規(guī)劃館接待管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范規(guī)劃館接待工作，展現(xiàn)規(guī)劃館良好形象，確保接待工作有序、高效進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃館接待各類來訪團(tuán)體和個(gè)人的活動。（三）原則1.熱情周到原則：以熱情、友好的態(tài)度接待每一位來訪者，提供細(xì)致、周到的服務(wù)，讓來訪者感受到尊重和關(guān)懷。2.規(guī)范有序原則：接待工作流程規(guī)范，各環(huán)節(jié)緊密銜接，確保接待工作有條不紊地進(jìn)行。3.安全保密原則：保障來訪者的人身安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不泄露規(guī)劃館相關(guān)機(jī)密信息。4.勤儉節(jié)約原則：合理安排接待經(jīng)費(fèi)，注重節(jié)約，杜絕鋪張浪費(fèi)。二、接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.來訪單位及人員信息：提前了解來訪單位名稱、來訪人員姓名、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的等基本信息。2.來訪行程安排：明確來訪時(shí)間、參觀時(shí)長、是否有特殊需求等，以便合理安排接待流程。（二）接待方案制定1.根據(jù)收集到的信息，制定詳細(xì)的接待方案，包括接待流程、參觀路線、講解內(nèi)容、陪同人員安排等。2.接待方案應(yīng)根據(jù)來訪對象的特點(diǎn)和需求進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，突出規(guī)劃館特色和亮點(diǎn)。（三）場地準(zhǔn)備1.確保規(guī)劃館各展廳、會議室等場所整潔衛(wèi)生，設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)接待需要，布置展廳展板、擺放宣傳資料等，營造良好的參觀氛圍。（四）人員安排1.講解員：挑選形象良好、業(yè)務(wù)熟練的講解員負(fù)責(zé)講解工作，提前熟悉講解內(nèi)容，確保講解準(zhǔn)確、生動。2.陪同人員：安排熟悉規(guī)劃館情況、溝通能力強(qiáng)的人員作為陪同人員，負(fù)責(zé)與來訪人員溝通協(xié)調(diào)，引導(dǎo)參觀。3.其他服務(wù)人員：根據(jù)需要安排保安、保潔、技術(shù)保障等人員，確保接待工作順利進(jìn)行。（五）物資準(zhǔn)備1.宣傳資料：準(zhǔn)備好規(guī)劃館宣傳冊、折頁、項(xiàng)目介紹等資料，供來訪人員查閱。2.禮品：根據(jù)接待規(guī)格和來訪對象需求，準(zhǔn)備適量的具有規(guī)劃館特色的禮品。3.飲品及水果：在會議室、休息區(qū)等準(zhǔn)備好茶水、咖啡、水果等飲品和食品。三、接待流程（一）迎接1.提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接來訪人員，引導(dǎo)來訪人員乘坐車輛前往規(guī)劃館。2.在規(guī)劃館入口處安排專人迎接，向來訪人員表示歡迎，并介紹陪同人員。（二）簽到1.引導(dǎo)來訪人員在簽到簿上簽到，記錄來訪時(shí)間、單位、人員等信息。2.為來訪人員發(fā)放參觀胸牌、宣傳資料等物品。（三）參觀講解1.講解員按照預(yù)定的參觀路線進(jìn)行講解，介紹規(guī)劃館的基本情況、發(fā)展歷程、規(guī)劃成果等內(nèi)容。2.在講解過程中，注重與來訪人員互動交流，解答來訪人員的疑問。（四）交流座談1.根據(jù)來訪目的，安排在合適的會議室進(jìn)行交流座談。2.準(zhǔn)備好會議資料、投影儀等設(shè)備，由相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹規(guī)劃館的工作情況、重點(diǎn)項(xiàng)目等內(nèi)容，并與來訪人員進(jìn)行深入交流。（五）用餐安排1.根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員數(shù)量，合理安排用餐地點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)。2.在用餐過程中，注意禮儀規(guī)范，營造輕松愉快的氛圍。（六）送別1.參觀結(jié)束后，將來訪人員送至規(guī)劃館門口，感謝來訪人員的參觀，并歡迎再次來訪。2.如有需要，為來訪人員提供返程交通便利，如安排車輛送至車站、機(jī)場等。四、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）接待規(guī)格1.重要領(lǐng)導(dǎo)來訪：由館領(lǐng)導(dǎo)全程陪同，安排專門的講解團(tuán)隊(duì)和會議室進(jìn)行交流座談，提供高標(biāo)準(zhǔn)的接待服務(wù)。2.一般團(tuán)隊(duì)來訪：根據(jù)來訪人數(shù)和重要程度，安排相應(yīng)級別的陪同人員和接待流程。（二）接待費(fèi)用1.接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算：根據(jù)接待任務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模，提前編制接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.費(fèi)用控制：嚴(yán)格控制接待費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，杜絕超支現(xiàn)象。接待費(fèi)用主要包括交通、餐飲、住宿、禮品、宣傳資料等方面的支出。（三）禮品贈送1.禮品選擇應(yīng)注重體現(xiàn)規(guī)劃館特色和文化內(nèi)涵，具有一定的紀(jì)念意義和實(shí)用性。2.禮品價(jià)值應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和來訪對象確定，避免過度奢華或過于簡單。五、接待禮儀（一）著裝規(guī)范1.接待人員應(yīng)穿著整潔、得體的工作制服或正裝，保持良好的形象。2.不得穿著奇裝異服、拖鞋等不符合職業(yè)形象的服裝。（二）言行舉止1.接待人員應(yīng)保持熱情、禮貌、大方的態(tài)度，使用文明用語，如“您好”“歡迎光臨”“請”“謝謝”“再見”等。2.不得在接待過程中吸煙、嚼口香糖、大聲喧嘩等，保持良好的工作秩序。3.與來訪人員交流時(shí)，應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，眼神專注，認(rèn)真傾聽來訪人員的講話，不得隨意打斷或敷衍了事。（三）陪同引導(dǎo)1.陪同人員應(yīng)走在來訪人員的左前方或并行，保持適當(dāng)?shù)木嚯x，引導(dǎo)來訪人員前進(jìn)。2.在樓梯、電梯等狹窄通道處，應(yīng)主動為來訪人員讓路，并提醒注意安全。3.進(jìn)入會議室、展廳等場所時(shí)，應(yīng)先為來訪人員開門，并引導(dǎo)其就座。六、安全保障（一）人員安全1.加強(qiáng)規(guī)劃館內(nèi)部安全管理，確保來訪人員的人身安全。在參觀過程中，安排專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)和疏散，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。2.對來訪人員進(jìn)行安全提示，如注意參觀區(qū)域的安全標(biāo)識、遵守參觀規(guī)定等。（二）信息安全1.嚴(yán)格遵守保密制度，不得向來訪人員泄露規(guī)劃館涉及的商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、規(guī)劃方案等重要信息。2.對來訪人員的信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，不得隨意泄露來訪人員的個(gè)人信息。（三）設(shè)施設(shè)備安全1.定期對規(guī)劃館的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，防止發(fā)生安全事故。2.在參觀前，對展廳的燈光、音響、展示設(shè)備等進(jìn)行調(diào)試，確保參觀過程中無故障發(fā)生。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.規(guī)劃館的各類規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)圖紙、數(shù)據(jù)資料等。2.來訪單位及人員的相關(guān)信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.接待過程中涉及的內(nèi)部討論內(nèi)容、決策信息等。（二）保密措施1.接待人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在接待過程中，對涉及保密內(nèi)容的資料、文件等應(yīng)妥善保管，不得隨意放置或帶出規(guī)劃館。3.如需向外提供資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的發(fā)放范圍和使用符合要求。八、考核與獎懲（一）考核1.建立接待工作考核機(jī)制，對接待人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括接待流程執(zhí)行情況、服務(wù)質(zhì)量、安全保障、保密工作等方面。（二）獎懲1.對在接待工作中表現(xiàn)優(yōu)秀