作廢合同管理制度一、總則1.目的為加強公司作廢合同的管理，規范作廢合同的處理流程，確保公司合同檔案的完整性、準確性和安全性，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等，在合同履行完畢、解除、終止或確認無效等情況下，需要進行作廢處理的相關事宜。3.基本原則合規性原則：作廢合同的處理應符合國家法律法規及公司相關規定，確保操作合法合規。準確性原則：對作廢合同的認定和處理應準確無誤，避免因處理不當給公司帶來風險。保密性原則：涉及作廢合同的相關信息應嚴格保密，防止公司商業秘密泄露。完整性原則：對作廢合同的全過程進行記錄和管理，確保合同檔案的完整性。二、作廢合同的認定1.合同履行完畢合同約定的權利義務全部履行完畢，雙方已完成結算，且不存在任何遺留問題的，該合同可認定為作廢。2.合同解除雙方協商一致解除合同，并簽訂解除協議的，原合同作廢。因不可抗力或一方嚴重違約等法定事由，導致合同無法繼續履行，經法院判決或仲裁機構裁決解除合同的，合同自判決或裁決生效之日起作廢。3.合同終止合同期限屆滿，雙方未續簽且不再繼續履行合同義務的，合同自然終止作廢。合同約定的終止條件成就，導致合同終止的，合同自終止條件成就之日起作廢。4.合同確認無效合同存在違反法律法規強制性規定、惡意串通損害國家、集體或第三人利益等法定無效情形，經法院判決或仲裁機構裁決確認無效的，合同自始無效，應作為作廢合同處理。三、作廢合同的處理流程1.提出申請合同執行部門在合同符合作廢條件后，應及時填寫《作廢合同申請表》，詳細說明合同基本信息（包括合同名稱、編號、簽訂日期、雙方當事人等）、作廢原因、處理建議等內容，并提交至合同管理部門。申請部門負責人應在申請表上簽字確認，對申請內容的真實性和準確性負責。2.審核合同管理部門收到《作廢合同申請表》后，應在[X]個工作日內進行審核。審核內容包括合同是否確實符合作廢條件、申請流程是否合規、相關資料是否齊全等。如審核通過，合同管理部門負責人在申請表上簽字；如審核不通過，應及時反饋給申請部門，說明原因并要求補充或修正相關材料。3.審批經合同管理部門審核通過的《作廢合同申請表》，應提交至公司分管領導進行審批。分管領導應在[X]個工作日內做出審批意見。如分管領導同意作廢，應在申請表上簽字批準；如不同意，應說明理由，申請部門應根據領導意見重新處理。4.處理執行獲得批準后，合同執行部門負責按照以下要求對作廢合同進行處理：收回合同原件：對于尚未履行完畢的合同，應及時收回雙方持有的合同原件；對于已經履行完畢的合同，應確保公司留存的合同原件完整。加蓋作廢章：在合同原件上加蓋“作廢”章，章印應清晰可辨，且覆蓋合同主要內容。進行標識：在合同首頁及每一頁的右上角用紅色筆注明“作廢”字樣。妥善保管：將作廢合同妥善保管在公司指定的檔案存儲地點，防止丟失或損壞。合同管理部門應建立《作廢合同臺賬》，對每一份作廢合同的處理情況進行詳細記錄，包括合同編號、名稱、作廢原因、處理日期、處理方式等信息。5.歸檔合同執行部門在完成作廢合同的處理后，應及時將相關資料（包括《作廢合同申請表》、合同原件、解除協議、判決或裁決書等）移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照公司檔案管理制度的要求，對作廢合同資料進行整理、歸檔，確保檔案的完整性和規范性。歸檔后的作廢合同應按照類別、時間順序等進行分類存放，便于查詢和查閱。四、作廢合同的監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對作廢合同的處理情況進行審計檢查，重點審查作廢合同的認定是否準確、處理流程是否合規、相關資料是否完整歸檔等內容。審計人員應通過查閱合同檔案、核對臺賬記錄、訪談相關人員等方式進行審計，并形成審計報告。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查合同管理部門應定期對作廢合同的保管情況進行檢查，確保作廢合同妥善保管，無丟失、損壞等情況。檢查內容包括合同存放環境是否適宜、標識是否清晰、臺賬記錄是否準確等。每次檢查應形成檢查記錄，發現問題及時采取措施進行處理，并記錄處理結果。根據檢查情況，對作廢合同管理工作進行總結分析，不斷完善管理措施，提高管理水平。3.專項檢查在特定情況下，如公司進行重大業務調整、合同管理系統升級等，可開展作廢合同管理專項檢查，全面梳理作廢合同管理工作，查找潛在風險點，及時進行整改和完善。五、作廢合同的保密管理1.保密范圍涉及作廢合同的商業秘密、技術秘密、客戶信息、交易細節等內容均屬于保密范圍，任何人員不得擅自泄露。2.保密措施接觸作廢合同的人員應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。在作廢合同的處理過程中，相關文件資料應在專門的場所進行操作，無關人員不得進入。作廢合同的電子文檔應設置相應的訪問權限，進行加密存儲，防止信息泄露。如需對外提供涉及作廢合同的相關資料，必須經過嚴格的審批流程，確保信息安全。3.監督與責任追究公司人力資源部門和法務部門負責對保密制度的執行情況進行監督檢查。對于違反保密規定的行為，應視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并追究相關人員的法律責任。六、作廢合同的信息化管理1.建立電子檔案系統公司應建立完善的合同管理信息化系統，將作廢合同的相關信息錄入系統，實現電子化管理。電子檔案應包括合同文本、申請表、審批文件、處理記錄等全部資料，確保信息的完整性和可追溯性。2.數據維護與更新合同管理部門應指定專人負責作廢合同電子檔案系統的數據維護與更新工作，確保系統數據與實際處理情況一致。在合同處理的各個環節完成后，應及時將相關信息錄入系統，保證數據的及時性和準確性。3.查詢與統計功能電子檔案系統應具備便捷的查詢與統計功能，能夠根據合同編號、名稱、作廢時間、處理狀態等條件進行快速查詢，并生成各類統計報表，為公司合同管理決策提供數據支持。七、培訓與宣傳1.培訓公司人力資源部門應定期組織關于作廢合同管理制度的培訓，提高員工對制度的認識和理解，確保員工熟悉作廢合同的處理流程和要求。培訓內容應包括制度解讀、實際案例分析、操作演示等，培訓方式可采用集中授課、線上學習、現場指導等多種形式，以滿足不同員工的學習需求。新員工入職培訓應包含作廢合同管理相關內容，使其在入職初期就了解公司的合同管理制度和要求。2.宣傳通過公司內部刊物、宣傳欄、電子郵件等渠道，宣