檔案分組級管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案分組級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.分類分級原則：根據檔案的來源、時間、內容和形式等特征，對檔案進行分類分級管理，便于查找和利用。3.保管期限原則：根據檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、定期（長期、短期）保管。4.便捷高效原則：建立科學合理的檔案管理流程和方法，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等各類公司正式文件。2.行政事務：涵蓋公司行政辦公會議紀要、工作計劃、總結、規章制度、大事記、證照管理、印章管理、辦公用品采購與管理等相關文件資料。3.資質榮譽：公司獲得的各類資質證書、榮譽證書、獎杯、獎牌等文件及實物資料。（二）人事檔案1.員工入職檔案：包含員工簡歷、應聘登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、離職證明、體檢報告等入職相關資料。2.員工培訓檔案：記錄員工參加各類內部培訓、外部培訓的培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績等資料。3.績效考核檔案：員工各階段績效考核表、績效評估報告、績效面談記錄等相關文件。4.員工獎懲檔案：員工受到的獎勵、表彰文件及處罰、處分決定等資料。5.勞動合同檔案：員工勞動合同文本、續簽合同文本、解除或終止勞動合同相關文件等。（三）財務檔案1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經濟業務發生和完成情況的書面證明。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等各類賬簿，用于全面、系統、連續地記錄公司財務狀況和經營成果。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等定期財務報表，以及其他專項財務報表。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、稅務發票管理等相關資料。5.財務預算與決算：公司年度財務預算報告、決算報告及相關分析資料。（四）業務檔案1.市場營銷：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同、訂單等文件。2.生產管理：生產計劃、生產工藝文件、質量檢驗報告、設備維護記錄、生產統計報表等資料。3.研發創新：研發項目立項報告、研發過程記錄、技術成果報告、專利申請文件等相關資料。4.采購供應：采購合同、供應商資料、采購訂單、物資入庫單、驗收報告等文件。5.物流管理：運輸合同、倉儲記錄、貨物配送清單、物流費用結算等資料。（五）其他檔案1.項目檔案：針對公司各類專項項目形成的項目立項文件、項目進度報告、項目驗收報告等相關資料。2.會議檔案：公司各類會議的會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、會議決議等文件。3.審計檔案：內部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿、審計整改記錄等資料。4.法律檔案：合同審查意見書、法律糾紛處理文件、訴訟文書、法律培訓資料等。5.其他臨時性檔案：因特殊工作或事件產生的臨時性文件資料，根據其性質和內容歸入相應類別或單獨設立類別進行管理。三、檔案分級（一）一級檔案1.定義：涉及公司核心機密、重大權益、戰略決策以及具有長期保存價值的檔案。2.范圍：公司章程、股東協議、公司戰略規劃、重大投資決策文件等。公司年度財務決算報告、年度審計報告、稅務籌劃方案等重要財務文件。公司與外部簽訂的重大合同、合作協議、知識產權歸屬文件等。公司高級管理人員的人事檔案及重要崗位人員的關鍵績效考核資料。涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等保密文件。（二）二級檔案1.定義：對公司經營管理有重要影響，需要一定期限內重點保管和查閱的檔案。2.范圍：公司年度工作計劃、總結、重要會議紀要等行政文件。公司員工的勞動合同、重要崗位人員的培訓與晉升檔案。公司主要業務板塊的市場調研報告、營銷策劃方案、銷售業績統計資料等。公司生產工藝文件、質量管理體系文件、設備維護檔案等生產管理文件。公司內部審計工作底稿、財務憑證（保存期限內）等財務檔案。（三）三級檔案1.定義：一般性的檔案資料，對公司日常運營有一定參考價值，但保管期限相對較短。2.范圍：公司一般性行政事務文件，如辦公用品采購申請、日常通知等。員工一般性培訓記錄、普通崗位人員的績效考核資料。公司一般性業務往來文件，如普通客戶溝通記錄、一般性采購訂單等。公司一般性會議的會議記錄、日常工作報表等。保管期限較短的財務憑證、稅務申報資料等。四、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.指導各部門檔案管理工作，對各部門檔案管理情況進行監督、檢查和考核。3.負責公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架保管等工作。4.建立健全公司檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.按照規定的保管期限，對檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關記錄。6.負責接待公司內部及外部人員的檔案查閱、借閱工作，按照規定辦理查閱、借閱手續。7.定期對檔案進行統計分析，向上級領導匯報檔案管理工作情況。（二）各部門職責1.負責本部門在工作過程中形成的各類檔案資料的收集、整理、分類和初步保管工作。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受公司綜合管理部門的業務指導。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至公司綜合管理部門統一保管。4.在工作中需要查閱檔案時，按照規定向公司綜合管理部門提出查閱申請，并配合做好查閱工作。5.負責本部門檔案的安全保密工作，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案。五、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案形成部門在文件材料形成后，應按照檔案管理的要求進行整理，定期移交至本部門檔案管理人員。3.對于外出參加會議、培訓、調研等活動帶回的文件資料，相關人員應及時將其交至本部門檔案管理人員進行整理歸檔。4.在業務工作中涉及的合同、協議、文件等資料，應在業務辦結后及時收集歸檔，確保檔案資料的真實性和完整性。（二）整理方法1.分類：按照本制度規定的檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號：對每一類檔案按照一定的順序進行編號，編號應具有唯一性和系統性。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙張破損、幅面過小或過大等不符合要求的檔案資料進行修整、裱糊或折疊，并按照一定的規格進行裝訂，保持檔案的整齊美觀。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息，便于查找和管理。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。3.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行通風換氣，溫濕度應控制在適宜的范圍內（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）。（二）保管期限1.永久保管檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管檔案：定期保管檔案分為長期（保管期限為16年至50年）和短期（保管期限為5年至15年）。具體保管期限根據檔案的重要性和實際情況確定。3.檔案保管期限的起始時間為檔案形成的次年1月1日。（三）檔案清查1.公司綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在檔案清查過程中，如發現檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.對清查結果應進行詳細記錄，并形成檔案清查報告，向上級領導匯報檔案管理情況。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交至公司綜合管理部門。2.公司綜合管理部門檔案管理人員根據申請內容，對檔案進行查找，并在指定地點提供查閱服務。查閱人員應在檔案管理人員的監督下進行查閱，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。3.查閱涉及公司機密、重要信息的檔案時，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度的規定，不得泄露檔案內容。（二）借閱1.公司內部人員因特殊原因需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人、公司綜合管理部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人員應提前向公司綜合管理部門提出申請，經批準后方可延期。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照或傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時將檔案歸還至公司綜合管理部門。4.借閱涉及公司核心機密、重要信息的檔案時，借閱人員應簽署保密承諾書，嚴格遵守公司保密制度，確保檔案安全。（三）外部查閱與借閱1.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司檔案時，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱或借閱的目的、內容、時間等信息。2.外部查閱或借閱申請經公司綜合管理部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。審批通過后，檔案管理人員應按照規定辦理查閱或借閱手續，并在查閱或借閱過程中進行全程監督。3.對于涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案，原則上不予提供查閱或借閱。如因特殊情況需要提供的，必須經公司總經理批準，并與查閱或借閱方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司綜合管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員組成。2.檔案鑒定小組應根據檔案的保存價值和歷史意義，對保管期滿的檔案進行逐一審查，提出存毀意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限，并繼續妥善保管；對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導批準后予以銷毀。（二）銷毀1.經批準銷毀的檔案，應按照規定的程序和方法進行銷毀。檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。2.在檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，并做好銷毀記錄，監銷人員和銷毀人員應在銷毀記錄上簽字確認。3.檔案銷毀記錄應包括檔案名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人員等信息，保存期限與檔案保管期限相同。九、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統公司應建立檔案信息化管理系統，將各類檔案資料進行數字化處理，實現檔案信息的集中存儲、檢索、利用和共享。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將整理好的檔案資料錄入檔案信息化管理系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統中的數據進行更新和維護