職工灶采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司職工灶采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購食材的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高職工灶服務水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司職工灶食材及相關用品的采購活動。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購符合食品安全標準、新鮮優(yōu)質(zhì)的食材和用品。2.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受監(jiān)督。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本。4.高效便捷原則：優(yōu)化采購流程，提高采購效率，滿足職工灶供應需求。二、采購組織與職責（一）采購決策小組成立由公司分管領導、行政部門負責人、職工代表等組成的采購決策小組，負責審議采購計劃、供應商選擇、采購合同等重大采購事項。（二）采購執(zhí)行部門行政部門作為采購執(zhí)行部門，負責具體采購工作的組織實施，包括采購計劃制定、供應商聯(lián)系、采購訂單下達、驗收等環(huán)節(jié)。（三）各部門職責1.行政部門負責制定采購計劃，根據(jù)職工灶用餐人數(shù)、菜品需求等因素，合理確定食材及用品的采購數(shù)量和種類。廣泛收集供應商信息，建立供應商檔案，對供應商進行評估和篩選。負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理。組織采購驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，不斷改進采購管理。2.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購款項的支付。對采購成本進行核算和分析，提供財務建議。3.職工代表參與采購決策，代表職工對采購食材的質(zhì)量、價格等方面提出意見和建議。協(xié)助監(jiān)督采購過程，維護職工的合法權(quán)益。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.行政部門應根據(jù)職工灶的用餐人數(shù)、菜品供應計劃、庫存情況等因素，每月制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應提前報采購決策小組審議通過，確保計劃的合理性和可行性。（二）計劃調(diào)整如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，行政部門應及時提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，報采購決策小組批準后執(zhí)行。四、供應商管理（一）供應商選擇1.行政部門應通過多種渠道廣泛收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，建立供應商資源庫。2.對供應商進行評估和篩選，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、配送能力、售后服務等方面。3.選擇至少三家合格的供應商作為候選供應商，并與其進行談判，確定合作條件和價格。4.采購決策小組對候選供應商進行審議，確定最終的合作供應商，并簽訂合作協(xié)議。（二）供應商考核1.行政部門應定期對供應商進行考核，考核周期為每季度一次。考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面。2.建立供應商考核檔案，記錄供應商的考核結(jié)果。對考核不合格的供應商，應及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應終止合作。（三）供應商激勵1.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟睿缭黾硬少徚俊⒀娱L合作期限、頒發(fā)榮譽證書等。2.通過與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同促進職工灶采購管理水平的提高。五、采購流程管理（一）采購申請各部門根據(jù)實際需求，填寫采購申請表，注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容，報行政部門審核。（二）采購審批行政部門對采購申請表進行審核，審核通過后報采購決策小組審批。采購決策小組根據(jù)采購金額和重要性等因素進行審批，審批通過后由行政部門組織采購。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)采購計劃和審批結(jié)果，選擇合適的供應商，下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。2.供應商應按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量將采購物資送達指定地點。3.行政部門應及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商溝通解決。（四）采購驗收1.采購物資到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等方面。2.驗收合格的物資，應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或退貨。3.建立采購驗收記錄檔案，記錄驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等內(nèi)容。（五）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收合格的發(fā)票，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。六、采購風險管理（一）質(zhì)量風險1.加強對供應商的管理和考核，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。2.嚴格執(zhí)行采購驗收制度，對采購物資進行嚴格檢驗，防止不合格物資進入職工灶。3.建立質(zhì)量追溯機制，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時追溯供應商責任，要求其采取整改措施。（二）價格風險1.定期對市場價格進行調(diào)研和分析，掌握價格動態(tài)，合理確定采購價格。2.與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取更優(yōu)惠的采購價格。3.通過招標、詢價等方式，引入競爭機制，降低采購成本。（三）合同風險1.簽訂規(guī)范的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，避免合同糾紛。2.加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時處理合同變更、違約等問題。（四）供應商風險1.對供應商進行全面評估和篩選，降低供應商違約風險。2.與供應商簽訂保密協(xié)議，防止商業(yè)機密泄露。3.建立供應商應急管理機制，如供應商出現(xiàn)突發(fā)情況，能夠及時調(diào)整采購渠道，保證職工灶供應不受影響。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對職工灶采購管理進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況、采購物資的質(zhì)量情況等。2.行政部門應定期對采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）職工監(jiān)督1.鼓勵職工對采購工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或質(zhì)量問題，可向行政部門或采購決策小組反映。2