計劃科訂單管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范計劃科訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單準確、及時執行，滿足客戶需求，提升公司整體運營效益和客戶滿意度。2.適用范圍本制度適用于公司計劃科涉及的所有訂單管理活動，包括訂單的接收、評審、下達、執行跟蹤、變更管理及關閉等環節。3.職責分工計劃科負責訂單的統一接收、初步審核及錄入訂單管理系統。組織相關部門對訂單進行評審，協調解決訂單評審過程中的問題。根據訂單評審結果下達生產任務單，并跟蹤訂單執行進度。負責訂單變更的審核與協調，及時處理訂單執行過程中的異常情況。定期對訂單執行情況進行統計分析，為公司決策提供數據支持。銷售部門負責與客戶溝通訂單需求，簽訂銷售合同，并及時將訂單信息傳遞給計劃科。協助計劃科進行訂單評審，提供客戶特殊要求及相關信息。負責訂單發貨及客戶反饋的收集與處理。生產部門根據計劃科下達的生產任務單，組織安排生產，確保訂單按時、按質、按量完成。及時反饋生產過程中的問題及進度情況，配合計劃科進行訂單執行跟蹤與協調。采購部門根據生產任務單及物料需求計劃，及時采購所需原材料和零部件，確保生產順利進行。負責與供應商溝通協調，跟蹤采購訂單執行情況，及時解決采購過程中的問題。質量部門參與訂單評審，制定質量控制計劃和檢驗標準。對生產過程中的產品質量進行檢驗和監督，確保產品符合質量要求。負責處理訂單執行過程中的質量問題，配合相關部門進行質量改進。二、訂單接收與初步審核1.訂單接收渠道計劃科通過以下方式接收訂單：銷售部門傳遞的紙質或電子銷售合同。公司官方網站、電商平臺等線上渠道接收的客戶訂單。其他指定的訂單接收方式。2.初步審核內容計劃科收到訂單后，應立即進行初步審核，審核內容包括：訂單信息的完整性，如客戶名稱、產品規格型號、數量、交貨期、交貨地點等是否清晰準確。訂單要求是否明確，是否符合公司產品標準和生產能力。客戶信用狀況是否良好，是否存在逾期未付款等情況。對于審核通過的訂單，計劃科應及時將訂單信息錄入訂單管理系統，并按照訂單編號規則進行編號。對于審核不通過的訂單，計劃科應及時與銷售部門溝通，說明原因，并要求銷售部門與客戶協商解決。如因客戶特殊要求或其他原因需要保留訂單的，應經相關領導批準后進行特殊處理。三、訂單評審1.評審組織計劃科負責組織相關部門對訂單進行評審，參加評審的部門包括銷售部門、生產部門、采購部門、質量部門等。根據訂單的復雜程度和涉及部門，可召開訂單評審會議或采用書面評審的方式進行評審。2.評審內容訂單評審應涵蓋以下方面：產品技術要求：包括產品規格型號、性能指標、質量標準等，確保公司具備生產該產品的技術能力。生產能力：評估公司現有生產設備、人員配備、生產工藝等是否能夠滿足訂單生產需求，是否需要進行設備改造、人員調配或工藝優化。物料供應：審查所需原材料、零部件的采購渠道是否暢通，供應周期是否滿足訂單交貨期要求，是否存在物料短缺或供應風險。質量控制：制定質量控制計劃和檢驗標準，明確產品檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等，確保產品質量符合客戶要求。交貨期：根據訂單交貨期要求，結合公司生產計劃和物料供應情況，評估訂單能否按時完成，是否需要調整生產計劃或采取其他措施確保交貨期。成本效益：分析訂單的成本構成，包括原材料成本、生產成本、運輸成本等，評估訂單的盈利能力，確保訂單具有一定的經濟效益。3.評審記錄與結果處理評審過程中，各部門應詳細記錄評審意見和建議，并形成訂單評審記錄。評審記錄應包括訂單編號、訂單信息、評審時間、評審部門、評審意見等內容。訂單評審結束后，計劃科應根據評審結果編制訂單評審報告，明確訂單是否可行。對于可行的訂單，應按照評審意見下達生產任務單；對于不可行的訂單，應及時與銷售部門溝通，說明原因，并協商解決方案。如因訂單不可行導致客戶流失的，應進行原因分析和總結，采取相應措施避免類似情況再次發生。四、訂單下達1.生產任務單編制計劃科根據訂單評審結果，編制生產任務單。生產任務單應明確產品名稱、規格型號、數量、交貨期、生產車間、生產班組等信息。生產任務單應詳細分解生產工序和作業要求，制定合理的生產進度計劃，確保生產任務有序進行。2.下達流程生產任務單編制完成后，計劃科應將其發送給生產部門、采購部門等相關部門，并抄送質量部門。生產部門收到生產任務單后，應按照任務單要求組織安排生產，并將生產計劃傳達給各生產班組。采購部門收到生產任務單后，應根據物料需求計劃及時采購所需原材料和零部件，確保生產所需物料按時供應。五、訂單執行跟蹤1.進度跟蹤方式計劃科負責對訂單執行進度進行跟蹤，可采用以下方式：定期召開訂單執行進度協調會，各部門匯報訂單執行情況，協調解決執行過程中出現的問題。建立訂單執行進度臺賬，實時記錄訂單生產進度、物料供應進度、質量檢驗情況等信息。通過訂單管理系統查詢訂單執行狀態，及時掌握訂單執行動態。生產部門應每日向計劃科匯報訂單生產進度，包括已完成的產量、未完成的原因、預計完成時間等。采購部門應每周向計劃科匯報物料采購進度，包括已采購的物料數量、未采購的物料清單及預計到貨時間等。質量部門應及時向計劃科反饋產品質量檢驗情況，對于檢驗不合格的產品，應說明原因及處理措施。2.異常情況處理在訂單執行過程中，如出現以下異常情況，相關部門應及時向計劃科報告：生產設備故障、人員短缺等原因導致生產進度延誤。原材料、零部件供應中斷或質量問題影響生產。產品質量檢驗不合格，需要返工或報廢。客戶提出訂單變更要求。計劃科接到異常情況報告后，應立即組織相關部門進行分析和處理，采取相應措施確保訂單按時、按質、按量完成。如因異常情況導致訂單無法按時交貨的，計劃科應及時與銷售部門溝通，協商解決方案，并向客戶說明情況，爭取客戶諒解。六、訂單變更管理1.變更申請客戶提出訂單變更要求時，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內容和原因，并填寫訂單變更申請表。訂單變更申請表應包括訂單編號、變更內容、變更原因、預計變更時間等信息，并經銷售部門負責人簽字確認。2.變更評審銷售部門將訂單變更申請表提交給計劃科后，計劃科應組織相關部門對變更內容進行評審。評審內容包括變更對產品技術要求、生產能力、物料供應、質量控制、交貨期、成本等方面的影響。評審過程中，各部門應詳細記錄評審意見和建議，并形成訂單變更評審記錄。評審記錄應包括訂單變更申請表編號、變更內容、評審時間、評審部門、評審意見等內容。3.變更審批訂單變更評審結束后，計劃科應根據評審結果編制訂單變更評審報告，明確變更是否可行。對于可行的變更，應按照公司審批流程進行審批。訂單變更審批通過后，計劃科應及時將變更信息傳達給生產部門、采購部門、質量部門等相關部門，并對訂單管理系統中的訂單信息進行更新。4.變更執行與跟蹤生產部門、采購部門、質量部門等相關部門應按照變更后的要求組織安排生產、采購和質量控制等工作。計劃科負責對訂單變更執行情況進行跟蹤，確保變更后的訂單按時、按質、按量完成。如因變更導致訂單執行出現問題，計劃科應及時組織相關部門進行協調解決。七、訂單關閉1.關閉條件訂單滿足以下條件時，可進行關閉：產品已按照訂單要求生產完成，并經質量檢驗合格。產品已按時發貨，并取得客戶簽收確認。訂單款項已全部收回或已達成收款協議。2.關閉流程生產部門完成訂單生產任務后，應將產品交付給質量部門進行檢驗。質量部門檢驗合格后，出具產品質量檢驗報告。銷售部門負責組織產品發貨，并取得客戶簽收單。客戶簽收單應及時提交給計劃科。計劃科收到產品質量檢驗報告和客戶簽收單后，確認訂單款項已全部收回或已達成收款協議，在訂單管理系統中對訂單進行關閉操作，并將訂單關閉信息通知相關部門。3.訂單資料歸檔訂單關閉后，計劃科應及時將訂單相關資料進行歸檔，包括訂單合同、訂單評審記錄、生產任務單、質量檢驗報告、客戶簽收單等。訂單資料應按照公司檔案管理規定進行妥善保管，以備查閱。八、訂單統計與分析1.統計內容計劃科應定期對訂單執行情況進行統計，統計內容包括：訂單數量、金額、交貨期完成率、產品合格率等指標。訂單執行過程中出現的問題及處理情況，如生產延誤、質量問題、物料短缺等。客戶投訴及反饋情況，包括投訴原因、處理結果及客戶滿意度等。2.分析方法計劃科應采用數據分析方法對訂單統計結果進行分析，找出訂單管理過程中的問題和不足，提出改進措施和建議。分析方法可包括：對比分析：將不同時期的訂單數據進行對比，分析訂單執行情況的變化趨勢。因素分析：分析影響訂單交貨期、產品質量、成本等指標的因素，找出關鍵因素并采取相應措施。關聯分析：分析訂單與生產、采購、質量等部門之間的關聯關系，優化部門間的協作流程。3.報告編制與提交計劃科應根據