定額備用金管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司定額備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及定額備用金使用的各部門及員工。（三）定義定額備用金是指公司按照一定標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)先核定并撥付給相關(guān)部門或員工，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的臨時性、小額支出的資金。二、備用金的核定與申請（一）備用金核定原則1.根據(jù)各部門或崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)及實(shí)際需求，合理確定備用金額度。2.備用金額度應(yīng)與業(yè)務(wù)規(guī)模、支出頻率等相匹配。（二）備用金申請流程1.部門或員工根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《定額備用金申請表》，詳細(xì)說明申請備用金的用途、金額及預(yù)計使用期限。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。3.審核通過后，申請表報至財務(wù)部門，財務(wù)部門對申請金額、用途等進(jìn)行復(fù)核。4.經(jīng)財務(wù)部門復(fù)核無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批通過后，財務(wù)部門按照核定的額度撥付備用金至申請人指定賬戶。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：員工因公務(wù)出差所需的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.辦公用品采購：日常辦公所需的文具、紙張、耗材等小額支出。3.市內(nèi)零星業(yè)務(wù)支出：如市內(nèi)短途交通費(fèi)、小額業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時性小額支出。（二）使用要求1.備用金必須專款專用，不得挪作他用。2.支出應(yīng)取得合法、有效的票據(jù)，并及時報銷。3.對于不符合規(guī)定的支出，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求責(zé)任人自行承擔(dān)費(fèi)用。（三）報銷流程1.經(jīng)辦人在完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，并填寫《費(fèi)用報銷單》。2.將《費(fèi)用報銷單》及原始票據(jù)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)業(yè)務(wù)真實(shí)性及費(fèi)用合理性，并簽署意見。3.審核通過后，報至財務(wù)部門進(jìn)行報銷審核。財務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核票據(jù)的合法性、合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性等。4.財務(wù)部門審核無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷付款，同時沖減備用金。四、備用金的管理與監(jiān)督（一）管理職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)備用金的核定、撥付、核算及監(jiān)督管理。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門備用金的使用管理及監(jiān)督，確保備用金合理使用。3.公司審計部門負(fù)責(zé)定期對備用金的使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督。（二）定期盤點(diǎn)1.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)周期為[具體盤點(diǎn)周期，如月度、季度等]，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報告。3.如發(fā)現(xiàn)備用金短缺或盈余，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（三）監(jiān)督檢查1.公司審計部門不定期對備用金的使用情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查備用金的使用是否符合規(guī)定、報銷是否及時、手續(xù)是否完備等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.對于違反備用金管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。五、備用金的續(xù)期與調(diào)整（一）續(xù)期1.備用金使用期限屆滿前，如因業(yè)務(wù)需要仍需繼續(xù)使用備用金，申請人應(yīng)提前[X]個工作日填寫《備用金續(xù)期申請表》，說明續(xù)期原因、金額及預(yù)計使用期限。2.按照備用金申請流程進(jìn)行審批，審批通過后，財務(wù)部門辦理續(xù)期手續(xù)。（二）調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)變化等原因，需要調(diào)整備用金額度，部門或員工應(yīng)填寫《備用金額度調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整理由及調(diào)整后的額度。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財務(wù)部門進(jìn)行備用金額度調(diào)整。六、備用金的收回與注銷（一）收回1.備用金使用完畢或不再需要使用時，申請人應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，并將剩余備用金交回財務(wù)部門。2.如未能及時交回，財務(wù)部門將從申請人工資或其他應(yīng)付款項中扣回。（二）注銷1.備用金收回后，財務(wù)部門在備用金臺賬中進(jìn)行注銷登記。2.涉及備用金的相關(guān)賬戶、卡片等也應(yīng)及時進(jìn)行注銷處理。七、處罰規(guī)定（一）挪用備用金1.對于挪用備用金的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即責(zé)令其歸還挪用款項，并按照挪用金額的[X%]給予處罰。2.情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）違規(guī)報銷1.對于提供虛假票據(jù)、虛報費(fèi)用等違規(guī)報銷行為，不予報銷，并追回已報銷款項。2.視情節(jié)輕重，對責(zé)任人給予警告、罰款、降職等處罰。（三）逾期未還1.備用金使用期限屆滿后，未能按時交回剩余備用金的，按照逾期金額的[X%]每日收取逾期費(fèi)用。2.連續(xù)逾期超過[X]個工作