信函催收管理制度一、總則1.目的為規范公司信函催收工作流程，加強應收賬款管理，降低壞賬風險，保障公司資金安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及應收賬款信函催收的業務活動，包括但不限于銷售部門與客戶簽訂的各類銷售合同所產生的應收賬款。3.職責分工銷售部門：負責應收賬款的前期管理，包括客戶信用評估、合同簽訂、發貨跟蹤等工作，并及時將應收賬款信息反饋給財務部門。同時，負責對逾期應收賬款進行初步分析，確定信函催收的對象、金額及期限，并撰寫催收信函初稿。財務部門：負責應收賬款的日常監控與統計分析，定期向銷售部門提供應收賬款賬齡分析表等相關數據，協助銷售部門制定催收策略。負責審核催收信函內容，確保信函的準確性和合規性，并根據催收結果進行賬務處理。法務部門：為信函催收工作提供法律支持，審查催收信函的法律風險，對重大或復雜的應收賬款催收事項提供法律意見和建議，協助處理可能涉及的法律糾紛。行政部門：負責催收信函的打印、封裝、郵寄等工作，確保信函能夠準確、及時地送達客戶手中。同時，負責對信函催收過程中涉及的各類文件、資料進行歸檔管理。二、信函催收流程1.逾期賬款確認財務部門應定期（至少每月一次）對公司的應收賬款進行清查核對，編制應收賬款賬齡分析表，及時發現逾期賬款。對于逾期超過[X]天的賬款，應立即通知銷售部門。銷售部門收到財務部門通知后，對逾期賬款進行詳細調查，了解客戶逾期原因，評估客戶還款能力和還款意愿，并填寫《逾期賬款情況調查表》。2.催收信函起草根據《逾期賬款情況調查表》的結果，銷售部門負責起草催收信函。催收信函應明確表達公司對應收賬款的立場和要求，包括賬款金額、逾期期限、逾期利息計算方式等，并告知客戶如不及時還款可能面臨的后果。催收信函內容應語言簡潔、措辭恰當、邏輯清晰，避免使用威脅性或侮辱性語言。信函中應注明公司的聯系方式，以便客戶能夠及時與公司溝通。銷售部門起草完成后，將催收信函初稿提交給財務部門和法務部門審核。3.審核與修改財務部門負責審核催收信函中的賬款金額、逾期利息計算等財務數據的準確性，確保信函內容與公司財務記錄一致。同時，審核信函中提及的收款要求是否符合公司相關政策和法律法規。法務部門負責審查催收信函的法律風險，重點關注信函內容是否存在法律瑕疵，是否可能引發法律糾紛。對于涉及重大法律問題的催收信函，法務部門應出具書面法律意見。根據財務部門和法務部門的審核意見，銷售部門對催收信函進行修改完善，確保信函內容準確無誤、合法合規。4.信函發送經審核通過的催收信函由行政部門負責打印、封裝，并按照客戶提供的地址或公司留存的有效聯系方式進行郵寄。郵寄方式應選擇具有可查詢記錄的快遞服務，如EMS、順豐等，并妥善保存快遞單號。行政部門在信函寄出后，應及時將快遞單號反饋給銷售部門和財務部門，以便跟蹤信函送達情況。5.跟蹤與反饋銷售部門負責跟蹤催收信函的送達情況，如發現信函被退回或客戶未收到，應及時與行政部門溝通，重新安排郵寄或采取其他送達方式。在信函發出后的[X]個工作日內，銷售部門應與客戶取得聯系，了解客戶對催收信函的反饋意見和還款計劃。對于客戶提出的合理疑問或困難，銷售部門應及時給予解答和協助，并將溝通情況記錄在《催收信函跟蹤記錄表》中。根據與客戶的溝通情況，銷售部門判斷客戶還款意愿和還款能力是否發生變化。如客戶表示有還款意愿但暫時無法全額還款，銷售部門應與客戶協商制定分期還款計劃，并將相關情況及時反饋給財務部門。如客戶還款意愿不強或拒絕還款，銷售部門應及時調整催收策略，并向財務部門和法務部門匯報。6.升級催收措施對于經過首次信函催收后仍未還款的客戶，銷售部門應在逾期賬款逾期超過[X]天再次起草催收信函，加強催收力度。此次催收信函應強調逾期賬款對客戶信用記錄的影響以及公司將采取進一步措施的決心。如客戶在第二次信函催收后仍未還款，銷售部門應與法務部門溝通，考慮采取法律訴訟等更嚴厲的催收措施。在決定采取法律行動前，法務部門應對案件進行全面評估，確保訴訟的可行性和勝訴幾率。在整個催收過程中，銷售部門應保持與財務部門的密切溝通，及時了解應收賬款的回收情況，并根據實際情況調整催收策略。財務部門應根據催收結果及時進行賬務處理，準確反映應收賬款的變動情況。三、信函催收記錄與檔案管理1.記錄要求銷售部門應建立完善的信函催收記錄檔案，對每一筆逾期賬款的催收過程進行詳細記錄。記錄內容應包括客戶基本信息、應收賬款金額、逾期期限、催收信函內容、發送時間、送達情況、客戶反饋意見、還款計劃以及采取的催收措施等。催收信函的往來文件、快遞單據、客戶回復函件等相關資料也應一并納入記錄檔案，確保記錄的完整性和真實性。記錄檔案應按照時間順序進行編號管理，便于查詢和追溯。2.檔案管理行政部門負責信函催收記錄檔案的集中管理，定期對檔案進行整理、歸檔和保管。檔案應存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的準確性和完整性。如發現檔案存在問題或缺失，應及時查明原因并進行補充或更正。信函催收記錄檔案的保存期限為自應收賬款結清之日起[X]年。保存期滿后，經公司相關領導批準，可按照公司檔案管理制度進行銷毀。四、績效考核與獎懲1.績效考核指標為激勵銷售部門積極開展信函催收工作，提高應收賬款回收率，公司將信函催收工作納入銷售部門績效考核體系。績效考核指標主要包括應收賬款回收率、逾期賬款占比、壞賬率等。應收賬款回收率=（本期實際收回的逾期賬款金額÷本期逾期賬款總額）×100%逾期賬款占比=（期末逾期賬款余額÷期末應收賬款總額）×100%壞賬率=（本期實際發生的壞賬金額÷本期應收賬款總額）×100%2.獎勵措施對于在信函催收工作中表現突出的銷售團隊或個人，公司將給予相應的獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。如銷售團隊在一個考核周期內應收賬款回收率達到[X]%以上，且逾期賬款占比控制在[X]%以內，公司將給予該團隊[X]元的獎金，并在全公司范圍內進行通報表揚。對于個人，如通過積極有效的信函催收工作成功收回大額逾期賬款，為公司挽回重大損失，公司將根據其貢獻大小給予[X]元至[X]元不等的獎金，并優先考慮晉升等職業發展機會。3.懲罰措施如銷售部門在信函催收工作中未達到績效考核指標要求，公司將視情節輕重給予相應的懲罰。懲罰方式包括但不限于扣減績效獎金、警告、降職等。如銷售團隊在一個考核周期內逾期賬款占比超過[X]%，且應收賬款回收率低于[X]%，公司將扣減該團隊當月績效獎金的[X]%，并對團隊負責人進行警告談話。對于因個人工作失誤或催收不力導致逾期賬款未能及時收回，給公司造成經濟損失的員工，公司將根據損失金額大小給予相應的經濟處罰，并視情節嚴重程度給予降職、辭退等處理。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對應收賬款信函催收工作進行審計監督，檢查催收流程是否合規、催收記錄是否完整、催收措施是否有效等。對于審計過程中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查與評估財務部門和銷售部門應定期（至少每季度一次）對信函催收工作進行總結分析，評估催收效果，查找存在的問題和不足，并制定改進措施。同時，應將信函催收工作情況向公司管理層匯報，為公司決策提供參考依據。3.客戶反饋監督公司設立客戶反饋渠道，鼓勵客戶對信函催收工作提出意