傳遞窗口管理制度一、總則（一）目的為規范公司傳遞窗口的管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全與高效，提高公司內部溝通協作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及傳遞窗口相關的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.準確性原則：傳遞的信息必須真實、準確，不得有誤傳、誤導等情況。2.及時性原則：應在規定時間內完成信息傳遞，避免延誤。3.安全性原則：確保傳遞信息的保密性、完整性，防止信息泄露或丟失。4.責任明確原則：明確各環節的責任主體，確保傳遞流程順暢。二、傳遞窗口設置（一）物理窗口設置1.在公司各部門辦公區域內，根據業務需求合理設置專門的傳遞窗口。窗口應具備一定的空間，用于存放待傳遞和已傳遞的文件、資料等。2.窗口標識應清晰明確，注明所屬部門及傳遞業務范圍。（二）電子窗口設置1.建立公司內部網絡傳遞平臺，設置專門的電子傳遞窗口，如共享文件夾、工作流系統等。2.電子窗口應設置不同的權限級別，以確保信息的安全性和可訪問性。不同部門和崗位人員根據其職責權限，可訪問相應的電子傳遞區域。三、傳遞流程（一）發起傳遞1.部門或個人有信息傳遞需求時，應填寫《傳遞申請表》，詳細說明傳遞的內容、接收部門、緊急程度等信息。2.將填寫好的《傳遞申請表》提交至本部門負責人審批。部門負責人應根據傳遞內容的重要性、準確性等進行審核，如同意傳遞，簽字確認并注明傳遞要求。（二）文件整理1.申請傳遞部門或個人按照審批后的《傳遞申請表》要求，對傳遞文件進行整理。確保文件齊全、清晰、有序，如有必要，可進行編號、裝訂等處理。2.對于電子文件，應確保格式正確、內容完整，并按照規定的命名規則進行命名。（三）傳遞交接1.物理窗口傳遞將整理好的文件送至公司指定的物理傳遞窗口。傳遞人員與窗口接收人員進行當面交接，雙方核對文件數量、內容等信息，并在《傳遞交接清單》上簽字確認。窗口接收人員應及時對接收的文件進行登記，記錄文件名稱、數量、傳遞部門、接收部門、交接時間等信息。2.電子窗口傳遞通過公司內部網絡傳遞平臺，將電子文件上傳至相應的電子傳遞窗口。上傳時應選擇正確的文件夾或工作流節點，并填寫詳細的說明信息。接收部門或個人在電子傳遞窗口收到文件后，應及時進行查看和確認。如發現文件有問題，應及時與傳遞部門溝通解決。（四）跟蹤反饋1.傳遞窗口管理人員應對傳遞過程進行跟蹤，及時掌握文件的傳遞狀態。如發現傳遞延誤或出現異常情況，應及時與相關部門溝通協調，查明原因并采取措施解決。2.接收部門在收到傳遞文件后，應及時進行處理，并將處理結果反饋給傳遞部門。如文件需要進一步流轉或審批，應按照規定的流程繼續進行傳遞。（五）傳遞記錄保存1.對每次傳遞的相關記錄，包括《傳遞申請表》、《傳遞交接清單》、電子文件上傳記錄等，應進行妥善保存。保存期限根據公司檔案管理規定執行，一般為[X]年。2.傳遞記錄應按照時間順序、傳遞類型等進行分類整理，便于查詢和追溯。四、傳遞窗口人員職責（一）窗口管理人員職責1.負責傳遞窗口的日常管理工作，包括文件的接收、登記、保管、分發等。2.確保傳遞窗口的環境整潔、有序，設備正常運行。3.對傳遞過程進行跟蹤和監控，及時發現并解決問題。4.定期對傳遞記錄進行整理和歸檔，配合公司內部審計等工作。（二）傳遞人員職責1.按照規定的流程發起傳遞申請，并確保申請信息的準確、完整。2.負責對傳遞文件進行整理和準備，保證文件質量。3.在規定時間內將文件送至傳遞窗口或通過電子方式完成傳遞，并與接收人員進行交接。4.跟蹤傳遞文件的處理情況，及時獲取反饋信息。（三）接收人員職責1.及時接收傳遞窗口送來的文件或電子文件，并進行認真核對。2.對接收的文件進行妥善保管，按照規定的流程進行處理。3.將文件的處理結果及時反饋給傳遞部門。五、傳遞安全管理（一）保密管理1.涉及公司機密信息的傳遞，應嚴格按照公司保密制度執行。傳遞人員和接收人員應簽訂保密協議，確保信息不泄露。2.在傳遞過程中，對于機密文件應采取加密、密封等措施，防止信息被竊取或篡改。3.禁止在非公司指定的傳遞渠道傳遞機密信息，禁止將機密文件帶出公司或在公共場所談論機密信息。（二）數據安全管理1.對于電子傳遞窗口，應采取有效的數據安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統、數據備份等。2.定期對電子傳遞平臺進行安全檢查和維護，及時修復發現的安全漏洞。3.限制對電子傳遞窗口的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行操作。操作人員應定期更換密碼，并妥善保管個人賬號信息。（三）應急處理1.制定傳遞安全應急預案，明確在發生信息泄露、丟失、系統故障等緊急情況時的應急處理流程。2.定期對應急預案進行演練，確保相關人員熟悉應急處理流程和職責。3.一旦發生安全事故，應立即啟動應急預案，采取措施進行補救，盡量減少損失，并及時向上級報告。六、考核與獎懲（一）考核標準1.傳遞準確性：考核傳遞信息的錯誤率，如文件內容錯誤、數據不準確等情況。2.傳遞及時性：統計傳遞申請從發起至完成交接的時間，是否在規定的時間內完成。3.交接規范性：檢查傳遞交接過程中是否按照規定填寫相關清單，雙方簽字確認是否齊全等。4.安全管理：考核是否遵守保密制度和數據安全規定，有無發生信息安全事故。（二）獎勵措施1.對于在傳遞工作中表現出色，傳遞信息準確、及時，交接規范，且無任何安全事故的部門或個人，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.提出創新性的傳遞工作改進建議，并被公司采納實施，取得良好效果的，給予相應的獎勵。（三）懲罰措施1.對于傳遞信息錯誤，給公司造成一定損失的，視情節輕重給予警告、罰款等處罰。2.傳遞延誤，影響公司正常工作開展的，給予批評教育，并要求采取措施彌補延誤造成的影響。多次出現延誤情況的，加重處罰。3.違反傳遞安全管理規定，導致信息泄露或丟失的，按照公司相關規定嚴肅處理，直至追究法律責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織傳遞窗口相關人員進行業務培訓，培訓內容包括傳遞流程、文件整理規范、安全管理要求等。2.根據公司業務發展和制度更新情況，及時調整培訓內容，確保傳遞人員掌握最新的知識和技能。3.培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式，提高培訓效果。（二）宣傳1.通過公司內部宣傳欄、內部網站、郵件等渠道，宣傳傳遞窗口管理制度的重要性和相關要求。2.定期發布傳遞工作中的優秀案例和違規案