檔案歸集及管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于查找和利用。3.保密安全原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保檔案信息不泄露，同時采取必要的安全措施，防止檔案損壞、丟失。4.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索速度，為公司各項工作提供高效便捷的檔案服務。檔案管理職責綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立健全公司檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理和信息化共享。4.定期對公司檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.配合公司內部各部門及外部相關單位查詢、借閱檔案，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責具體實施。2.各部門應按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案移交至綜合管理部門，并確保檔案的完整性和準確性。3.在日常工作中，各部門應妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改或轉借他人。如需查閱、借閱檔案，應按照規定辦理相關手續。檔案歸集檔案收集范圍1.行政文件類：公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職手續、薪酬福利記錄、績效考核材料、培訓記錄等。3.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務合同類：采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。5.項目文檔類：項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結、項目文檔等。6.技術資料類：產品設計圖紙、工藝文件、技術標準、技術研發報告、測試報告等。7.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。8.其他檔案類：會議紀要、活動記錄、榮譽證書、證照等。檔案收集時間1.行政文件類：文件發布或處理完畢后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。2.人事檔案類：員工入職或離職手續辦理完畢后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。3.財務檔案類：會計年度結束后[X]個月內移交至綜合管理部門。4.業務合同類：合同簽訂或履行完畢后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。5.項目文檔類：項目結束后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。6.技術資料類：資料形成或更新后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。7.市場營銷類：資料形成或活動結束后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。8.其他檔案類：檔案形成后[X]個工作日內移交至綜合管理部門。檔案收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作的順利進行。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規范。3.對于電子檔案，應確保其存儲格式符合公司規定，并進行備份保存。4.檔案收集責任人應認真填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、形成時間、保管期限等信息，并簽字確認。檔案整理整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和紙質檔案查詢。分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機構分類法：按照公司內部機構設置進行分類，不同機構形成的檔案分別整理。3.問題分類法：根據檔案內容所反映的問題進行分類，如行政、人事、財務等。整理步驟1.裝訂：對紙張規格不一致、破損的文件進行修整、裱糊或折疊，使其大小一致，然后按照一定順序進行裝訂。2.編頁號：在每份文件的右上角或右下角用鉛筆編寫頁號，以便統計頁數和查找。3.編目：填寫卷內文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等信息。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號、年度、機構（問題）、保管期限等信息。檔案歸檔歸檔范圍已收集整理完畢的各類檔案均應按照規定進行歸檔。歸檔時間各部門應按照檔案收集時間要求及時移交檔案，綜合管理部門應在收到檔案后的[X]個工作日內完成歸檔工作。歸檔程序1.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質量。2.核對無誤后，將檔案按照分類要求放入相應的檔案柜或檔案盒中，并在檔案管理系統中進行登記。3.建立檔案索引目錄，便于快速查找和利用。檔案保管保管場所公司設立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種期限。保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.定期對檔案室進行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室。檔案借閱借閱范圍公司內部員工因工作需要可借閱公司檔案。外部單位因業務往來需要查閱公司檔案的，須經公司分管領導批準。借閱程序1.填寫申請表：借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱目的、歸還日期等信息。2.審批：申請表經部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。涉及重要檔案或機密檔案的借閱，還需經公司分管領導批準。3.借閱登記：綜合管理部門檔案管理人員根據審批后的申請表，辦理檔案借閱登記手續，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.檔案交付：檔案管理人員按照申請表所列內容，將檔案交付給借閱人，并提醒借閱人妥善保管，按時歸還。借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續借手續。2.重要檔案或機密檔案的借閱期限根據具體情況確定，最長不得超過[X]個工作日。借閱歸還1.借閱人應按時歸還檔案，如需延期歸還，應提前向綜合管理部門提出申請。2.歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數量、完整性，檢查檔案有無損壞、涂改等情況。如發現問題，應及時查明原因，并要求借閱人做出說明或承擔相應責任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在借閱登記冊上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。檔案利用利用方式1.查閱：檔案管理人員根據借閱人的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：按照本制度規定的借閱程序，將檔案借給借閱人使用。3.出具證明：根據公司實際情況，為需要出具檔案證明的單位或個人提供相關檔案復印件，并加蓋公司檔案專用章。利用流程1.申請：利用人向綜合管理部門提出檔案利用申請，填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、所需檔案名稱及內容等。2.審批：申請表經部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。重大利用需求需經公司分管領導批準。3.提供服務：綜合管理部門檔案管理人員根據審批結果，按照規定的利用方式為利用人提供檔案服務，并做好相關記錄。檔案鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。鑒定標準1.根據檔案的保管期限和價值，結合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定檔案價值時，主要考慮檔案對公司歷史查考、工作研究、經驗總結、權益維護等方面的作用。鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行集中鑒定，逐件審查檔案內容，確定其保存價值。2.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對已無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、數量、形成時間、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀審批表》經部門負責人、綜合管理部門負責人、公司分管領導簽字同意后，方可進行銷毀。銷毀方式檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等。檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，并做好記錄。記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等，記錄人應簽字確認。檔案統計統計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數量、種類、保管期限等信息。統計方法綜合管理部門檔案管理人員應每月對檔案管理情況進行統計，填寫《檔案管理月報表》，并在季度末和年末進行匯總統計，形成《檔案管理季度報表》