保密庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密庫房的管理，確保公司機密信息的安全與完整，防止機密信息的泄露、丟失或損壞，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及保密庫房的使用、管理及相關人員。保密庫房用于存放公司各類機密文件、資料、數據存儲介質等重要保密物品。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將保密庫房內物品的安全放在首位，采取有效措施防止各類安全事故的發生。2.嚴格保密原則：嚴格限制人員進出保密庫房，對接觸保密物品的人員進行嚴格的背景審查和保密教育，確保機密信息不被泄露。3.規范管理原則：建立健全保密庫房管理制度，明確各環節的操作流程和責任，實現規范化、科學化管理。二、保密庫房的建設與布局（一）選址保密庫房應選擇在安全、安靜、便于管理的區域，遠離易燃、易爆、易腐蝕等危險場所，避免受到外界因素的干擾和破壞。（二）建筑要求1.庫房建筑應具備良好的密封性，門窗應采用防盜、防火、防潮、防蟲的材料制作，并安裝堅固的門鎖和防護欄。2.庫房內部墻面、地面應進行防潮、防火、防塵處理，確保環境干燥、整潔。3.庫房應設置獨立的通風系統，保證空氣流通，防止有害氣體積聚。（三）布局規劃1.保密庫房應劃分為不同的功能區域，如存儲區、辦公區、監控區等，各區域之間應保持一定的距離，避免相互干擾。2.存儲區內應設置專門的貨架或保險柜，用于存放各類保密物品，并按照類別、重要程度等進行分類存放，便于查找和管理。3.辦公區內應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、文件柜等，供管理人員進行日常辦公使用。4.監控區內應安裝監控攝像頭，對保密庫房的出入口、存儲區等關鍵部位進行24小時實時監控，確保庫房安全。三、保密庫房的人員管理（一）人員配備1.保密庫房應配備專人負責管理，管理人員應具備良好的政治素質、職業道德和保密意識，經過嚴格的背景審查和保密培訓。2.根據工作需要，可配備適量的輔助人員，協助管理人員進行日常工作，但輔助人員不得接觸核心機密信息。（二）人員職責1.庫房管理人員職責負責保密庫房的日常管理工作，包括物品的出入庫登記、存放保管、安全檢查等。嚴格遵守保密制度，不得泄露庫房內的機密信息，確保機密信息的安全。定期對庫房內的物品進行盤點，核對賬目，確保賬物相符。協助相關部門進行保密檢查和審計工作，提供必要的資料和信息。2.輔助人員職責在庫房管理人員的指導下，協助進行物品的搬運、整理等工作。不得擅自進入存儲區，不得接觸機密文件和資料。發現異常情況及時向庫房管理人員報告。（三）人員培訓1.對保密庫房管理人員和輔助人員應定期進行保密培訓，培訓內容包括保密法律法規、公司保密制度、安全防范知識等，提高人員的保密意識和業務能力。2.新入職的庫房管理人員和輔助人員必須經過嚴格的保密培訓，考試合格后方可上崗。3.培訓記錄應妥善保存，作為人員考核的重要依據。（四）人員考核1.建立保密庫房管理人員和輔助人員的考核機制，定期對人員的工作表現、保密意識、業務能力等進行考核。2.考核結果與人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，對表現優秀的人員給予表彰和獎勵，對違反保密制度的人員進行嚴肅處理。四、保密庫房的物品管理（一）物品分類1.保密庫房內的物品主要分為以下幾類：機密文件：包括公司的戰略規劃、財務報表、合同協議、技術資料等涉及公司核心機密的文件。數據存儲介質：如硬盤、光盤、U盤等存儲有公司重要數據的介質。其他保密物品：如印章、密碼設備等。2.各類物品應按照重要程度、使用頻率等進行進一步細分，并建立詳細的物品清單。（二）物品入庫1.保密物品進入庫房前，必須進行嚴格的登記和審核。管理人員應核對物品的名稱、數量、來源、密級等信息，確保物品符合入庫要求。2.對機密文件，應檢查文件的完整性、準確性，并進行編號、登記。編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.數據存儲介質在入庫前，應進行病毒檢測和數據備份，確保數據的安全。4.物品入庫后，應及時存放在指定的位置，并更新物品清單。（三）物品存放1.保密物品應按照分類存放的原則，存放在專門的貨架或保險柜內。貨架和保險柜應定期進行檢查和維護，確保其安全性和可靠性。2.對不同密級的物品應分開存放，嚴禁將高密級物品與低密級物品混存。3.物品存放應整齊有序，便于查找和取用。同時，應做好防潮、防火、防蟲等措施，確保物品的質量不受影響。（四）物品出庫1.保密物品出庫時，必須經過嚴格的審批流程。申請人應填寫物品出庫申請表，注明物品名稱、數量、用途、領取時間等信息，并經相關部門負責人和公司領導審批簽字。2.管理人員應根據審批后的申請表進行物品發放，并做好出庫登記。登記內容包括物品名稱、數量、領取人、領取時間、用途等。3.對機密文件和數據存儲介質的出庫，應進行詳細的跟蹤和記錄，確保物品的流向可追溯。4.物品出庫后，應及時更新物品清單，確保賬物相符。（五）物品盤點1.庫房管理人員應定期對保密庫房內的物品進行盤點，盤點周期一般為每月一次。盤點內容包括物品的數量、存放位置、狀態等。2.盤點結束后，應編制盤點報告，對盤點結果進行詳細記錄。如發現賬物不符或物品損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.盤點報告應提交給公司領導和相關部門備案，作為庫房管理工作的重要依據。五、保密庫房的安全管理（一）安全設施1.保密庫房應配備完善的安全設施，如防盜報警系統、消防滅火系統、溫濕度控制系統等，確保庫房的安全。2.防盜報警系統應與公安機關聯網，確保在發生盜竊等緊急情況時能夠及時報警。3.消防滅火系統應定期進行檢查和維護，確保其性能良好。庫房內應配備足夠數量的滅火器材，并放置在明顯、便于取用的位置。4.溫濕度控制系統應能夠實時監測庫房內的溫度和濕度，并根據需要進行調節，確保庫房環境符合保密物品存放的要求。（二）安全檢查1.庫房管理人員應每天對保密庫房進行安全檢查，檢查內容包括門窗是否關閉、門鎖是否完好、監控設備是否正常運行、消防器材是否在位等。2.每周應進行一次全面的安全檢查，檢查內容除日常檢查項目外，還應包括貨架、保險柜等設施的安全性、物品存放的規范性等。3.每月應進行一次安全隱患排查，對發現的安全隱患應及時進行整改，確保庫房安全無事故。4.安全檢查和隱患排查應做好記錄，對發現的問題和整改情況應詳細記錄在案。（三）應急處置1.制定保密庫房安全應急預案，明確在發生火災、盜竊、泄密等緊急情況時的應急處置流程和責任分工。2.定期組織庫房管理人員進行應急演練，提高人員的應急處置能力和協同配合能力。3.發生緊急情況時，庫房管理人員應立即啟動應急預案，并及時向公司領導和相關部門報告。同時，應采取有效措施保護現場，防止事故擴大。4.應急處置結束后，應及時對事故原因進行調查和分析，總結經驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發生。六、保密庫房的環境管理（一）環境衛生1.保密庫房應保持整潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、細菌等對保密物品造成損害。2.庫房內不得堆放雜物，垃圾應及時清理，保持環境整潔。（二）溫濕度控制1.根據保密物品存放的要求，合理控制庫房內的溫度和濕度。一般來說，溫度應控制在18℃28℃之間，濕度應控制在40%60%之間。2.溫濕度控制系統應定期進行校準和維護，確保其準確性和可靠性。同時，應做好溫濕度記錄，以便及時掌握庫房環境變化情況。（三）防蟲防鼠1.采取有效的防蟲防鼠措施，如在庫房內放置防蟲劑、鼠夾、鼠藥等，防止害蟲和老鼠對保密物品造成破壞。2.定期對庫房進行檢查，及時發現并清除害蟲和老鼠的蹤跡，確保庫房環境無蟲害和鼠害。七、保密庫房的信息化管理（一）電子臺賬管理1.建立保密庫房物品電子臺賬，詳細記錄物品的名稱、數量、密級、出入庫時間、領取人等信息。電子臺賬應定期進行備份，防止數據丟失。2.利用信息化手段對電子臺賬進行管理，實現物品信息的快速查詢、統計和分析，提高庫房管理工作的效率和準確性。（二）監控系統管理1.保密庫房的監控系統應與公司的安全管理平臺聯網，實現遠程監控和實時錄像。2.監控錄像應保存一定期限，以便在需要時進行查閱和調查。同時，應定期對監控設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）門禁系統管理1.安裝門禁系統，對進入保密庫房的人員進行身份驗證和權限管理。門禁系統應采用先進的技術手段，如指紋識別、密碼識別、刷卡識別等，確保人員身份的真實性和安全性。2.定期對門禁系統進行維護和更新，確保其性能良好。同時，應做好門禁記錄，對人員進出時間、身份信息等進行詳細記錄。八、保密庫房的監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對保密庫房進行審計，檢查庫房管理制度的執行情況、物品管理情況、安全管理情況等，發現問題及時提出整改意見。2.公司保密管理部門應加強對保密庫房的日常監督，不定期對庫房進行檢查，確保庫房管理工作符合保密要求。