測繪院采購管理制度一、總則1.目的為規范測繪院采購管理工作，確保采購活動合法、合規、高效，滿足測繪院生產經營需求，保障測繪項目順利實施，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于測繪院所有采購活動，包括但不限于儀器設備、軟件、辦公用品、耗材、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。效益性原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本最低化，提高資金使用效益。公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，保障測繪工作質量。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立采購管理委員會，由院長擔任主任，分管副院長擔任副主任，成員包括各部門負責人。采購管理委員會負責審議采購預算、采購計劃、重大采購項目等事項，對采購工作進行決策和監督。2.采購執行部門設立采購部，作為采購活動的執行部門，負責具體采購工作的組織實施。采購部職責如下：制定采購管理制度、流程和標準，并組織實施。編制采購預算和采購計劃，報采購管理委員會審批。收集、整理采購需求，進行市場調研，選擇合適的供應商。組織采購談判、招標、詢價等采購活動，簽訂采購合同。負責采購合同的執行、驗收、付款等工作，協調處理采購過程中的問題。建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。3.需求部門各部門作為采購需求部門，負責提出采購需求，配合采購部進行采購工作。具體職責如下：根據本部門業務需求，準確填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等。參與采購談判、技術交流等活動，提供技術支持和專業意見。負責采購物品或服務的驗收工作，對驗收結果負責。三、采購預算與計劃1.采購預算編制采購部應根據測繪院年度生產經營計劃和各部門采購需求，于每年年底前編制下一年度采購預算草案，報采購管理委員會審議。采購預算應明確采購項目、金額、資金來源等內容，確保預算的合理性和準確性。采購預算一經批準，應嚴格執行，不得隨意調整。如遇特殊情況需要調整，應按規定程序報采購管理委員會審批。2.采購計劃制定采購部應根據采購預算和實際工作進度，每月制定采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購方式等。采購計劃應提前與需求部門溝通協調，確保采購計劃與需求部門的工作安排相匹配。對于緊急采購項目，需求部門應及時提出申請，采購部應根據實際情況優先安排采購。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關法律法規和招標程序進行，包括公開招標和邀請招標。公開招標：采購部應在指定媒體上發布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標。邀請招標：采購部應向不少于三家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發出投標邀請書。2.競爭性談判采購對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式。采購部應成立談判小組，與符合資格條件的供應商進行談判。談判小組應由三人以上單數組成，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。談判小組應制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案條款等。談判過程中，談判小組應與供應商進行充分溝通和協商，確保采購項目的質量和價格合理。3.詢價采購對于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購部應向不少于三家供應商發出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格。采購部應根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并與其簽訂采購合同。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購部應與供應商進行協商，簽訂采購合同。五、供應商管理1.供應商選擇采購部應建立供應商選擇標準，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面。采購部應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對供應商進行調查和評估。對于新供應商，采購部應要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、業績證明等相關資料，并進行實地考察。根據供應商評估結果，采購部應建立合格供應商名錄，選擇合格供應商進行采購。2.供應商評價與考核采購部應定期對供應商進行評價和考核，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。采購部應建立供應商評價檔案，記錄供應商的評價結果，并根據評價結果對供應商進行分類管理。對于評價不合格的供應商，采購部應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部應將其從合格供應商名錄中刪除。3.供應商激勵與淘汰采購部應建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先合作等。對于連續兩次評價不合格或出現嚴重質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采購部應將其淘汰，并從合格供應商名錄中刪除。六、采購流程1.采購申請需求部門應根據工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等，并經部門負責人審核簽字后提交采購部。采購申請表應附相關技術文件、圖紙、樣品等資料，以便采購部準確理解采購需求。2.采購審批采購部收到采購申請表后，應進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于金額較小的采購項目，采購部負責人可直接審批；對于金額較大的采購項目，采購部應將采購申請表報采購管理委員會審批。采購管理委員會應根據采購預算、采購計劃等情況，對采購申請表進行審議，并做出審批決定。3.采購實施采購部根據采購審批結果，按照確定的采購方式組織采購活動。對于招標采購項目，采購部應發布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標、定標等工作。對于競爭性談判采購項目，采購部應成立談判小組、制定談判文件、組織談判等工作。對于詢價采購項目，采購部應向供應商發出詢價通知書、收集報價、確定成交供應商等工作。對于單一來源采購項目，采購部應與供應商進行協商、簽訂采購合同等工作。4.合同簽訂采購部應與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。采購合同簽訂后，采購部應將合同副本送需求部門、財務部門等相關部門備案。5.采購驗收采購物品或服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對采購物品或服務的數量、質量、規格等進行檢驗。驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認。驗收報告應包括采購項目名稱、規格、數量、驗收標準、驗收結果等內容。對于驗收不合格的采購物品或服務，需求部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改或退換貨。如供應商拒絕整改或退換貨，需求部門應及時向采購部反饋，采購部應采取相應措施，維護測繪院的合法權益。6.采購付款采購部應根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經部門負責人審核簽字后提交財務部門。財務部門應按照采購合同約定的付款方式和時間，對付款申請單進行審核，并辦理付款手續。對于預付款項，采購部應在簽訂采購合同后，按照合同約定的比例申請預付款，并提供相應的擔保措施。對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，采購部應在收到供應商發票后，按照合同約定的時間申請付款。七、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規風險等。采購部應根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行評估，并確定風險等級。2.風險應對措施針對不同等級的風險，采購部應制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點監控、加強管理等措施；對于中風險，應采取適當的控制措施；對于低風險，應進行定期監測。采購部應加強與供應商的溝通和協調，建立良好的合作關系，降低供應商違約風險。采購部應加強對采購物品或服務的質量檢驗，嚴格按照合同要求進行驗收，降低質量問題風險。采購部應關注市場價格動態，合理選擇采購時機，采取適當的價格談判策略，降低價格波動風險。采購部應加強對國家法律法規和政策的學習，確保采購活動合法合規，降低法律法規風險。八、監督與檢查1.內部監督采購管理委員會應定期對采購工作進行監督檢查，檢查采購制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等。審計部門應定期對采購項目進行審計，檢查采購項目的真實性、合法性、效益性等。紀檢監察部門應加強對