信封外協管理制度一、總則（一）目的為加強公司信封外協管理，規范信封外協工作流程，確保信封供應的質量、及時性和成本效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有信封外協業務，包括但不限于信封的設計、印刷、采購、驗收等環節。（三）基本原則1.質量第一原則：確保外協信封符合公司業務需求和相關質量標準。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制信封外協成本。3.合作共贏原則：與外協供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系。4.規范流程原則：明確各環節工作流程和職責，確保工作有序進行。二、職責分工（一）采購部門1.負責尋找、篩選和評估信封外協供應商，建立供應商檔案。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務。3.根據公司需求下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保按時交貨。4.負責與供應商溝通協調，處理采購過程中的問題和糾紛。（二）行政部門1.提出信封的規格、樣式、數量等需求，并與采購部門溝通確認。2.協助采購部門進行供應商評估和選擇。3.參與信封的驗收工作，確保符合公司使用要求。（三）質量控制部門1.制定信封質量檢驗標準和驗收流程。2.對到貨信封進行抽檢或全檢，確保質量合格。3.對不合格信封提出處理意見，跟蹤整改情況。（四）財務部門1.審核采購合同和付款申請，確保資金支付合規。2.負責核算信封采購成本，進行成本分析和控制。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選標準具有合法經營資質，信譽良好，無不良記錄。具備生產信封所需的設備、技術和人員，生產能力滿足公司需求。產品質量符合國家相關標準和公司要求，能提供質量合格證明文件。價格合理，具有成本優勢，能提供詳細的報價清單。售后服務良好，能及時響應公司需求，處理質量問題和退換貨等事宜。2.供應商選擇流程采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。向潛在供應商發送詢價函，要求其提供公司簡介、產品目錄、報價單等資料。采購部門會同行政、質量控制等部門對潛在供應商進行實地考察或樣品評估。根據考察和評估結果，綜合考慮各方面因素，選定合格供應商，并報公司領導審批。（二）供應商評估與考核1.定期評估采購部門每年對供應商進行一次全面評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。質量控制部門提供產品質量評估報告，行政部門反饋交貨期和服務情況，財務部門提供成本分析數據。根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。2.動態考核在日常合作過程中，采購部門對供應商的表現進行動態考核，如出現質量問題、交貨延遲、服務不到位等情況，及時記錄并反饋給供應商。對于考核不合格的供應商，采購部門發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門有權暫停或終止合作。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施對于優秀供應商，公司給予一定的獎勵，如增加訂單份額、提供優先付款等優惠政策。定期組織供應商交流活動，分享合作經驗，增進雙方了解和信任。2.約束措施在采購合同中明確違約責任，對供應商的違約行為進行約束。建立供應商黑名單制度，對于嚴重違約的供應商，禁止其再次參與公司外協業務。四、采購管理（一）采購計劃制定1.行政部門根據公司業務發展和實際需求，定期（每月/每季度）制定信封需求計劃，明確信封的規格、樣式、數量等信息，并提交給采購部門。2.采購部門結合庫存情況和供應商生產周期，對行政部門提交的需求計劃進行審核和調整，制定采購計劃。（二）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判，達成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利義務、違約責任、爭議解決方式等內容，確保合同合法有效。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給行政、質量控制、財務等相關部門。（三）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同和采購計劃，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、產品規格、數量、交貨日期、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。（四）采購成本控制1.采購部門在采購過程中應充分進行市場調研，與供應商進行價格談判，爭取最優采購價格。2.財務部門協助采購部門進行成本核算和分析，定期對采購成本進行監控和評估，提出成本控制建議。3.在保證質量的前提下，鼓勵采購部門通過優化采購批量、選擇合適的運輸方式等措施降低采購成本。五、質量控制（一）質量標準制定1.質量控制部門根據國家相關標準和公司實際需求，制定信封質量檢驗標準，明確外觀、尺寸、材質、印刷質量等方面的要求。2.質量檢驗標準應書面化，并及時傳達給采購部門、供應商和驗收人員。（二）進貨檢驗1.信封到貨后，采購部門應及時通知質量控制部門進行驗收。2.質量控制部門按照制定的質量檢驗標準對到貨信封進行抽檢或全檢，填寫檢驗記錄。3.對于檢驗合格的信封，質量控制部門出具檢驗合格報告，采購部門辦理入庫手續；對于檢驗不合格的信封，質量控制部門出具不合格報告，采購部門負責與供應商溝通協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（三）過程質量監控1.在信封生產過程中，質量控制部門可根據需要對供應商進行不定期的現場檢查，監督其生產過程是否符合質量要求。2.要求供應商提供生產過程中的質量控制記錄，如原材料檢驗報告、生產工序檢驗記錄等，以便質量控制部門進行審核和追溯。（四）質量問題處理1.對于驗收過程中發現的質量問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求其在規定時間內采取整改措施。2.供應商整改完成后，質量控制部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于因質量問題給公司造成損失的，公司有權按照采購合同的約定要求供應商承擔相應的賠償責任。六、交貨管理（一）交貨期確認1.采購部門在與供應商簽訂采購合同時，應明確交貨日期，并要求供應商提供詳細的生產計劃和進度安排。2.采購部門根據供應商提供的信息，定期跟蹤訂單執行進度，及時掌握交貨動態。如發現可能影響交貨期的問題，應提前與供應商溝通協調，采取措施確保按時交貨。（二）交貨驗收1.信封到貨前，采購部門應提前通知行政部門和質量控制部門做好驗收準備。2.交貨時，供應商應提供送貨清單，注明產品規格、數量、交貨日期等信息。3.驗收人員按照質量檢驗標準和送貨清單對到貨信封進行驗收，檢查外觀、數量、規格等是否符合要求。驗收合格后，辦理簽收手續；驗收不合格的，按照質量問題處理流程進行處理。（三）交貨延遲處理1.如供應商未能按時交貨，采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲原因，并要求其給出預計交貨時間。2.對于因供應商原因導致的交貨延遲，采購部門應根據合同約定追究其違約責任。如延遲交貨對公司業務造成重大影響的，采購部門有權暫停或終止合作，并要求供應商賠償相應損失。3.采購部門應及時將交貨延遲情況反饋給行政部門，以便行政部門調整工作安排，減少對公司業務的影響。七、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商提供的發票和送貨清單后，核對無誤后填寫付款申請單，注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息。2.付款申請單應附上采購合同副本、驗收合格報告、發票等相關資料，提交給財務部門審核。（二）付款審核1.財務部門收到付款申請單后，按照公司財務制度和采購合同約定對申請資料進行審核。2.審核內容包括發票真實性、金額準確性、付款條款合規性等。如發現問題，財務部門應及時與采購部門溝通核實，并要求供應商進行整改。3.財務部門審核通過后，將付款申請單提交給公司領導審批。（三）付款執行1.公司領導審批通過后，財務部門按照審批意見安排付款。2.付款方式可根據采購合同約定選擇銀行轉賬、支票等方式進行支付。3.財務部門在付款后，應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應商等信息，以便進行財務核算和跟蹤管理。八、檔案管理（一）供應商檔案1.采購部門負責建立供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、產品目錄、報價單、采購合同、質量評估報告、考核記錄等。2.供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（二）采購合同檔案1.采購部門負責保管采購合同檔案，合同檔案應包括采購合同正本、副本、補充協議、變更記錄等。2.采購合同檔案應按照合同編號進行分類存放，便于查詢和管理。（三）質量檢驗檔案1.質量控制部門負責建立質量檢驗檔案，檔案內容包括質量檢驗標準、檢驗記錄、檢驗報告、不合格處理記錄等。2.質量檢驗檔案應按照時間順序進行整理歸檔，保存期限應符合公司檔案管理規定。（四）付款