保潔采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司保潔用品采購管理，規范采購流程，確保采購工作的公開、公正、透明，提高采購效率，保證保潔用品質量，滿足公司日常保潔工作需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部保潔用品的采購活動，包括但不限于清潔工具、清潔劑、消毒劑、垃圾袋等各類保潔物資。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司各區域保潔工作實際需求，合理確定采購數量和品種，避免浪費。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、環保安全、符合相關標準的保潔用品，確保保潔工作效果和人員安全。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，爭取較為優惠的采購價格，降低采購成本。4.陽光采購原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，接受公司內部監督，確保采購行為合法合規。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定保潔用品采購計劃，根據各部門需求和庫存情況，統籌安排采購工作。2.尋找、篩選、評估合格的供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。3.執行采購任務，與供應商簽訂采購合同，確保采購物資按時、按質、按量供應。4.負責采購物資的到貨驗收、付款申請等工作，跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。（二）使用部門職責1.各使用部門應指定專人負責保潔用品的需求統計和申購工作，根據本部門實際保潔工作情況，每月[具體時間]前向采購部門提交次月保潔用品需求清單，詳細注明所需用品的名稱、規格、數量等信息。2.負責對采購回來的保潔用品進行驗收，檢查其質量、數量、規格等是否符合要求，如發現問題及時與采購部門溝通反饋。3.合理使用和管理保潔用品，建立部門內部領用臺賬，定期盤點，避免浪費和丟失。（三）財務部門職責1.參與采購合同的審核，對采購預算進行控制和監督。2.負責審核采購付款申請，確保付款手續合規、金額準確，按時辦理付款業務。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持，協助優化采購成本。（四）審計部門職責1.對保潔用品采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規，采購行為是否符合公司規定。2.定期對采購物資的使用情況和庫存管理進行審計檢查，防止浪費和違規行為發生。3.對審計過程中發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、采購流程（一）需求計劃1.每月末，各使用部門保潔負責人根據本部門次月保潔工作計劃和現有保潔用品庫存情況，填寫《保潔用品需求申請表》，詳細列出所需保潔用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對需求申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性后簽字批準。審核通過的需求申請表于每月[具體時間]前提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到各使用部門提交的需求申請表后，進行匯總整理。結合公司整體保潔工作安排和庫存情況，制定次月保潔用品采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容，并報部門負責人審核。審核通過后的采購計劃作為采購工作的執行依據。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對供應商進行初步篩選，篩選條件包括但不限于供應商的經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.對于篩選出的潛在供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察或要求供應商提供樣品進行質量檢測?？疾靸热莅ü痰纳a環境、生產工藝、質量管理體系、倉儲物流等方面。3.根據考察和檢測結果，對潛在供應商進行綜合評估，填寫《供應商評估表》，評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等。按照評估得分對供應商進行排序，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，納入公司供應商檔案管理。4.定期對供應商進行動態評估和管理，如發現供應商出現產品質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況，及時進行溝通整改。如問題嚴重，可暫停或取消其合作資格，并重新選擇供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購物資的價格、規格、數量、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、完整清晰。合同簽訂前，需提交財務部門和法務部門進行審核，審核通過后方可簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給使用部門、財務部門等相關部門，以便各部門了解合同內容，做好后續工作安排。（五）采購訂單下達1.根據采購合同，采購部門制作采購訂單，明確采購物資的具體信息、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。2.在采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解生產進度、發貨情況等信息。如發現訂單執行過程中出現問題，應及時與供應商協商解決，并向部門負責人匯報。（六）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知使用部門做好驗收準備。使用部門應安排專人負責驗收工作，按照采購合同和相關標準對到貨物資的質量、數量、規格等進行檢查。2.驗收人員應認真核對物資的外觀、包裝、標識等是否符合要求，對物資進行抽樣檢驗或全部檢驗，確保物資質量合格。如發現物資存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商聯系，要求其更換或補貨，并做好記錄。3.驗收合格后，驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認?！段镔Y驗收單》應詳細記錄物資的名稱、規格、數量、驗收情況等信息。如驗收不合格，應在《物資驗收單》上注明不合格原因，并及時反饋給采購部門和供應商。（七）入庫管理1.驗收合格的保潔用品由倉庫管理人員辦理入庫手續，按照物資類別、規格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應記錄物資的出入庫時間、數量、規格、批次等信息，確保賬物相符。2.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。盤點結果與庫存臺賬進行核對，如發現賬實不符，應及時查明原因，進行調整處理，并上報相關部門。（八）付款結算1.采購物資驗收合格且發票收到后，采購部門應填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，提交財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準確、發票是否合規、付款手續是否齊全等。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續。3.對于貨到票未到的采購業務，采購部門應及時跟蹤發票開具情況，在收到發票后盡快辦理付款手續。如遇特殊情況導致發票延遲開具，采購部門應與供應商溝通協調，確保公司利益不受影響。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度保潔工作計劃和歷史采購數據，結合市場價格波動情況，編制年度保潔用品采購預算。采購預算應詳細列出各類保潔用品的采購數量、預計單價、采購金額等信息。2.采購預算編制過程中，應充分征求使用部門意見，確保預算能夠滿足公司實際保潔工作需求。同時，應考慮合理的價格上漲因素和應急采購需求，預留一定的預算彈性。3.年度采購預算編制完成后，提交財務部門進行審核。財務部門根據公司整體財務狀況和預算安排，對采購預算進行審核調整，確保采購預算與公司財務預算相匹配。審核通過后的采購預算報公司管理層審批。（二）預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得隨意超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門應建立采購預算執行監控機制，定期對采購預算執行情況進行分析和通報。對超預算采購的情況進行預警和控制，及時查明原因并采取措施進行整改。3.在采購過程中，采購人員應通過與供應商談判、批量采購、集中采購等方式，努力降低采購成本，確保采購支出在預算范圍內。同時，應關注市場價格變化，及時調整采購策略，優化采購預算執行效果。五、采購風險管理（一）質量風險1.建立嚴格的供應商評估和選擇機制，對供應商的產品質量進行嚴格把關。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商對產品質量負責。2.加強到貨驗收環節的管理，嚴格按照相關標準對采購物資進行檢驗。對于質量不合格的物資，及時與供應商溝通協商，要求其退換貨或采取其他補救措施，確保公司使用的保潔用品質量可靠。3.定期對采購物資的質量進行跟蹤和評估，收集使用部門和員工的反饋意見。如發現某供應商的產品質量出現問題，應及時暫停采購，并對該供應商進行整改或更換。（二）價格風險1.采購部門應密切關注市場動態，收集市場價格信息，定期對市場價格走勢進行分析和預測。通過與多家供應商進行談判、招標等方式，爭取有利的采購價格。2.建立價格調整機制，根據市場價格變化情況和公司采購成本控制要求，適時調整采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，確保在市場價格波動時能夠合理調整采購成本。3.通過優化采購流程、提高采購效率、批量采購等方式，降低采購成本，減少價格風險對公司采購支出的影響。同時，加強對采購價格的審計監督，防止不正當價格行為發生。（三）交貨風險1.在采購合同中明確交貨期、交貨地點、運輸方式等條款，要求供應商嚴格按照合同約定執行。采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解生產進度和發貨情況，確保物資按時到貨。2.對于重要物資或緊急采購需求，可要求供應商提供生產進度計劃和發貨通知，以便公司提前做好接收準備。如因供應商原因導致交貨延遲，采購部門應及時與供應商協商解決，并要求其承擔相應的違約責任。3.建立應急預案，應對可能出現的交貨風險。如遇到不可抗力因素或其他特殊情況導致交貨延遲，采購部門應及時調整采購計劃，尋找替代供應商或采取其他應急措施，確保公司保潔工作不受影響。（四）合同風險1.采購合同簽訂前，應提交財務部門和法務部門進行審核，確保合同條款合法合規、明確清晰。合同簽訂后，應妥善保管合同文件，建立合同檔案管理制度，便于查詢和追溯。2.加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，及時了解雙方履行合同的情況。如發現供應商存在違約行為，應及時按照合同約定追究其責任，維護公司合法權益。3.定期對采購合同進行梳理和分析，總結合同管理中存在的問題和經驗教訓，不斷完善合同管理制度和流程，降低合同風險。六、監督與考核（一）內部監督1.公司審計部門定期對保潔用品采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否符合公司規定、采購合同執行情況是否良好等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門和相關責任人應積極配合審計工作，認真落實整改要求。3.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規行為進行舉報。對于經查實的違規行為，將依法依規嚴肅處理，并追究相關責任人的責任。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核評價?？己酥笜税ú少徣蝿胀瓿汕闆r、采購成本控制、采購物資質量、供應商管理、合同執行情況等方面。2.采購部門應定期對采購工作進行總結分析，形成采購工作報告，向公司管理層匯報采購工作情況、存在問