信件機要管理制度一、總則（一）目的為加強公司信件機要管理，確保公司各類信件、機要文件的安全、及時傳遞與有效處理，保障公司信息安全和正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門以及與公司有業務往來的外部單位之間涉及的信件、機要文件的管理。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保信件、機要文件內容不泄露，維護公司商業秘密和敏感信息安全。2.準確性原則：準確登記、傳遞、處理信件和機要文件，保證信息的真實、完整和準確。3.及時性原則：及時收發、傳遞和處理信件、機要文件，避免延誤，確保工作效率。4.責任追究原則：對違反信件機要管理制度的行為進行責任追究，嚴肅處理。二、信件機要管理職責分工（一）綜合管理部1.負責公司信件機要管理工作的統籌規劃、制度制定與監督執行。2.設立專門的信件機要收發崗位，配備專業人員負責信件、機要文件的收發、登記、編號、傳遞、歸檔等工作。3.定期對公司信件機要管理工作進行檢查和評估，及時發現問題并提出改進措施。（二）各部門1.負責本部門信件、機要文件的內部流轉、處理和保管，并指定專人負責與綜合管理部的信件機要工作對接。2.嚴格按照公司信件機要管理制度要求，做好本部門相關文件的保密工作，防止信息泄露。3.配合綜合管理部做好信件機要管理的各項工作，及時反饋工作中存在的問題和建議。三、信件收發管理（一）收信管理1.信件接收公司信件機要收發人員應每日定時接收各類信件，包括但不限于紙質信件、快遞包裹、電子郵件等。對收到的信件進行初步檢查，查看信件是否有破損、變形、水漬等情況，如有異常應及時記錄并拍照留存。2.信件登記對接收的信件進行詳細登記，登記內容包括信件來源（發件人姓名、單位、地址）、信件主題、信件類型（普通信件、機要文件、急件等）、接收日期、編號等。對于機要文件，需嚴格按照機要文件的登記要求進行詳細登記，包括文件密級、份數、編號等信息。3.信件分類根據信件內容和性質，將信件分為普通信件、機要文件、內部文件、外部文件等類別。對于緊急信件，應單獨標注并優先處理。（二）發信管理1.信件起草與審核各部門如需發送信件，應指定專人負責起草，確保信件內容準確、規范、清晰。信件起草完成后，由部門負責人進行審核，審核內容包括信件內容是否符合公司政策和規定、表述是否準確、格式是否規范等。對于涉及重要事項、敏感信息或需公司領導審批的信件，應經相關領導審核簽字后方可發送。2.信件編號與登記審核通過的信件，由綜合管理部信件機要收發人員進行編號，并在發信登記本上詳細記錄發信日期、發件部門、發件人、信件主題、收件人姓名、單位、地址、信件類型、編號等信息。對于機要文件，需按照機要文件的編號規則進行編號，并嚴格登記文件密級、份數等信息。3.信件封裝與投遞信件機要收發人員按照信件登記信息進行封裝，確保信件封裝牢固、完整，防止信件在傳遞過程中丟失或損壞。對于普通信件，可通過公司內部郵件系統、快遞等方式進行投遞；對于機要文件，應按照機要文件的傳遞要求，通過機要交通、專人送達等方式進行傳遞，確保文件安全、及時送達。在信件投遞后，及時將投遞憑證或快遞單號等信息進行記錄，并留存備份。四、機要文件管理（一）機要文件的界定機要文件是指涉及公司商業秘密、重要決策、敏感信息等，需要嚴格保密和控制傳遞范圍的文件。包括但不限于公司戰略規劃、財務報表、合同協議、技術資料、人事檔案等。（二）機要文件的收發1.機要文件的接收機要文件應由專人負責接收，接收時需嚴格核對文件的密級、份數、編號等信息，確保文件的準確性和完整性。接收人員應在機要文件接收登記表上詳細記錄文件來源、接收日期、文件名稱、密級、份數、編號等信息，并簽字確認。2.機要文件的發送機要文件的發送應嚴格按照公司規定的審批流程進行，經相關領導審批簽字后方可發送。發送機要文件時，應選擇安全可靠的傳遞方式，如機要交通、專人送達等，并確保文件在傳遞過程中的安全。發送人員應在機要文件發送登記表上詳細記錄文件去向、發送日期、文件名稱、密級、份數、編號等信息，并簽字確認。（三）機要文件的傳閱與處理1.機要文件的傳閱機要文件應按照規定的傳閱范圍進行傳閱，傳閱人員應在機要文件傳閱登記表上簽字確認，注明傳閱日期。傳閱過程中，傳閱人員應妥善保管機要文件，不得擅自擴大傳閱范圍、復印、摘抄或轉借他人。如遇機要文件傳閱過程中出現緊急情況或需要相關人員及時處理的事項，傳閱人員應及時向綜合管理部反饋，并按照公司相關規定進行處理。2.機要文件的處理傳閱完畢的機要文件，應由傳閱人員及時將文件退回綜合管理部，綜合管理部負責對文件進行整理、歸檔。對于需要辦理的機要文件，承辦部門應按照文件要求及時辦理，并將辦理結果反饋給綜合管理部。如需對機要文件進行銷毀，應按照公司規定的銷毀流程進行，確保文件徹底銷毀，防止信息泄露。（四）機要文件的保管1.機要文件的存儲機要文件應存儲在專門的機要室或保險柜中，確保存儲環境安全、保密。機要室內應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保機要文件的安全。2.機要文件的借閱因工作需要借閱機要文件的，應填寫機要文件借閱申請表，經部門負責人和綜合管理部負責人審批簽字后方可借閱。借閱人員應在規定的時間內歸還借閱的機要文件，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。借閱人員在借閱期間應妥善保管機要文件，不得擅自復印、摘抄、轉借他人或泄露文件內容。五、信件機要的保密管理（一）保密措施1.對涉及信件機要管理的工作人員進行保密培訓，提高其保密意識和業務水平。2.在信件機要收發、傳遞、處理等過程中，嚴格遵守保密規定，采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞、密封包裝等。3.對信件機要處理場所進行嚴格管理，限制無關人員進入，確保場所安全保密。（二）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守信件機要保密制度，對知悉的公司信件、機要文件內容承擔保密責任。2.對于違反保密制度，導致公司信件、機要文件內容泄露的行為，將依法追究相關人員的責任，情節嚴重的將追究法律責任。六、信件機要的歸檔與查詢管理（一）歸檔管理1.信件機要收發人員應定期對公司收到和發出的信件、機要文件進行整理、歸檔，確保文件資料的完整和有序。2.歸檔文件應按照類別、年度、月份等進行分類存放，并建立相應的檔案目錄，便于查詢和檢索。3.歸檔文件應妥善保管，保存期限按照國家法律法規和公司相關規定執行。（二）查詢管理1.因工作需要查詢信件、機要文件的，應填寫文件查詢申請表，注明查詢內容、查詢目的、查詢范圍等信息。2.經綜合管理部負責人審批同意后，方可進行查詢。查詢人員應在指定的地點進行查詢，并在查詢登記表上簽字確認。3.查詢過程中，查詢人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復印或摘抄相關文件，應經綜合管理部負責人批準，并按照規定進行登記。七、監督與檢查（一）內部監督1.綜合管理部定期對公司信件機要管理工作進行內部檢查，檢查內容包括信件機要收發登記情況、文件傳遞處理情況、保密制度執行情況、檔案歸檔管理情況等。2.對檢查中發現的問題及時進行整改，并對相關責任人進行批評教育或責任追究。（二）外部審計1.公司定期接受外部審計機構對信件機要管理工作的審計，配合審計機構做好相關資料的提供和解釋工作。2.根據審計意見和建議，及時完善信件機要管理制度，加強管理工作。八、責任追究（一）責任界定1.因違反信件機要管理制度，導致公司信件、機要文件丟失、損壞、泄露或延誤傳遞的，相關責任人應承擔相應的責任。2.責任界定應根據事件的具體情況，綜合考慮責任人的主觀過錯、行為后果等因素進行確定。（二）責任追究方式1.對于違