保密物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密物資管理，確保公司機(jī)密信息安全，防止公司資產(chǎn)流失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及保密物資的部門、崗位及人員。保密物資包括但不限于：各類文件、資料、檔案、圖紙、數(shù)據(jù)、光盤、U盤、存儲設(shè)備、密碼、印章、證照、樣品、設(shè)備、儀器、工具等。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對保密物資的管理應(yīng)遵循嚴(yán)格保密的原則，確保公司機(jī)密信息不被泄露。2.分級管理原則：根據(jù)保密物資的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理職責(zé)。3.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)對保密物資管理過程的監(jiān)控和防范，預(yù)防泄密事件的發(fā)生。4.依法合規(guī)原則：保密物資管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。二、保密物資的分類與分級（一）分類1.文件資料類：包括公司各類紅頭文件、合同協(xié)議、規(guī)章制度、技術(shù)資料、財務(wù)報表、會議紀(jì)要等。2.數(shù)據(jù)信息類：存儲在計算機(jī)系統(tǒng)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等中的公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)數(shù)據(jù)等。3.載體設(shè)備類：光盤、U盤、移動硬盤、存儲服務(wù)器、加密設(shè)備等存儲介質(zhì)，以及計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備。4.印章證照類：公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等。5.實物樣品類：公司研發(fā)的新產(chǎn)品樣品、技術(shù)模型、測試設(shè)備等。6.其他類：涉及公司機(jī)密的密碼、口令、工藝配方、工藝流程、商業(yè)秘密等。（二）分級根據(jù)保密物資的重要性和敏感性，將其分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機(jī)密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司造成一定影響。三、保密物資管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.審批保密物資管理制度及相關(guān)規(guī)定：確保制度符合公司實際情況和法律法規(guī)要求。2.提供保密物資管理所需的資源支持：包括人力、物力、財力等方面的保障。3.監(jiān)督保密物資管理工作的執(zhí)行情況：對違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）保密管理部門職責(zé)1.制定和完善保密物資管理制度：根據(jù)公司實際情況和國家法律法規(guī)，不斷優(yōu)化制度內(nèi)容。2.組織開展保密宣傳教育活動：提高員工的保密意識和技能。3.負(fù)責(zé)保密物資的日常管理工作：包括登記、保管、發(fā)放、回收、銷毀等環(huán)節(jié)。4.定期對保密物資管理情況進(jìn)行檢查和評估：及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。5.對泄密事件進(jìn)行調(diào)查和處理：采取措施降低損失，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門保密物資的日常管理：指定專人負(fù)責(zé)，確保保密物資的安全。2.對本部門員工進(jìn)行保密教育：提高員工對保密物資管理重要性的認(rèn)識。3.配合保密管理部門開展保密檢查和評估工作：積極整改存在的問題。4.發(fā)現(xiàn)保密物資管理異常情況及時報告：協(xié)助保密管理部門進(jìn)行調(diào)查處理。（四）員工職責(zé)1.遵守保密物資管理制度：嚴(yán)格按照制度要求管理和使用保密物資。2.妥善保管個人使用的保密物資：防止丟失、損壞或泄露。3.不得擅自復(fù)制、傳播、銷毀保密物資：未經(jīng)授權(quán)不得將保密物資帶出公司或提供給無關(guān)人員。4.發(fā)現(xiàn)保密物資管理問題及時報告：積極配合公司進(jìn)行處理。四、保密物資的采購與驗收（一）采購1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫保密物資采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至保密管理部門。2.采購審批：保密管理部門對采購申請表進(jìn)行審核，對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)采購。3.采購渠道選擇：優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和保密措施的供應(yīng)商。采購合同中應(yīng)明確供應(yīng)商的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）驗收1.到貨驗收：保密物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知保密管理部門和使用部門共同進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等是否符合采購要求。2.保密性能檢查：對于涉及保密功能的物資，如加密設(shè)備、存儲介質(zhì)等，需進(jìn)行保密性能檢查，確保其符合公司保密要求。3.驗收記錄：驗收合格后，填寫保密物資驗收單，由驗收人員簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收情況等信息，并妥善保存。五、保密物資的存儲與保管（一）存儲場所1.設(shè)立專門的保密物資存儲場所：如保密檔案室、保密柜等，確保存儲環(huán)境安全可靠，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.對存儲場所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)：確保其設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）分類存放1.按照保密物資的類別和等級進(jìn)行分類存放：不同等級的保密物資應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.對載體設(shè)備類保密物資進(jìn)行標(biāo)識管理：標(biāo)明其存儲內(nèi)容、保密等級、使用部門等信息。（三）保管措施1.指定專人負(fù)責(zé)保密物資的保管：保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的保密意識和責(zé)任心，并經(jīng)過專門培訓(xùn)。2.建立保密物資保管臺賬：詳細(xì)記錄保密物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫時間、領(lǐng)取人等信息，做到賬物相符。3.定期對保密物資進(jìn)行盤點：確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并報告處理。4.加強(qiáng)對存儲場所的安全防范：安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進(jìn)入。六、保密物資的使用與發(fā)放（一）使用1.嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用保密物資：使用人員應(yīng)填寫保密物資使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到保密管理部門領(lǐng)取。2.在使用過程中，應(yīng)妥善保管保密物資：不得隨意轉(zhuǎn)借、出租、出售或丟棄。如需帶出公司，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用完畢后，應(yīng)及時歸還保密管理部門：歸還時，需進(jìn)行檢查，確保物資完好無損、無泄密情況。（二）發(fā)放1.根據(jù)工作需要，由使用部門填寫保密物資發(fā)放申請表：注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對發(fā)放申請表進(jìn)行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，按照規(guī)定發(fā)放保密物資。3.發(fā)放時，應(yīng)做好登記工作：記錄發(fā)放時間、領(lǐng)取人、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。七、保密物資的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱保密物資的，應(yīng)填寫保密物資借閱申請表：注明借閱物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借閱原因、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[具體期限]：如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)歸還保密物資：歸還時，需進(jìn)行檢查，確保物資完好無損、無泄密情況。2.保密管理部門對歸還的保密物資進(jìn)行驗收：驗收合格后，在借閱申請表上注明歸還情況，并將申請表存檔。八、保密物資的維修與報廢（一）維修1.保密物資出現(xiàn)故障需要維修的，使用部門應(yīng)及時報告保密管理部門：由保密管理部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修過程中，應(yīng)采取必要的保密措施：如對維修現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督、對維修人員進(jìn)行保密教育等，防止保密物資信息泄露。3.維修完成后，應(yīng)對維修情況進(jìn)行記錄：包括維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，并由使用部門簽字確認(rèn)。（二）報廢1.保密物資達(dá)到報廢條件的，使用部門應(yīng)填寫保密物資報廢申請表：注明報廢物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至保密管理部門。2.保密管理部門對報廢申請表進(jìn)行審核：對于涉及保密等級較高的物資，需報公司管理層審批。審批通過后，按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。3.報廢處理方式包括銷毀、出售等：對于涉及公司機(jī)密的物資，應(yīng)采取安全可靠的銷毀方式，確保信息無法恢復(fù)。出售報廢物資時，應(yīng)與購買方簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任。九、保密物資的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.保密管理部門定期對保密物資管理情況進(jìn)行檢查：檢查內(nèi)容包括存儲場所安全、保管臺賬記錄、使用發(fā)放情況、維修報廢處理等。2.檢查人員應(yīng)填寫保密物資檢查記錄表：詳細(xì)記錄檢查時間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息，并由檢查人員和被檢查部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）不定期抽查1.公司管理層或保密管理部門不定期對保密物資管理情況進(jìn)行抽查：及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正和處理：情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)人員責(zé)任。十、保密物資管理的培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.保密管理部門制定年度保密物資管理培訓(xùn)計劃：明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要進(jìn)行調(diào)整和完善：確保培訓(xùn)的針對性和實效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.保密法律法規(guī)：學(xué)習(xí)國家相關(guān)保密法律法規(guī)，增強(qiáng)員工的法律意識。2.保密物資管理制度：詳細(xì)講解保密物資管理的各項規(guī)定和流程，確保員工熟悉制度要求。3.保密技能培訓(xùn)：包括文件資料管理、數(shù)據(jù)信息安全、載體設(shè)備使用、印章證照保管等方面的技能培訓(xùn)。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部講師進(jìn)行授課。2.專題培訓(xùn)：針對不同崗位和業(yè)務(wù)需求，開展專題培訓(xùn)，提高培訓(xùn)的針對性。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線學(xué)習(xí)資源，方便員工自主學(xué)習(xí)。十一、保密物資管理的獎懲措施（一）獎勵1.對在保密物資管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人：給予表彰和獎勵，包括榮譽(yù)證書、獎金等。2.獎勵標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)貢獻(xiàn)大小確定：