農險檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強農險檔案室的科學管理，確保農險檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部與農險業務相關的各類檔案資料的管理，包括但不限于承保檔案、理賠檔案、風險評估檔案、客戶信息檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：農險檔案由檔案室集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性和準確性原則：檔案內容必須真實反映農險業務的實際情況，數據準確無誤。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善農險檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統一管理農險檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.對各部門的檔案管理工作進行指導和監督。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門農險檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務，及時準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案管理工作進行總結和匯報，提出改進建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.承保業務檔案：包括投保單、保險單、批單、繳費憑證、風險評估報告等。2.理賠業務檔案：包括出險通知書、查勘報告、定損清單、理賠計算書、賠付憑證等。3.客戶信息檔案：包括客戶基本資料、聯系方式、保險歷史記錄等。4.風險評估檔案：包括風險評估報告、風險地圖、風險監測數據等。5.其他與農險業務相關的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.檔案形成部門應在業務辦理完畢后的規定時間內，將檔案資料移交檔案室。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照農險業務的類別和檔案的性質，將檔案分為承保檔案、理賠檔案、客戶信息檔案、風險評估檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規則，如按照年份、業務類別、順序號等進行編制。3.編目：對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應按照檔案整理的要求，對收集到的檔案資料進行認真核對和整理，確保檔案的質量。2.整理好的檔案應及時歸檔，按照類別和編號順序上架存放。3.歸檔的檔案應編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案存放，一份由檔案室留存。（二）保管期限1.農險檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：包括涉及公司重大權益、具有長期歷史價值或法律依據的檔案，如公司章程、重要合同協議、財務審計報告等。3.長期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如承保業務檔案、理賠業務檔案等。4.短期保管的檔案：保管期限為10年以下的檔案，如一般性的文件資料、臨時性的業務記錄等。（三）保管措施1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱農險檔案。2.外部單位因法律法規要求或業務合作需要查閱農險檔案。（二）利用流程1.內部查閱查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容和查閱期限等。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。檔案室對申請表進行審核，審核通過后，為查閱人提供檔案查閱服務。查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.外部查閱外部單位查閱農險檔案，應提前向公司提出書面申請，并說明查閱目的、查閱內容和查閱期限等。申請經公司分管領導批準后，檔案室與外部單位簽訂《檔案查閱保密協議》。外部查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。檔案室應對外部查閱情況進行記錄，并存檔備查。（三）利用限制1.涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經公司授權，不得查閱和利用。2.檔案查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案查閱人如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案室同意，并按照規定辦理相關手續。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確保檔案的價值得到充分評估。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、業務部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內容，了解檔案的形成背景、業務過程和歷史價值。2.參考檔案的保管期限規定，判斷檔案是否已到保管期限。3.征求業務部門和相關人員的意見，了解檔案的現實利用價值。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并由專人負責監銷。4.監銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期和方式。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立農險檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理和信息共享。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查詢、借閱和利用。3.加強檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、存儲等管理。2.系統建設：開發或選用適合農險檔案管理的信息系統，實現檔案的錄入、查詢、借閱、統計等功能。3.數據維護：定期對檔案管理信息系統中的數據進行備份和維護，確保數據的安全和完整。4.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理流程1.檔案掃描：按照檔案整理的要求，對紙質檔案進行掃描，生成電子圖像。掃描分辨率應符合檔案管理的要求，確保圖像清晰可讀。2.數據錄入：將掃描后的電子檔案圖像進行識別和轉換，錄入檔案管理信息系統中。錄入的數據應準確無誤，與紙質檔案內容一致。3.審核上架：對錄入系統的檔案數據進行審核，審核通過后，將電子檔案存儲到相應的數據庫中，并按照編號順序上架存放。4.查詢利用：檔案利用者通過檔案管理信息系統查詢所需檔案，系統根據權限提供相應的檔案信息。如需借閱紙質檔案，按照檔案利用流程辦理借閱手續。八、監督與檢查（一）監督檢查職責1.公司內部審計部門負責對農險檔案室管理制度的執行情況進行監督檢查。2.檔案室負責對各部門的檔案管理工作進行日常監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環節。2.檔案管理人員的崗位職責履行情況。3.檔案的安全保密情況，包括檔案的存儲環境、訪問控制、數據備份等。（三）問題整改1.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要