詢問室專人管理制度一、總則（一）目的為規范公司詢問室的使用與管理，確保詢問工作的順利開展，維護公司正常秩序，保障員工合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及在詢問室進行詢問工作的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：詢問工作必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.公正性原則：詢問過程應保持公正、客觀，不得偏袒任何一方。3.保密性原則：對詢問內容及相關信息嚴格保密，不得泄露。4.規范性原則：嚴格按照規定的程序和要求進行詢問操作。二、詢問室使用管理（一）詢問室設置1.公司設立專門的詢問室，配備必要的辦公桌椅、錄音錄像設備、文件柜等設施。2.詢問室應保持安靜、整潔，不得擺放與詢問工作無關的物品。（二）使用申請1.各部門因工作需要使用詢問室時，需提前填寫《詢問室使用申請表》，注明詢問時間、詢問對象、詢問事由等信息。2.《詢問室使用申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門審核。3.行政部門根據工作安排和詢問室使用情況進行審批，審批通過后予以安排。（三）使用時間1.詢問室使用時間應根據實際工作需要合理安排，原則上每次使用時間不得超過[X]小時。2.如需延長使用時間，需提前向行政部門申請并獲得批準。（四）使用登記1.使用部門應在詢問室使用前，到行政部門進行登記，領取詢問室鑰匙。2.登記內容包括使用時間、使用部門、詢問對象、詢問事由等。3.使用完畢后，使用部門應及時歸還詢問室鑰匙，并在登記本上注明歸還時間。（五）使用要求1.使用部門應嚴格按照申請時間使用詢問室，不得擅自更改。2.詢問室內不得吸煙、飲食、大聲喧嘩等，保持良好的秩序。3.使用部門應愛護詢問室內的設施設備，如有損壞應及時報告行政部門并照價賠償。三、詢問人員管理（一）詢問人員資格1.公司指定具有一定工作經驗、熟悉公司業務和相關法律法規的人員擔任詢問人員。2.詢問人員應經過專門的培訓，具備良好的溝通能力、應變能力和分析判斷能力。（二）詢問人員職責1.負責詢問工作的組織與實施，按照規定的程序和要求進行詢問。2.如實記錄詢問內容，確保記錄的準確性和完整性。3.遵守詢問工作紀律，不得泄露詢問內容及相關信息。4.對詢問結果進行分析總結，提出合理的建議和意見。（三）詢問人員培訓1.行政部門定期組織詢問人員進行培訓，培訓內容包括法律法規、詢問技巧、溝通技巧等。2.培訓方式可采用集中授課、案例分析、模擬演練等多種形式。3.詢問人員應積極參加培訓，不斷提高自身業務水平和綜合素質。（四）詢問人員考核1.行政部門建立詢問人員考核機制，對詢問人員的工作表現進行定期考核。2.考核內容包括詢問工作質量、工作紀律、溝通協調能力等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的詢問人員進行表彰和獎勵，對不符合要求的詢問人員進行批評教育或調整崗位。四、詢問程序管理（一）詢問準備1.詢問人員接到詢問任務后，應提前了解詢問對象的基本情況和詢問事由，制定詢問計劃。2.準備好相關的詢問材料，如詢問提綱、記錄表格等。3.檢查詢問室的設施設備是否正常運行，確保錄音錄像設備能夠正常使用。（二）詢問通知1.詢問人員應提前[X]個工作日向詢問對象發出詢問通知，告知詢問時間、地點、事由等信息。2.詢問通知可采用書面通知或電話通知的方式，書面通知應送達詢問對象本人，并要求其簽字確認。（三）詢問實施1.詢問人員應在詢問室門口迎接詢問對象，引導其進入詢問室就座。2.詢問人員應向詢問對象表明身份，說明詢問的目的和依據，告知其權利和義務。3.詢問過程中，詢問人員應按照詢問提綱進行提問，保持語言文明、態度和藹，不得使用威脅、侮辱、誘導等不正當手段。4.詢問人員應如實記錄詢問內容，記錄可采用文字記錄、錄音錄像等方式。記錄應清晰、準確、完整，不得隨意涂改。（四）詢問結束1.詢問結束后，詢問人員應向詢問對象宣讀詢問記錄，如有異議，詢問對象可要求補充或更正。2.詢問對象確認記錄無誤后，應在記錄上簽字確認。3.詢問人員應及時整理詢問記錄，將相關材料歸檔保存。五、詢問記錄管理（一）記錄要求1.詢問記錄應使用統一的記錄表格，記錄內容應包括詢問時間、地點、詢問人員、詢問對象、詢問內容、詢問對象簽字等信息。2.記錄應采用鋼筆或中性筆書寫，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。3.記錄應如實反映詢問過程，不得遺漏重要信息，不得隨意編造或篡改記錄內容。（二）記錄保管1.詢問記錄由行政部門負責保管，保管期限為[X]年。2.保管期間，詢問記錄應妥善保存，不得丟失、損壞或擅自銷毀。3.因工作需要查閱詢問記錄的，需經行政部門負責人批準，并辦理查閱登記手續。查閱人員不得擅自復制、摘抄詢問記錄。（三）記錄保密1.詢問記錄涉及公司機密和員工個人隱私，應嚴格保密。2.未經公司批準，任何人不得向無關人員泄露詢問記錄內容。3.詢問人員在工作中應妥善保管詢問記錄，不得將記錄帶出詢問室。六、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對詢問室專人管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.詢問室使用情況，包括使用申請、登記、歸還等環節是否規范。2.詢問人員工作情況，包括詢問程序是否合規、記錄是否準確完整等。3.詢問記錄保管情況，包括保管期限、保管方式、查閱登記等是否符合規定。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對詢問室使用情況和詢問人員工作情況進行檢查，檢查周期為[X]月/季度。2.不定期抽查：行政部門不定期對詢問室使用情況和詢問人員工作情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。2.責任部門或人員應認真落實整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告行政部門。3.對于違反本制度的部門或人員，行政部門將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款