信息數據管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息數據管理，保障信息數據的準確性、完整性、安全性和保密性，提高公司運營效率，依據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的合作伙伴，涉及公司各類信息數據的收集、存儲、使用、傳輸、共享、刪除等管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：信息數據管理活動必須遵守國家法律法規，不得侵犯他人合法權益。2.準確性原則：確保信息數據的真實、準確，避免虛假或錯誤信息對公司決策和運營造成不良影響。3.完整性原則：保證信息數據的全面性，不遺漏重要信息，以滿足公司業務需求。4.安全性原則：采取有效措施保護信息數據的安全，防止數據泄露、篡改、丟失等情況發生。5.保密性原則：對涉及公司商業秘密、敏感信息等嚴格保密，限制訪問權限。二、信息數據分類與分級（一）信息數據分類1.客戶信息：包括客戶基本資料、交易記錄、溝通信息等。2.業務數據：如銷售數據、采購數據、生產數據、庫存數據等。3.財務數據：財務報表、賬目明細、預算數據等。4.員工信息：個人資料、考勤記錄、績效評估、薪酬信息等。5.行政數據：公司文件、規章制度、會議記錄、辦公資源信息等。6.技術數據：研發資料、技術文檔、系統數據等。（二）信息數據分級根據信息數據的敏感程度和影響范圍，將其分為以下三級：1.絕密級：涉及公司核心商業秘密、重大戰略決策、法律法規規定需嚴格保密的信息，如未公開的產品配方、關鍵技術資料、重要合同協議等。2.機密級：對公司運營有重要影響，泄露后可能導致公司利益受損的信息，如客戶關鍵信息、財務數據中的敏感部分、部分技術研發進展等。3.秘密級：一般性的公司信息，泄露后可能對公司造成一定影響，但影響程度相對較小，如普通業務數據、行政文件等。三、信息數據管理職責（一）公司管理層1.負責審批信息數據管理相關政策、制度和重大決策。2.提供信息數據管理所需的資源支持，確保管理工作的有效開展。（二）信息數據管理部門1.制定和完善信息數據管理制度、流程和標準。2.負責公司信息數據的統一管理，包括數據的收集、整理、存儲、維護、備份等。3.監控信息數據的安全狀況，及時發現并處理安全隱患。4.組織開展信息數據的分析和挖掘工作，為公司決策提供數據支持。（三）各業務部門1.負責本部門信息數據的收集、整理和初步審核，確保數據的準確性和完整性。2.按照公司信息數據管理規定，規范使用和共享本部門的數據。3.配合信息數據管理部門做好數據安全防護工作，發現問題及時報告。（四）員工個人1.遵守公司信息數據管理制度，妥善保管個人賬號和密碼。2.按照工作要求準確提供和維護個人相關信息數據。3.不得擅自泄露、篡改或刪除公司信息數據。四、信息數據收集與錄入（一）收集原則1.明確收集目的，確保收集的數據與公司業務需求相關。2.遵循合法、正當、必要的原則，避免過度收集個人信息。（二）收集渠道1.通過業務系統自動采集，如銷售系統、財務系統等。2.員工手工錄入，如在辦公軟件中填寫相關信息。3.與合作伙伴、客戶等進行數據交換獲取。（三）錄入要求1.錄入人員應認真核對數據，確保準確無誤后錄入系統。2.對于必填項，必須完整錄入，不得遺漏。3.錄入的數據應保持一致性和連貫性，避免出現重復或矛盾信息。五、信息數據存儲與維護（一）存儲方式1.根據數據類型和重要性，選擇合適的存儲介質和存儲設備，如服務器、硬盤陣列、云存儲等。2.對不同級別的信息數據采用不同的存儲策略，確保數據安全。（二）存儲安全1.建立數據存儲安全防護機制，設置訪問權限，防止未經授權的訪問。2.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，數據存儲穩定。（三）數據維護1.信息數據管理部門定期對數據進行清理和更新，刪除過期或無效數據。2.及時處理數據變更請求，確保數據的實時性和準確性。3.對數據的維護操作進行記錄，以便追溯和審計。六、信息數據使用與共享（一）使用規范1.員工只能在授權范圍內使用信息數據，不得超出權限訪問和使用。2.使用數據時應遵循公司業務流程和規定，確保數據用于正當目的。3.禁止利用公司信息數據從事任何違法違規或損害公司利益的活動。（二）共享流程1.部門之間如需共享信息數據，應填寫《信息數據共享申請表》，說明共享目的、共享數據內容、接收部門等信息。2.申請表經申請部門負責人審批后，提交信息數據管理部門審核。3.信息數據管理部門審核通過后，根據數據的敏感程度確定共享方式和權限，并通知申請部門和接收部門。4.接收部門應按照規定使用共享的數據，并對數據的安全負責。（三）外部共享1.與外部合作伙伴共享信息數據時，必須簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。2.嚴格控制外部共享的數據范圍和共享期限，確保公司信息數據安全。3.定期對外部共享數據的使用情況進行評估和監督。七、信息數據安全管理（一）安全策略1.制定信息數據安全策略，明確安全目標、安全措施和應急處理流程。2.采用防火墻、入侵檢測系統、加密技術等手段，保障信息數據網絡安全。（二）賬號管理1.為員工分配唯一的賬號，并定期更換密碼。2.員工離職或崗位變動時，及時注銷或調整其賬號權限。（三）數據備份與恢復1.定期對重要信息數據進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置。2.制定數據恢復計劃，定期進行演練，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。（四）安全審計1.建立信息數據安全審計機制，對數據訪問、操作等行為進行記錄和審計。2.定期對安全審計結果進行分析，發現問題及時整改。八、信息數據保密管理（一）保密措施1.對絕密級信息數據實行專人專管，嚴格限制訪問范圍。2.在存儲、傳輸和使用過程中，對機密級和秘密級信息數據進行加密處理。3.對涉及保密信息數據的場所、設備等采取相應的保密措施，如設置門禁、加密存儲設備等。（二）保密協議1.與員工簽訂保密協議，明確員工在信息數據保密方面的責任和義務。2.對于接觸公司機密信息數據的外部人員，如合作伙伴、供應商等，簽訂保密協議或在合作協議中約定保密條款。（三）保密培訓1.定期組織員工參加信息數據保密培訓，提高員工的保密意識和技能。2.在新員工入職時，進行保密教育，使其了解公司保密制度和要求。九、信息數據銷毀管理（一）銷毀原則1.對于已失去使用價值或超過保存期限的信息數據，應及時進行銷毀。2.銷毀過程應確保數據無法恢復，防止數據泄露。（二）銷毀方式1.根據數據存儲介質的不同，選擇合適的銷毀方式，如粉碎硬盤、刪除電子數據、焚燒紙質文件等。2.對于重要信息數據的銷毀，應進行現場監督，并記錄銷毀過程。（三）銷毀記錄1.建立信息數據銷毀記錄臺賬，記錄銷毀的數據名稱、存儲介質、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.銷毀記錄應保存一定期限，以備審計和查詢。十、監督與檢查（一）內部監督1.信息數據管理部門定期對公司信息數據管理情況進行自查，發現問題及時整改。2.公司內部審計部門定期對信息數據管理進行審計，檢查制度執行情況和數據安全狀況。（二）外部檢查1.配合國家有關部門的監督檢查，如實提供相關信息數據和資料。2.根據外部監管要求，及時調整和完善公司信息數據管理制度。十一、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權訪問、使用、共享或泄露公司信息數據。2.擅自篡改、刪除信息數據。3.違反信息數據保密規定，導致信息數據泄露。4.未按照規定進行數據備份或數據恢