保潔檔案管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范保潔檔案管理工作，確保保潔工作相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的保潔工作提供有力的支持和保障，同時(shí)便于對(duì)保潔人員的工作情況進(jìn)行評(píng)估、考核以及為公司的整體運(yùn)營提供數(shù)據(jù)參考。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔工作相關(guān)檔案的管理，包括但不限于保潔人員個(gè)人信息檔案、保潔區(qū)域工作記錄檔案、清潔用品使用檔案、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄檔案等。3.管理原則保潔檔案管理遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、安全的原則。確保檔案內(nèi)容能夠客觀反映保潔工作的實(shí)際情況，便于查閱和使用，同時(shí)保障檔案信息不被泄露或損壞。保潔人員檔案管理1.入職檔案保潔人員入職時(shí)，需提交個(gè)人基本信息檔案，包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、健康證明、聯(lián)系方式等。對(duì)于有工作經(jīng)驗(yàn)的保潔人員，還需提供以往工作經(jīng)歷證明，如離職證明、工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)等。入職檔案由人力資源部門負(fù)責(zé)收集和整理，統(tǒng)一歸檔保存。2.培訓(xùn)檔案記錄保潔人員參加的各類培訓(xùn)信息，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、考核成績等。培訓(xùn)檔案由行政部門或負(fù)責(zé)保潔培訓(xùn)的相關(guān)部門建立和管理，每次培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)更新檔案內(nèi)容。3.考核檔案依據(jù)保潔人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)估，考核檔案應(yīng)包含考核周期、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果、改進(jìn)建議等。考核檔案由人力資源部門協(xié)同保潔工作的直接管理部門共同建立，定期（每季度或半年）進(jìn)行更新和總結(jié)。保潔區(qū)域工作記錄檔案管理1.日常工作記錄保潔人員需每日對(duì)負(fù)責(zé)的區(qū)域進(jìn)行工作記錄，包括清潔時(shí)間、清潔項(xiàng)目、使用的清潔工具和用品、遇到的問題及解決方法等。工作記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子表格形式，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。記錄表格應(yīng)根據(jù)不同的保潔區(qū)域和工作內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，便于保潔人員填寫。保潔組長負(fù)責(zé)定期收集和檢查保潔人員的工作記錄，對(duì)記錄內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確的情況及時(shí)進(jìn)行糾正和補(bǔ)充。2.特殊情況記錄如遇突發(fā)衛(wèi)生事件、設(shè)施設(shè)備損壞、客戶投訴等特殊情況，保潔人員應(yīng)及時(shí)記錄事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處理結(jié)果等詳細(xì)信息。特殊情況記錄應(yīng)立即上報(bào)保潔組長或相關(guān)負(fù)責(zé)人，以便及時(shí)采取措施解決問題，并作為后續(xù)工作改進(jìn)和分析的依據(jù)。3.檔案整理與保存保潔區(qū)域工作記錄檔案由保潔組長負(fù)責(zé)每月進(jìn)行整理和裝訂，按照時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，確保檔案的連貫性和易查性。整理后的檔案保存期限為一年，期滿后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。清潔用品使用檔案管理1.用品采購記錄記錄清潔用品的采購信息，包括采購日期、供應(yīng)商名稱、用品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等。采購記錄由行政部門或負(fù)責(zé)采購的相關(guān)部門負(fù)責(zé)填寫和保存，確保采購信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.領(lǐng)用記錄保潔人員領(lǐng)用清潔用品時(shí)，需填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、用品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途等。領(lǐng)用登記表由倉庫管理人員或保潔組長負(fù)責(zé)保管，定期對(duì)領(lǐng)用情況進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保用品的領(lǐng)用和發(fā)放規(guī)范有序。3.庫存盤點(diǎn)記錄定期對(duì)清潔用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄盤點(diǎn)日期、用品名稱、規(guī)格型號(hào)、實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況等。庫存盤點(diǎn)記錄由倉庫管理人員負(fù)責(zé)填寫，盤點(diǎn)結(jié)果經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后存檔。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.檔案保存期限清潔用品使用檔案的保存期限為兩年，以便對(duì)用品的采購、領(lǐng)用和庫存情況進(jìn)行跟蹤和分析，為成本控制和采購決策提供依據(jù)。環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄檔案管理1.定期檢查記錄公司應(yīng)制定環(huán)境衛(wèi)生檢查計(jì)劃，定期對(duì)各保潔區(qū)域進(jìn)行檢查，檢查記錄應(yīng)包括檢查日期、檢查區(qū)域、檢查項(xiàng)目、檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查結(jié)果、整改要求及整改期限等。環(huán)境衛(wèi)生檢查由專門的檢查小組負(fù)責(zé)實(shí)施，檢查人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，確保檢查結(jié)果客觀、公正。2.臨時(shí)抽查記錄除定期檢查外，公司還可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)保潔區(qū)域進(jìn)行臨時(shí)抽查，并記錄抽查情況。臨時(shí)抽查記錄應(yīng)與定期檢查記錄具有相同的內(nèi)容要素，以便對(duì)保潔工作進(jìn)行全面監(jiān)控。3.整改跟蹤記錄對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知，要求保潔部門及時(shí)進(jìn)行整改。整改跟蹤記錄應(yīng)記錄整改措施的執(zhí)行情況、整改完成時(shí)間、復(fù)查結(jié)果等。整改跟蹤記錄由檢查小組負(fù)責(zé)填寫和更新，確保問題得到有效解決，環(huán)境衛(wèi)生狀況持續(xù)改善。4.檔案整理與分析環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄檔案每月進(jìn)行整理和分析，總結(jié)保潔工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，提出改進(jìn)建議和措施。根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)整保潔工作計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高保潔工作質(zhì)量和效率。檔案保存期限為三年，以便對(duì)公司環(huán)境衛(wèi)生狀況的變化趨勢(shì)進(jìn)行長期跟蹤和評(píng)估。檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保潔檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。人力資源部門、行政部門等相關(guān)管理部門因工作需要可隨時(shí)查閱保潔檔案，但應(yīng)確保查閱行為符合檔案管理規(guī)定，不泄露檔案信息。2.借閱規(guī)定因特殊情況確需借閱保潔檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由和借閱期限，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換，確保檔案的完整性和安全性。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。檔案的保密與安全1.保密措施保潔檔案涉及公司內(nèi)部信息和保潔人員個(gè)人隱私，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案保管場(chǎng)所、限制無關(guān)人員進(jìn)入、對(duì)電子檔案設(shè)置加密權(quán)限等。對(duì)涉及公司機(jī)密或保潔人員敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行分類管理，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍。2.安全管理檔案管理部門應(yīng)確保保潔檔案的存放環(huán)境安全，防火、防潮、防蟲、防盜，配備必要的消防器材和防護(hù)設(shè)備。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、褪色、霉變等情況的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。檔案的銷毀1.銷毀條件保潔檔案在保存期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因?qū)е卤崣n案不再具有使用價(jià)值的，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可