保管欠條管理制度總則目的為加強公司欠條管理，規范欠條的保管、使用、核銷等流程，維護公司合法權益，確保公司財務數據的準確性和完整性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中涉及的欠條保管及相關管理工作。基本原則1.合法性原則：欠條的管理應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.安全性原則：確保欠條存放安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發生。3.規范操作原則：各項欠條管理流程應明確、規范，具有可操作性。4.責任追究原則：對違反欠條管理制度的行為進行責任追究。欠條的定義及范圍定義欠條是指公司在業務往來中，因銷售商品、提供勞務等原因，由客戶或其他相關方出具的，表明其欠公司款項的書面憑證。范圍包括但不限于銷售欠條、采購欠條、借款欠條、租金欠條等各類涉及公司款項收付的書面欠據。欠條的開具與取得開具流程1.業務部門在與客戶或相關方達成交易并約定欠款事項后，應及時填寫欠條開具申請表。申請表應詳細注明交易雙方信息、交易內容、欠款金額、欠款期限等內容。2.申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對申請表進行審核，重點審核欠款金額的準確性、還款期限的合理性以及相關業務的真實性。審核通過后，由財務部門負責開具欠條。4.欠條應使用公司統一印制的格式，內容應清晰、準確、完整，包括欠款人名稱、欠款金額、欠款事由、還款期限、利息約定（如有）、公司名稱及蓋章等信息。5.欠條一式多份，分別由公司留存、欠款人留存、業務部門留存等，各份欠條應保持內容一致。取得要求1.公司在接收客戶或其他相關方出具的欠條時，業務人員應仔細核對欠條內容。確保欠條信息與實際交易情況相符，包括欠款金額、欠款事由、還款期限等準確無誤。2.對不符合要求的欠條，業務人員應及時要求欠款方進行更正或重新出具。3.取得的欠條應妥善保管，避免因保管不善導致欠條丟失、損壞或信息模糊不清。欠條的保管保管部門及職責1.財務部門：負責欠條的集中保管和定期盤點核對工作。設立專門的欠條保管檔案，對每張欠條進行詳細登記，記錄欠條的開具日期、欠款人信息、欠款金額、還款期限、業務事由等關鍵信息。2.業務部門：負責本部門涉及欠條業務的基礎資料收集和初步保管，并配合財務部門進行相關信息核對工作。業務部門應在交易發生后及時將與欠條相關的合同、發貨單、驗收單等資料整理齊全，移交至財務部門，以便財務部門進行全面管理。3.檔案管理部門：按照公司檔案管理規定，對保管期限屆滿的欠條及相關檔案進行整理、歸檔和銷毀處理。在檔案整理過程中，應確保欠條資料的完整性和準確性，按照檔案編號順序進行排列，編制檔案目錄，便于查詢和管理。保管方式1.紙質檔案保管：財務部門應對欠條原件進行紙質檔案保管。欠條應存放在專門的保險柜或檔案柜中，確保存放環境安全、干燥、通風，防止欠條受潮、發霉、蟲蛀等情況影響其完整性和可讀性。為便于查找和管理，可按照欠款人名稱、欠款期限、業務類型等進行分類存放，并建立相應的索引目錄。2.電子檔案保管：同時，財務部門應建立欠條電子檔案庫，將欠條掃描件或電子文檔進行存儲。電子檔案應按照紙質檔案的分類方式進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質檔案一一對應，便于查閱和核對。電子檔案庫應設置安全權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作，防止電子檔案信息泄露或被篡改。保管期限1.一般情況下，欠條的保管期限為自欠款到期日起[X]年。在保管期限內，財務部門應定期對欠條進行清查盤點，確保欠條的實際情況與檔案記錄一致。2.對于涉及重大金額或特殊事項的欠條，保管期限可根據實際情況適當延長，但需經過公司管理層審批。3.保管期限屆滿后，財務部門應會同相關部門對欠條進行清理。對于已結清款項的欠條，應按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，以備后續查閱。對于確實無法收回且已超過法律訴訟時效的欠條，應按照規定程序進行核銷處理，并將相關資料進行妥善保管。日常盤點1.財務部門應每月至少對欠條進行一次盤點。盤點內容包括欠條的數量、金額、欠款人信息、還款期限等，確保實際庫存與檔案記錄相符。2.在盤點過程中，如發現欠條存在丟失、損壞、信息不符等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。對于丟失的欠條，應及時通知欠款人，并取得欠款人對欠款事實的確認；對于損壞的欠條，應及時進行修復或重新開具；對于信息不符的欠條，應及時與相關業務部門核對，進行更正。3.盤點結束后，財務部門應編制欠條盤點報告，詳細記錄盤點情況、發現的問題及處理結果。盤點報告經財務部門負責人審核簽字后，上報公司管理層。欠條的使用使用范圍欠條僅用于證明公司與欠款人之間的債權債務關系，不得用于其他非業務相關的用途。使用流程1.在涉及與欠條相關的業務處理時，如款項催收、債務重組、法律訴訟等，相關人員應填寫欠條使用申請表，詳細說明使用目的、使用內容、涉及金額等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對申請表進行審核，確保使用目的合理、合規，涉及金額準確無誤。審核通過后，按照申請表要求提供相應的欠條原件或復印件，并做好登記記錄。4.使用完畢后，相關人員應及時將欠條歸還至財務部門，并在申請表上注明歸還日期。財務部門應對歸還的欠條進行核對，確認無誤后在申請表上簽字確認。欠條的核銷核銷條件1.欠款人已按照欠條約定足額償還欠款。2.經公司與欠款人協商一致，達成債務豁免協議，并取得相關證明文件。3.通過法律訴訟等途徑，法院判決公司勝訴且欠款人已無償還能力，公司已取得法院生效判決書及相關執行終結證明。核銷流程1.業務部門在確認滿足欠條核銷條件后，應填寫欠條核銷申請表，詳細說明欠款人信息、欠條編號、欠款金額、核銷原因等內容。2.申請表經業務部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對申請表進行審核，重點審核核銷原因是否真實、合法，相關證明文件是否齊全、有效。同時，財務部門應核對與該欠條相關的往來賬目，確保賬目清晰、準確。4.財務部門審核通過后，將申請表提交至公司管理層審批。公司管理層應根據實際情況進行審批，并簽署審批意見。5.經公司管理層審批同意后，財務部門對已核銷的欠條進行賬務處理，沖減相應的應收賬款或其他相關科目，并將申請表及相關證明文件作為會計檔案進行歸檔保存。6.在欠條核銷后，如發現因特殊原因需要恢復債權的，應由相關部門提出申請，經公司管理層審批后，按照規定程序進行恢復處理。監督與檢查內部審計公司內部審計部門應定期對欠條管理制度的執行情況進行審計檢查。審計內容包括欠條的開具、保管、使用、核銷等各個環節是否符合公司制度規定，流程是否規范，賬目記錄是否準確等。對于審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。財務檢查財務部門應加強對欠條管理工作的日常檢查和監督。定期對欠條保管情況進行實地盤點，核對欠條數量、金額及相關信息是否與檔案記錄一致。同時，檢查欠條的使用流程是否合規，核銷手續是否完備等。對于發現的問題，應及時督促相關部門進行整改，并向公司管理層匯報。違規處理1.對于違反欠條管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因違反欠條管理制度給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。情節嚴重構成犯罪的，將依法追究其刑