傷殘檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司傷殘檔案管理，規范傷殘檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保傷殘檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工或非因工負傷、致殘相關檔案的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則傷殘檔案由公司人力資源部門集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映員工傷殘的實際情況，保證信息的準確性。3.安全保密原則妥善保管傷殘檔案，防止檔案信息泄露，確保員工隱私安全。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，為公司相關工作提供支持。二、傷殘檔案的內容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、年齡、部門、崗位等基本情況。2.員工入職時間、勞動合同期限等勞動關系信息。（二）傷殘事故報告1.事故發生時間、地點、經過詳細描述。2.事故現場證人情況及證言。（三）診斷證明及病歷資料1.醫院出具的工傷或非因工負傷診斷證明，明確傷殘程度、受傷部位等。2.完整的病歷記錄，包括門診病歷、住院病歷、檢查報告等。（四）傷殘鑒定材料1.勞動能力鑒定委員會出具的工傷傷殘等級鑒定結論。2.其他相關傷殘鑒定機構的鑒定報告。（五）工傷認定決定書由社會保險行政部門出具的工傷認定決定書，確認工傷性質及認定時間。（六）賠償協議及支付記錄1.公司與員工就傷殘賠償事宜達成的協議，明確賠償金額、支付方式、支付時間等。2.傷殘賠償費用的支付憑證，如銀行轉賬記錄、收據等。（七）康復治療記錄1.員工接受康復治療的計劃、方案及實際執行情況。2.康復治療效果評估報告。（八）定期復查資料員工按照規定進行定期復查的檢查報告、診斷證明等。（九）其他相關材料與員工傷殘事件相關的其他文件、資料，如事故調查處理報告、員工申請材料等。三、傷殘檔案的收集與整理（一）收集要求1.事故發生后，事故現場負責人或相關部門應及時收集與傷殘事故有關的各種證據材料，并在規定時間內移交人力資源部門。2.員工本人應積極配合提供相關資料，如診斷證明、病歷等。人力資源部門應主動向醫院、鑒定機構等索取必要的檔案材料。3.對于涉及傷殘賠償等重要文件，應確保原件的收集，如無法取得原件，需留存清晰的復印件，并注明原件保存處及與原件核對無誤的說明。（二）整理流程1.分類按照傷殘檔案的內容分類，將不同類型的材料分別歸入相應類別，如基本信息類、事故報告類、診斷證明類等。2.編號為每份傷殘檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規則可采用年份+部門代碼+順序號的方式，例如：202301001，表示2023年1部門的第1份傷殘檔案。3.排序在每一類材料內部，按照時間順序或重要程度進行排序，確保檔案材料的連貫性和條理性。4.編目編制檔案目錄，詳細記錄每份檔案的編號、類別、題名、日期、頁數等信息，以便快速檢索和查閱。四、傷殘檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列存放。電子檔案應進行備份，并存儲在安全的服務器或存儲設備上，同時建立電子檔案索引，便于查找。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。（二）保管期限1.工傷傷殘檔案的保管期限為自員工傷殘事件處理完畢之日起[X]年。非因工負傷傷殘檔案的保管期限為自事件發生之日起[X]年。2.保管期限屆滿后，經公司檔案管理部門審核，確無繼續保存價值的檔案，可按照規定的程序進行銷毀。（三）檔案清查1.定期對傷殘檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。清查內容包括檔案數量、檔案內容、檔案存放位置等。2.對于清查中發現的問題，如檔案缺失、損壞、信息錯誤等，應及時進行補充、修復和更正，并記錄清查結果。五、傷殘檔案的利用（一）查閱權限1.公司人力資源部門工作人員因工作需要可查閱傷殘檔案。查閱時應填寫《傷殘檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人批準后，方可查閱。2.公司其他部門因工作涉及員工傷殘情況需要查閱檔案的，應向人力資源部門提出申請，說明查閱用途，經人力資源部門負責人審核，報公司分管領導批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.員工本人或其授權代理人如需查閱本人傷殘檔案，應提交書面申請，經人力資源部門核實身份后，可在指定地點查閱。查閱時應在現場工作人員的監督下進行，不得擅自復印、拍照或帶走檔案材料。（二）借閱規定1.因特殊情況確需借閱傷殘檔案的，應填寫《傷殘檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經人力資源部門負責人審核，報公司分管領導批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取或撤換材料。借閱期滿后，應按時歸還檔案，歸還時人力資源部門應進行認真核對，確保檔案完整無損。（三）出具證明1.公司因工作需要為員工出具傷殘相關證明的，應由人力資源部門根據檔案內容如實出具，并加蓋公司公章。2.出具的證明應注明員工姓名、傷殘情況、證明用途等信息，確保證明內容真實、準確、有效。六、傷殘檔案的保密與安全（一）保密措施1.接觸傷殘檔案的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。對于涉及員工隱私的信息，如傷殘程度、賠償金額等，應予以嚴格保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，工作人員應采取必要的措施防止檔案信息的泄露，如限制查閱范圍、監督借閱人員行為等。3.未經公司批準，任何單位和個人不得擅自對外公布傷殘檔案信息。（二）安全防范1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝必要的安全設備，如監控攝像頭、防盜報警裝置等，確保檔案存放環境安全。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。如發生檔案丟失、損壞、被盜等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。七、傷殘檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的傷殘檔案信息化管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、檢索、統計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息錄入1.安排專人負責傷殘檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準確性和完整性。錄入人員應經過專業培訓，熟悉檔案管理業務和信息化系統操作。2.在錄入過程中，應認真核對檔案原件內容，對于模糊不清或存在疑問的信息，應及時與相關部門或人員核實。錄入完成后，應對錄入信息進行審核，確保信息無誤。（三）系統功能1.具備檔案信息的分類存儲功能，可按照傷殘檔案的內容類別進行分類管理，方便查詢和檢索。2.提供強大的檢索功能，可根據檔案編號、員工姓名、傷殘事故時間等多種條件進行快速檢索，提高查找檔案的效率。3.支持檔案信息的統計分析功能，如按部門、傷殘等級、事故類型等進行統計分析，為公司管理決策提供數據支持。4.具備檔案信息的備份和恢復功能，定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。在系統出現故障時，能夠及時恢復數據，確保檔案管理工作的正常進行。（四）數據維護1.定期對傷殘檔案信息化管理系統中的數據進行維護，清理無效數據，更新檔案信息。如員工基本信息發生變化、傷殘情況有新的進展等，應及時在系統中進行修改和補充。2.加強對系統的安全管理，設置不同的用戶權限，確