印刷廠資料管理制度一、總則（一）目的為加強印刷廠資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于印刷廠內(nèi)所有與生產(chǎn)、經(jīng)營、管理相關(guān)的資料，包括但不限于文件、圖紙、訂單、客戶資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：資料管理實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲、保管和發(fā)放。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.方便使用原則：在保證資料安全保密的前提下，要方便員工查閱和使用資料，提高工作效率。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.文件類：包括公司文件、部門文件、通知、通報、報告等。2.生產(chǎn)類：包括生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表等。3.質(zhì)量類：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備類：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。5.客戶類：包括客戶信息、訂單、合同、往來信函等。6.財務(wù)類：包括財務(wù)報表、發(fā)票、收據(jù)、費用報銷單等。7.人事類：包括員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。8.其他類：不屬于以上分類的其他資料。（二）資料編號1.編號規(guī)則：資料編號采用[分類代碼]+[順序號]的形式，分類代碼采用兩位數(shù)字表示，順序號采用四位數(shù)字表示。2.分類代碼：文件類：01生產(chǎn)類：02質(zhì)量類：03設(shè)備類：04客戶類：05財務(wù)類：06人事類：07其他類：083.編號示例：生產(chǎn)類的第123份資料編號為020123。三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門：負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，定期對收集到的資料進(jìn)行整理和歸檔。（二）收集范圍1.上級文件：包括政府部門、行業(yè)協(xié)會等下發(fā)的文件。2.內(nèi)部文件：包括公司制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。3.生產(chǎn)資料：包括生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表等。4.質(zhì)量資料：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄等。5.設(shè)備資料：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄等。6.客戶資料：包括客戶信息、訂單、合同、往來信函等。7.財務(wù)資料：包括財務(wù)報表、發(fā)票、收據(jù)、費用報銷單等。8.人事資料：包括員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。9.其他資料：不屬于以上范圍的其他資料。（三）整理要求1.分類整理：按照資料分類進(jìn)行整理，同類資料放在一起。2.編號標(biāo)注：在資料上標(biāo)注編號，便于查找和管理。3.資料裝訂：對紙張較多的資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。4.電子文檔整理：對電子文檔進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾和文件名，便于查找和使用。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的資料檔案室，配備檔案柜、書架等存儲設(shè)備，對紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放。2.電子資料：存儲在服務(wù)器或硬盤等存儲設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾和文件名，進(jìn)行分類存儲。（二）保管職責(zé)1.資料檔案室：負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，確保資料的安全和完整。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)資料的保管工作，定期對資料進(jìn)行檢查和盤點。（三）保管要求1.防火防盜：資料檔案室要配備防火、防盜設(shè)施，確保資料的安全。2.防潮防蟲：資料檔案室要保持干燥、通風(fēng)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀。3.定期盤點：定期對資料進(jìn)行盤點，確保資料的數(shù)量和質(zhì)量與記錄相符。4.備份存儲：對重要的電子資料要進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部員工：因工作需要可借閱相關(guān)資料，但需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料檔案室借閱。2.外部人員：因業(yè)務(wù)往來需要借閱資料的，需填寫借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料檔案室借閱。（二）借閱流程1.填寫申請表：借閱人填寫借閱申請表，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交資料檔案室。3.借閱登記：資料檔案室對借閱申請表進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.資料發(fā)放：資料檔案室根據(jù)借閱申請表發(fā)放資料，并要求借閱人簽字確認(rèn)。5.歸還資料：借閱人在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，資料檔案室對歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）使用要求1.不得涂改：借閱人不得對借閱的資料進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。2.不得轉(zhuǎn)借：借閱人不得將借閱的資料轉(zhuǎn)借他人。3.按時歸還：借閱人要按時歸還資料，如需延期歸還，需提前辦理延期手續(xù)。六、資料的銷毀（一）銷毀范圍1.過期資料：超過保存期限的資料。2.作廢資料：已經(jīng)失效或不再使用的資料。3.涉密資料：因保密原因需要銷毀的資料。（二）銷毀流程1.提出申請：由資料使用部門或保管部門提出銷毀申請，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交資料檔案室。3.銷毀實施：資料檔案室組織專人對申請銷毀的資料進(jìn)行銷毀，銷毀過程要進(jìn)行記錄。4.監(jiān)督檢查：公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門對資料銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作的合規(guī)性。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)資料：采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子資料：采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲設(shè)備進(jìn)行物理銷毀。七、資料的保密管理（一）保密范圍1.商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、客戶信息等。2.敏感信息：包括公司的財務(wù)狀況、人事信息、戰(zhàn)略規(guī)劃等。3.其他保密信息：不屬于以上范圍的其他保密信息。（二）保密措施1.人員管理：對涉及保密資料的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.物理隔離：對保密資料的存儲場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.技術(shù)防護(hù)：采用加密、備份等技術(shù)手段，確保保密資料的安全。4.制度約束：建立健全保密制度，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）保密監(jiān)督1.定期檢查：定期對保密資料的存儲、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理：對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、資料管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)1.提高管理效率：通過信息化手段，實現(xiàn)資料的快速收集、整理、存儲、查詢和使用，提高資料管理效率。2.加強安全保密：利用信息化技術(shù)，對資料進(jìn)行加密、備份等處理，加強資料的安全保密。3.實現(xiàn)資源共享：建立資料共享平臺，實現(xiàn)資料的共享和協(xié)同工作，提高工作效率。（二）信息化措施1.建立資料管理系統(tǒng)：開發(fā)或引進(jìn)資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的信息化管理。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)資料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.系統(tǒng)培訓(xùn)：對員工進(jìn)行資料管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，使