。3.文檔應保持整潔、完整，如有破損、缺失等情況，應及時進行修復或補充。五、文檔存儲與保管（一）存儲方式1.公司文檔采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找。3.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立相應的文件夾結構，按照分類進行存儲。（二）保管期限1.各類文檔的保管期限根據國家法律法規和公司實際情況確定。2.一般文檔的保管期限為[X]年，重要文檔的保管期限為[X]年，涉及法律糾紛等特殊文檔應長期保管。3.保管期限屆滿后，經文檔管理部門審核，報公司領導批準后，可進行銷毀處理。（三）安全措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文檔的安全存儲。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發現并排除安全隱患。3.電子文檔應設置訪問權限，對重要文檔進行加密存儲，防止數據泄露。4.建立文檔備份制度，定期對重要文檔進行備份，并存儲在不同的介質上，異地存放。六、文檔查閱與借閱（一）查閱流程1.員工因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文檔查閱申請表》經部門負責人審批后，提交給文檔管理部門。3.文檔管理部門根據申請內容，在規定的時間內提供相應的文檔供查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應在指定的地點查閱文檔，不得擅自將文檔帶出檔案庫房。如需復印或摘錄文檔，應經文檔管理部門同意，并按照規定進行登記。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文檔時，借閱人應填寫《文檔借閱申請表》，詳細說明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.《文檔借閱申請表》經部門負責人審核，報公司領導批準后，提交給文檔管理部門。3.文檔管理部門根據審批意見，辦理文檔借閱手續，向借閱人發放文檔，并做好借閱記錄。4.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得轉借他人，不得擅自更改、涂抹、復印或泄露文檔內容。5.借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還文檔。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。七、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的文檔。2.公司尚未公開的重大決策、戰略規劃、業務數據等文檔。3.其他按照公司規定需要保密的文檔。（二）保密措施1.對保密文檔進行標識，明確保密等級和保密期限。2.嚴格控制保密文檔的查閱和借閱范圍，僅限經過授權的人員接觸。3.在文檔存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.與接觸保密文檔的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密監督與檢查1.文檔管理部門定期對保密文檔的管理情況進行檢查，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門不定期對保密文檔的保密措施執行情況進行審計，確保保密制度的有效落實。3.對違反保密制度的行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的依法追究法律責任。八、文檔銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限屆滿，且無需繼續保存的。2.因公司業務調整、機構撤銷等原因，不再需要的文檔。3.文檔內容已失去使用價值，且無保存必要的。（二）銷毀流程1.由文檔管理部門提出文檔銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請表》經部門負責人審核，報公司領導批準后，方可進行銷毀。3.文檔銷毀應采用安全、環保的方式進行，確保文檔信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。5.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。九、文檔信息化管理（一）建立文檔管理信息系統1.公司應建立完善的文檔管理信息系統，實現文檔的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.文檔管理信息系統應具備用戶權限管理、數據備份與恢復、安全審計等功能，確保系統的安全穩定運行。（二）數據錄入與維護1.文檔管理部門負責將紙質文檔和電子文檔的相關信息錄入文檔管理信息系統，確保數據的準確、完整。2.定期對文檔管理信息系統中的數據進行維護和更新，保證數據的時效性。（三）系統使用與培訓1.員工應按照規定的權限使用文檔管理信息系