保安檔案管理制度一、總則1.目的為了加強公司保安隊伍的規范化管理，確保保安人員檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于對保安人員進行全面、客觀的評價和管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體保安人員的檔案管理。3.職責分工人力資源部門負責保安人員檔案的建立、整理、保管、查閱和歸檔工作。保安部門協助人力資源部門做好保安人員檔案資料的收集、更新和反饋工作。二、檔案內容1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。身份證號碼、聯系電話、家庭住址。學歷、畢業院校、專業。2.入職信息入職時間、入職渠道、應聘崗位。試用期考核結果、轉正時間。3.培訓記錄參加公司內部保安業務培訓的時間、內容、考核成績。參加外部專業培訓的情況，包括培訓機構、培訓課程、培訓時間等。4.工作經歷以往工作單位名稱、工作崗位、工作時間。在各工作單位的工作職責、工作業績、獎懲情況。5.考核記錄月度考核結果，包括工作紀律、工作態度、工作能力、工作業績等方面的評價。年度考核結果及綜合評價。6.獎懲記錄受到公司內部獎勵的情況，如優秀員工、突出貢獻獎等，包括獎勵事由、獎勵時間。受到公司內部處罰的情況，如警告、罰款、辭退等，包括處罰事由、處罰時間。受到外部表彰或處罰的情況，如公安機關表彰、行政處罰等。7.健康狀況定期體檢報告，包括身體各項指標檢查結果。職業病檢查情況。8.其他資料個人簡歷、自我評價、職業規劃等。相關證書復印件，如保安資格證、駕駛證、技能證書等。三、檔案建立與整理1.檔案建立保安人員入職時，人力資源部門負責收集其個人基本信息及相關資料，建立個人檔案。檔案資料應真實、完整、有效，如有虛假信息，一經發現，立即辭退，并追究相關責任。2.檔案整理人力資源部門定期對保安人員檔案進行整理，按照檔案內容分類，依次排列，確保檔案資料的有序存放。對檔案中的資料進行核對，如有缺失或錯誤，及時與保安人員或相關部門溝通補充或更正。為每份檔案建立目錄索引，方便查閱。四、檔案保管1.保管方式保安人員檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式保管。紙質檔案存放在專門的檔案柜中，按照人員類別和檔案編號順序排列。電子檔案存儲在公司人力資源管理系統中，并定期進行備份，確保數據安全。2.保管期限保安人員在職期間，其檔案應妥善保管。保安人員離職后，其檔案繼續保管[X]年，以備查閱。3.檔案安全檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，確保檔案的安全與保密。檔案存放地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期進行檢查和維護。未經授權，任何人不得擅自查閱、借閱、復印、銷毀保安人員檔案。五、檔案查閱與借閱1.查閱權限人力資源部門工作人員因工作需要可查閱保安人員檔案。保安部門負責人在涉及保安人員工作評價、調配等相關事宜時，可查閱檔案。公司其他部門因工作需要查閱保安人員檔案的，需經人力資源部門負責人批準。2.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱檔案內容等信息。將申請表提交至人力資源部門負責人審批。審批通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后歸檔。3.借閱權限因特殊原因需要借閱保安人員檔案的，需經公司分管領導批準。4.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。將申請表提交至公司分管領導審批。審批通過后，檔案管理人員與借閱人辦理檔案借閱手續，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息。借閱人應在規定期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。檔案歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案資料是否齊全、完整，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。六、檔案更新1.定期更新人力資源部門每季度對保安人員檔案進行一次全面更新，確保檔案信息的及時性和準確性。保安部門應及時將保安人員的工作變動、考核情況、獎懲情況等信息反饋給人力資源部門。2.即時更新保安人員的基本信息、工作經歷等發生變化時，應在[X]個工作日內將相關資料提交至人力資源部門進行更新。保安人員受到獎懲后，相關部門應在[X]個工作日內將獎懲文件或通知復印件提交至人力資源部門，更新檔案。七、檔案銷毀1.銷毀條件保安人員檔案保管期限屆滿，且無需繼續留存的，可進行銷毀。因其他原因需要銷毀檔案的，需經公司分管領導批準。2.銷毀流程人力資源部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等信息。將申請表提交至公司分管領導審批。審批通過后，由檔案管理人員會同相關部門人員共同對檔案進行銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案名稱、數量、銷毀