電腦版文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司電腦版文件的管理，確保文件的安全、完整、有效，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用電腦過程中涉及的各類文件管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文件實行集中統一管理，確保文件的規范性和一致性。2.安全保密原則：嚴格保護文件的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。3.便捷高效原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的文件使用和檢索方式，提高工作效率。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司的各類規章制度、通知、報告、會議紀要等。2.業務文件：與公司業務相關的合同、協議、項目文檔、業務報表等。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告等。4.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核文件等。5.技術文件：產品設計圖紙、技術方案、研發報告等。（二）文件編號1.文件編號采用“部門代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼由公司統一規定，如行政部為“XZ”，業務部為“YW”等。3.年份為文件形成的年份，用四位數字表示。4.順序號為該部門當年形成文件的流水號。例如：行政部2023年第10號文件編號為“XZ202310”。三、文件的創建與錄入（一）創建要求1.文件創建應遵循公司的業務流程和規范，確保文件內容準確、完整、清晰。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責創建，并征求相關部門意見。（二）錄入規范1.文件錄入應使用公司統一規定的文字處理軟件，如Word、Excel等。2.錄入內容應排版整齊，格式規范，字體、字號、行距等應符合公司要求。3.文件中的圖表、圖片應清晰、準確，與文字內容緊密相關。四、文件的存儲（一）存儲設備1.公司統一配置文件服務器，用于存儲重要文件。2.員工個人電腦應定期備份重要文件，可使用外部移動硬盤、U盤等存儲設備。（二）存儲路徑1.文件服務器上的文件應按照分類進行存儲，建立清晰的文件夾結構。2.員工個人電腦上的文件應按照“我的文檔+部門+文件類別”的路徑進行存儲。例如：員工張三在業務部，其個人電腦上業務文件的存儲路徑為“我的文檔\業務部\業務文件”。（三）存儲權限1.文件服務器的存儲權限由系統管理員根據文件的重要性和使用范圍進行設置。2.重要文件應設置訪問密碼，只有經過授權的人員才能訪問。五、文件的共享與權限設置（一）共享原則1.文件共享應遵循必要、適度的原則，確保文件在需要的范圍內共享。2.共享文件應設置明確的共享權限，防止文件被不當使用。（二）共享方式1.文件服務器上可設置共享文件夾，供相關人員訪問。2.通過電子郵件、即時通訊工具等方式共享文件時，應確保文件的安全性。（三）權限設置1.共享文件的權限分為只讀、可編輯、可刪除等。2.根據工作需要，為不同人員或部門設置相應的共享文件權限。例如：業務部的項目文檔可設置為業務部成員可編輯，其他部門成員只讀。六、文件的使用與借閱（一）使用規范1.員工應按照規定的權限使用文件，不得擅自更改文件內容。2.使用文件時應注意保護文件的安全，防止文件丟失、損壞。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、歸還時間等。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交文件管理部門審批。3.文件管理部門根據審批意見，辦理文件借閱手續，并將文件借給借閱人。（三）借閱期限1.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.借閱人應在規定的期限內歸還文件，如逾期未還，文件管理部門應及時催還。七、文件的修改與更新（一）修改流程1.文件需要修改時，由文件創建部門或相關部門提出修改申請，填寫《文件修改申請表》。2.《文件修改申請表》應注明修改的原因、內容、修改人等信息。3.《文件修改申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交文件管理部門審批。4.文件管理部門根據審批意見，安排專人進行文件修改，并做好修改記錄。（二）更新通知1.文件修改后，文件管理部門應及時發布文件更新通知，告知相關人員。2.文件更新通知應包括文件名稱、編號、修改內容、生效日期等信息。八、文件的備份與恢復（一）備份要求1.文件服務器應定期進行數據備份，備份頻率為[X]天一次。2.員工個人電腦上的重要文件應每周進行一次備份。3.備份數據應存儲在安全可靠的存儲設備上，并異地存放一份。（二）恢復流程1.當文件出現損壞或丟失時，應及時進行文件恢復。2.文件恢復應按照備份數據的存儲路徑和方式進行操作。3.如備份數據無法滿足恢復需求，應及時查找其他備份或采取其他恢復措施。九、文件的清理與銷毀（一）清理原則1.文件清理應遵循定期清理、分類清理的原則，確保文件存儲的合理性和有效性。2.已失效、無用的文件應及時清理，避免占用過多存儲空間。（二）清理流程1.文件管理部門定期對文件進行清理，列出需要清理的文件清單。2.需要清理的文件清單經相關部門負責人確認后，報公司領導審批。3.文件管理部門根據審批意見，對文件進行清理，并做好清理記錄。（三）銷毀流程1.對于需要銷毀的文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交文件管理部門審批。3.文件管理部門根據審批意見，選擇安全可靠的方式進行文件銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。十、文件的保密管理（一）保密措施1.涉及公司機密的文件應嚴格保密，設置訪問密碼和權限。2.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。3.在使用文件過程中，應注意防止文件在傳輸、存儲過程中被泄露。（二）保密培訓1.公司定期組織員工進行文件保密培訓，提高員工的保密意識。2.新員工入職時，應進行文件保密方面的培訓，使其了解公司的保密制度和要求。十一、監督與考核（一）監督檢查1.文件管理部門定期對公司文件管理情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.公司其他部門應配合文件管理部門的監督檢查工作，提供必要的文件管理信息。（二）考核機制1.將文件管理工作納入員工績效考核體系，對文件管理工作表現優秀的員工給予獎勵。2.對違反文件管理制度的員工，視情節