信息核驗管理制度一、總則（一）目的為規范公司信息核驗工作，確保公司所掌握的各類信息真實、準確、完整，保障公司運營安全，維護公司及員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員及勞務派遣人員等，同時適用于公司在業務開展過程中涉及的各類合作伙伴、供應商、客戶等相關方信息的核驗管理。（三）基本原則1.真實性原則：信息核驗工作應確保所獲取的信息與實際情況相符，不得虛假、偽造。2.準確性原則：對信息的記錄、整理和分析應準確無誤，避免因信息誤差導致決策失誤或其他不良后果。3.完整性原則：全面收集和核驗各類相關信息，確保信息涵蓋必要的要素，不存在重要信息缺失。4.及時性原則：及時進行信息核驗，確保信息的時效性，以便為公司決策和業務開展提供及時有效的支持。二、信息核驗的內容及范圍（一）員工信息1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式（手機號碼、電子郵箱等）、家庭住址等。2.教育背景：學歷層次、畢業院校、所學專業、入學時間、畢業時間等。3.工作經歷：以往工作單位名稱、職位、工作起止時間、工作職責及業績等。4.資格證書：專業資格證書、技能證書、語言能力證書等相關證書信息。5.健康狀況：入職體檢報告、重大疾病史等健康相關信息（如有需要）。6.其他信息：如競業禁止協議、保密協議等相關承諾及協議信息。（二）合作伙伴及供應商信息1.公司基本信息：公司名稱、注冊地址、法定代表人、注冊資本、經營范圍、營業執照注冊號、稅務登記號、組織機構代碼證號等。2.經營狀況：近年度財務報表（資產負債表、利潤表、現金流量表等）、經營業績、市場份額、行業排名等。3.信用記錄：在國家企業信用信息公示系統、中國執行信息公開網等相關信用平臺的信用狀況，是否存在違法違規記錄、失信行為等。4.資質證書：相關行業資質證書、生產許可證、產品認證證書等。5.人員信息：主要管理人員及技術人員的基本情況、從業經驗等。6.聯系方式：聯系人姓名、職務、手機號碼、電子郵箱、聯系地址等。（三）客戶信息1.基本信息：客戶姓名或公司名稱、聯系方式（手機號碼、電子郵箱、固定電話等）、地址、行業類型等。2.信用狀況：客戶的信用評級、信用額度、付款記錄等信用相關信息（如有合作往來）。3.需求信息：客戶需求的產品或服務類型、數量、預算、特殊要求等。4.交易記錄：與公司的過往交易明細，包括交易時間、金額、產品或服務內容等。三、信息核驗的流程（一）入職信息核驗1.員工填寫：員工入職時，需填寫《員工信息登記表》，如實提供個人基本信息、教育背景、工作經歷等相關內容，并簽字確認信息真實準確。2.部門初審：員工所在部門負責人對員工填寫的信息進行初步審核，重點核實信息的完整性和與崗位要求的匹配性，如有疑問及時與員工溝通確認。3.人事復核：人力資源部門收到部門初審通過的員工信息后，進行全面復核。通過多種渠道對員工提供的信息進行核驗，包括但不限于：學歷驗證：通過學信網等官方渠道查詢學歷證書的真實性和有效性。身份驗證：通過公安系統等渠道核實身份證號碼的真實性。工作經歷核實：向員工以往工作單位的人力資源部門或相關負責人進行電話核實或發函核實工作經歷的真實性。證書核實：對員工提供的資格證書、技能證書等通過官方網站、發證機構等進行核實。4.背景調查（如有需要）：對于重要崗位或有特殊要求的崗位，根據公司規定或崗位說明書要求，進行背景調查。背景調查可委托專業的第三方調查機構進行，調查內容包括但不限于工作經歷真實性、工作表現、違法違紀記錄等。5.結果反饋：經核驗或調查后，如發現信息存在虛假或不符合要求的情況，人力資源部門及時與員工溝通，要求員工做出書面說明或補充提供真實有效的信息。如員工無法提供合理說明或拒不改正，公司有權按照相關規定解除勞動合同。核驗通過的信息作為員工檔案的一部分進行存檔。（二）合作伙伴及供應商信息核驗1.信息收集：在與合作伙伴及供應商建立合作關系前，業務部門負責收集對方的基本信息、經營狀況、信用記錄等相關資料，并填寫《合作伙伴及供應商信息登記表》。2.初步審核：業務部門對收集到的信息進行初步審核，確保信息的完整性和基本合規性。對于存在疑問的信息，及時與對方溝通核實。3.信用評估：風險管理部門或相關職能部門根據收集到的信息，對合作伙伴及供應商進行信用評估。評估內容包括信用狀況、經營能力、財務狀況、行業口碑等方面。可參考第三方信用評級機構的報告，結合公司內部的評估標準，確定合作伙伴及供應商的信用等級。4.審批決策：根據信用評估結果，由業務部門提出合作建議，報公司管理層審批。對于信用等級較低或存在風險的合作伙伴及供應商，需謹慎決策，必要時要求對方提供額外的擔保或采取其他風險防控措施。5.定期復查：合作期間，定期對合作伙伴及供應商的信息進行復查，關注其經營狀況、信用記錄等變化情況。如發現信息發生重大變更或出現不良情況，及時調整合作策略或終止合作關系。（三）客戶信息核驗1.信息收集：在與客戶建立業務關系過程中，業務人員負責收集客戶的基本信息、信用狀況、需求信息等，并填寫《客戶信息登記表》。2.風險評估：根據客戶的行業類型、規模、信用狀況等因素，對客戶進行風險評估。對于高風險客戶，采取相應的風險防控措施，如要求預付款、控制信用額度、加強交易監控等。3.動態更新：在與客戶合作過程中，及時更新客戶信息，關注客戶需求變化、信用狀況變化等情況。如客戶信息發生重要變更，要求客戶及時提供最新信息，并進行核驗和記錄。4.交易監控：對客戶的交易行為進行監控，如發現異常交易或存在逾期付款等情況，及時與客戶溝通，核實原因，并采取相應的催收措施或調整合作策略。四、信息核驗的方法（一）文件核實1.要求提供相關證明文件的原件或復印件，并與原件進行核對，確保文件的真實性和有效性。如學歷證書、身份證、營業執照、資質證書等。2.對證明文件的格式、印章、簽字等進行仔細核對，查看是否符合相關規定和標準。（二）網絡查詢1.通過官方網站、政府部門網站、行業協會網站等渠道，查詢相關信息的真實性。如通過學信網查詢學歷信息，通過國家企業信用信息公示系統查詢企業信用信息等。2.利用搜索引擎等工具，對相關主體進行搜索，查看是否存在負面信息或其他異常情況。（三）電話核實1.直接與信息提供方或相關機構進行電話溝通，核實信息的真實性。如向員工以往工作單位的人力資源部門核實工作經歷，向發證機構核實證書的真實性等。2.在電話溝通中，注意核實對方身份，記錄溝通內容，并要求對方提供相關證明或說明。（四）實地考察1.對于重要的合作伙伴或供應商，如有必要可進行實地考察。實地考察內容包括公司辦公場所、生產設施、人員狀況、經營狀況等方面。2.通過實地考察，直觀了解對方的實際情況，驗證所提供信息的真實性和可靠性。（五）第三方調查1.委托專業的第三方調查機構進行背景調查、信用調查等。第三方調查機構具有專業的調查團隊和豐富的調查經驗，能夠提供更全面、準確的調查結果。2.在選擇第三方調查機構時，要確保其具備合法資質和良好的信譽，并與其簽訂保密協議，保護公司及相關方的信息安全。五、信息安全與保密（一）信息安全管理1.公司建立完善的信息安全管理制度，采取必要的技術措施和管理措施，保障信息核驗過程中涉及的各類信息的安全。2.對信息核驗所使用的系統、工具、設備等進行定期維護和檢查，確保其正常運行，防止信息泄露、丟失或被篡改。3.加強對員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識，規范員工在信息核驗過程中的操作行為，防止因員工疏忽或違規操作導致信息安全事故。（二）保密措施1.參與信息核驗工作的人員應嚴格遵守公司的保密制度，對在工作過程中獲取的各類信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.對涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息的核驗工作，應采取專人負責、專項管理的方式，確保信息安全。3.在信息存儲、傳輸、使用等環節，采取加密、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。如對重要信息進行加密存儲，限制對敏感信息的訪問權限等。4.與第三方調查機構等合作時，簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務，確保第三方在信息核驗過程中妥善保管公司提供的信息。六、責任追究（一）員工責任1.員工如提供虛假信息或故意隱瞞重要信息，公司有權解除勞動合同，并要求員工承擔由此給公司造成的一切損失。2.因員工疏忽或不當操作導致信息核驗不準確或出現信息安全事故的，視情節輕重給予相應的紀律處分，如警告、罰款、降職、辭退等；如給公司造成損失的，應承擔賠償責任。（二）管理人員責任1.部門負責人對本部門員工信息核驗工作負有管理責任。如因部門負責人審核不嚴、監督不力導致本部門員工信息核驗出現問題的，給予部門負責人相應的批評教育或紀律處分。2.各級管理人員在信息核驗管理工作中，如存在玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊等行為，導致公司利益受損的，依法依規追究其責任，包括但不限于經濟賠償責任、行政處分直至法律責任。（三）合作方責任1.合作伙伴及供應商如提供虛假信息或違反合作協議約定，公司有權終止合作關系，并要求對方承擔由此給公司造成的損失。2.對于因合作方原因導致信息核驗出現問題或給公司帶來風險的，合作方應承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。七、監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部門定期對公司員工信息核驗工作進行內部檢查，檢查內容包括信息核驗流程的執行情況、信息準確性、檔案完整性等方面。2.風險管理部門或相關職能部門對合作伙伴及供應商信息核驗工作進行監督，確保信用評估準確、合作決策合理、風險防控措施有效。3.內部審計部門不定期對信息核驗管理制度的執行情況進行審計，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況