聯誼會檔案管理制度總則目的為加強聯誼會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在聯誼會各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于聯誼會及其下屬各部門在各項活動中形成的具有保存價值的各類檔案。基本原則1.集中統一管理原則：聯誼會檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映聯誼會的各項活動和工作實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與聯誼會相關的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。檔案管理職責檔案管理部門職責1.制定和完善聯誼會檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統計等工作。3.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，及時銷毀過期或無保存價值的檔案。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好檔案的查詢和利用工作。3.對本部門人員進行檔案管理知識的宣傳和教育，提高檔案意識。檔案形成部門職責1.負責本部門在各項活動中形成檔案的及時整理和歸檔，并確保檔案的真實、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規范檔案的形成和整理工作。3.在檔案形成過程中，做好檔案的積累和保管工作，防止檔案丟失或損壞。檔案的收集與整理收集范圍1.聯誼會組織的各類會議、活動檔案，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。2.聯誼會與外部單位簽訂的合同、協議、合作意向書等文件。3.聯誼會的工作計劃、總結、匯報材料等。4.聯誼會的會員信息檔案，包括會員登記表、會員活動記錄等。5.聯誼會的財務檔案，包括預算、決算、財務報表、審計報告等。6.聯誼會的人事檔案，包括員工入職、離職、考核、晉升等相關材料。7.聯誼會獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。8.其他具有保存價值的文件、資料和實物。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.檔案形成部門應在活動結束或文件辦理完畢后的[X]個工作日內，將檔案移交至檔案管理部門。3.收集的檔案應字跡清晰、內容完整、格式規范，如有破損或褪色應及時修復或復制。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業務活動類、財務類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙張規格不一致或破損的檔案進行整理和裝訂，使其整齊、牢固。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映聯誼會主要職能活動和歷史面貌的，對聯誼會有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是聯誼會在一定時期內具有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為[X]年以下的檔案，主要是聯誼會在較短時間內需要查考利用的檔案。保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應按照類別和保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全。檔案的利用利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.按照規定的程序和手續辦理檔案查閱、借閱手續，確保檔案的安全與完整。3.優先滿足聯誼會內部工作需要，同時根據有關規定，為外部單位或個人提供必要的檔案利用服務。利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據審批意見，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，須辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損或丟失檔案，歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如有問題及時處理。利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、審批意見、歸還日期等信息，以便于跟蹤和管理。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行科學、合理的鑒定。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案專業人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內容和價值，確定保管期限。2.綜合分析法：結合檔案的形成背景、歷史作用、現實需求等因素，綜合判斷檔案的價值。銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組審核、聯誼會領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀清冊》永久保存。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立聯誼會檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為聯誼會各項工作提供及時、準確的檔案支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、錄入，形成電子檔案，并建立相應的索引目錄。2.系統功能開發：開發檔案管理信息系統，具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，包括數據備份、加密、訪問控制、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化管理工作，確保系統的正常運行和數據的安全。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，及時準確地錄入和更新檔案信息。3.定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，確保