檔案與安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案與安全管理工作，確保公司檔案的完整性、安全性以及公司運營的安全有序，保障公司和員工的合法權益，依據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工及公司運營涉及的各類場所、設施設備、信息系統等相關檔案與安全管理工作。（三）基本原則1.檔案管理原則真實性原則：檔案內容應如實反映公司各項業務活動的實際情況。完整性原則：涵蓋公司運營全過程產生的各類文件、資料、記錄等，確保無遺漏。保密性原則：嚴格限制檔案的查閱、使用范圍，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管。規范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等操作應遵循統一規范，便于查詢與利用。2.安全管理原則預防為主原則：通過建立健全各項安全管理制度和防范措施，預防安全事故的發生。全面管理原則：涵蓋公司各個層面、各個環節的安全管理工作，包括人員安全、財產安全、信息安全等。責任明確原則：明確各部門、各崗位在安全管理工作中的職責，確保安全工作事事有人管。持續改進原則：定期對安全管理工作進行評估，不斷完善安全管理制度和措施，提高安全管理水平。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會議決議、董事會決議等；公司行政公文、通知、報告、請示等；公司證照、資質證書等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續文件、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利檔案、獎懲記錄等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、財務預算與決算文件等。4.業務檔案：公司各類業務項目的合同、協議、招投標文件、項目計劃、執行記錄、驗收報告等。5.技術檔案：公司研發項目的技術文檔、設計圖紙、工藝文件、技術標準、專利證書等。6.其他檔案：公司宣傳資料、活動記錄、客戶資料、供應商資料、會議紀要等不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.檔案收集人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行初步整理，剔除重復、過時、無效的文件，并對文件進行分類、編號、裝訂。3.在整理過程中，應確保檔案資料的真實性、完整性，對字跡模糊、破損、缺失的文件進行修復或補充。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時移交公司檔案室進行歸檔。移交時，雙方應辦理交接手續，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數量、日期等信息。2.檔案室應按照檔案分類方案，對歸檔檔案進行科學排列和存放，便于查找和利用。同時，應建立檔案目錄索引，記錄檔案的存放位置、編號、名稱等信息。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。涉及公司機密的檔案，查閱申請人還需經公司保密管理部門或主管領導審批。2.查閱要求查閱人員應在檔案室指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案室管理人員同意，并登記復印或摘錄的內容、用途。查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、撕毀等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續。3.借閱權限因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的用途、歸還時間等信息。經所在部門負責人、檔案室負責人及公司主管領導審批后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[規定期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。4.借閱要求借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應承擔相應的賠償責任。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，逾期未還的，檔案室有權催還，并視情節輕重給予相應的處罰。（五）檔案保密1.公司應建立檔案保密制度，明確檔案保密責任，對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案進行嚴格保密。2.檔案室應采取必要的保密措施，如安裝防盜門窗、監控設備，配備防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全存儲。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自向無關人員透露檔案內容。在檔案查閱、借閱過程中，應監督查閱、借閱人員的行為，防止檔案信息泄露。4.對違反檔案保密制度的行為，公司將依法依規追究相關人員的責任。（六）檔案保管期限與銷毀1.保管期限公司檔案的保管期限根據國家法律法規及公司實際情況確定，分為永久保管、定期保管兩種。定期保管的期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。具體檔案的保管期限參照《公司檔案保管期限表》執行。2.銷毀程序檔案保管期滿后，由檔案室提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀審批表，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息。經所在部門負責人、檔案室負責人、公司財務部門審核、公司主管領導審批后，方可進行銷毀。檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。三、安全管理（一）人員安全1.入職安全培訓新員工入職時，公司應組織開展安全培訓，培訓內容包括公司安全規章制度、安全操作規程、應急處理措施等。培訓結束后，應進行考核，考核合格后方可上崗。未經安全培訓或考核不合格的員工，不得從事相關工作。2.日常安全教育各部門應定期組織員工進行安全教育，強化員工的安全意識，提高員工的安全技能。安全教育可采取集中培訓、現場講解、案例分析等多種形式。公司應鼓勵員工積極參與安全管理工作，對發現安全隱患或提出安全合理化建議的員工給予表彰和獎勵。3.勞動保護公司應為員工提供必要的勞動保護用品，如安全帽、安全鞋、防護手套、護目鏡等，并監督員工正確佩戴和使用。對從事危險作業的員工，公司應按照國家規定為其購買工傷保險，并提供相應的職業健康檢查和防護措施。（二）財產安全1.辦公場所安全公司應確保辦公場所的安全，配備必要的消防設施、防盜設施、監控設備等，并定期進行檢查維護，確保其正常運行。辦公場所應保持通道暢通，不得堆放雜物，嚴禁在辦公場所內吸煙和使用明火。如需動火作業，應辦理動火審批手續，并采取相應的防火措施。2.設備設施安全公司應建立設備設施管理制度，對各類設備設施進行登記、編號、定期維護保養和安全檢查。設備設施操作人員應經過專業培訓，熟悉設備設施的操作規程，嚴格按照操作規程進行操作。設備設施出現故障時，應及時報修，嚴禁設備設施帶故障運行。3.物資財產安全公司應加強物資財產的管理，建立物資財產臺賬，定期進行盤點清查，確保物資財產的賬實相符。物資財產的采購、驗收、保管、發放等環節應嚴格按照公司相關制度執行，防止物資財產被盜、被挪用、損壞等情況發生。（三）信息安全1.信息系統安全公司應建立信息系統安全管理制度，加強信息系統的安全防護，防止信息系統受到攻擊、病毒感染、數據泄露等安全事件。信息系統應設置合理的用戶權限，對不同用戶授予不同的操作權限，嚴禁越權操作。同時，應定期修改用戶密碼，確保密碼的安全性。公司應定期對信息系統進行備份，備份數據應存儲在安全的位置，并定期進行恢復測試，確保數據的可恢復性。2.網絡安全公司應加強網絡安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。員工應遵守公司網絡使用規定，不得在公司網絡上從事與工作無關的活動，如瀏覽非法網站、下載盜版軟件等。嚴禁將公司內部網絡接入外部不安全網絡。3.數據安全公司應建立數據安全管理制度，對重要數據進行加密存儲和傳輸，防止數據被竊取或篡改。對涉及公司機密的數據，應嚴格限制訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理。同時，應定期對數據進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置。（四）安全檢查與隱患排查1.定期安全檢查公司應定期組織開展安全檢查，檢查內容包括人員安全、財產安全、信息安全等方面。安全檢查可分為日常檢查、專項檢查、季節性檢查、節假日檢查等。安全檢查應制定詳細的檢查計劃，明確檢查人員、檢查內容、檢查標準、檢查時間等信息。檢查人員應認真填寫安全檢查表，對發現的問題及時記錄，并提出整改意見。2.隱患排查治理對安全檢查和隱患排查中發現的安全隱患，應建立隱患臺賬，明確隱患的名稱、位置、類型、責任人、整改期限等信息。隱患整改責任人應按照整改措施要求，及時進行整改，確保隱患得到消除。整改完成后，應進行復查，復查合格后，方可銷號。對重大安全隱患，公司應立即采取臨時防范措施，并及時向上級主管部門報告，同時制定詳細的整改方案，明確整改責任人和整改期限，確保隱患得到徹底整改。（五）應急預案與演練1.應急預案制定公司應根據實際情況，制定各類安全應急預案，如火災應急預案、地震應急預案、信息安全應急預案等。應急預案應包括應急組織機構及職責、應急響應程序、應急處置措施、應急資源保障等內容。應急預案應定期進行修訂完善，確保其科學性、實用性和可操作性。2.應急演練公司應定期組織開展應急演練，演練內容應包括火災逃生、地震避險、信息系統應急處置等。應急演練可采取桌面演練、實戰演練等多種形式。通過應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高員工的應急反應能力和應急處置技能，確保在突發事件發生時能夠迅速、有效地進行應對。四、監督與考核（一）監督機制1.公司設立檔案與安全管理監督小組，負責對公司檔案與安全管理工作進行監督檢查。監督小組由公司相關部門負責人及員工代表組成。2.監督小組應定期對公司檔案與安全管理工作進行檢查，檢查內容包括檔案管理的各個環節、安全管理制度的執行情況、安全措施的落實情況等。3.對監督檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.公司將檔案與安全管理工作納入部門和員工績效考核體系，對檔案與安全管理工作成績突出