郵件收發文管理制度一、總則（一）目的為了規范公司郵件收發文管理，確保郵件傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位、個人之間通過郵件進行的信息傳遞與溝通。（三）基本原則1.準確原則郵件內容應準確無誤，避免模糊、歧義或錯誤信息，確保收件人能夠清晰理解郵件意圖。2.及時原則收發郵件應及時處理，不得積壓延誤，緊急郵件需在規定時間內回復或轉發。3.安全原則加強郵件信息安全管理，防止郵件內容泄露，保護公司和個人隱私。4.規范原則郵件格式、語言表達、主題設置等應符合公司統一規范要求。二、郵件收發管理職責（一）發件人職責1.確保郵件內容真實、準確、完整，符合公司政策和法律法規要求。2.明確郵件主題，應簡潔明了地概括郵件核心內容，便于收件人快速了解郵件主旨。3.合理選擇收件人，避免誤發或不必要的抄送。4.認真核對收件人郵箱地址，確保郵件準確送達。5.根據郵件重要性和緊急程度，標注相應的優先級。（二）收件人職責1.及時查收郵件，在規定時間內處理郵件。2.對于需要回復的郵件，應盡快給予明確答復。3.若郵件涉及多個部門或需要協同處理，收件人應及時將相關情況告知相關人員，推動工作進展。4.妥善保管郵件信息，不得隨意刪除或泄露。（三）郵件管理員職責（如有）1.負責公司郵件系統的日常維護和管理，確保系統正常運行。2.協助解決員工在郵件使用過程中遇到的技術問題。3.對重要郵件進行備份和歸檔管理，以便日后查閱。4.監控郵件流量，對異常情況進行及時處理和報告。三、郵件收發流程（一）郵件發送流程1.撰寫郵件打開郵件客戶端或登錄公司郵件系統。輸入正確的收件人郵箱地址，多個收件人之間用逗號或分號隔開。填寫清晰、準確的郵件主題。在正文部分，按照邏輯順序詳細闡述郵件內容，語言應簡潔、規范、禮貌。可根據需要使用格式工具（如字體、字號、加粗、下劃線、段落格式等）提高郵件的可讀性。添加附件時，應確保附件內容與郵件主題相關，且大小符合公司規定（如有），并先在本地對附件進行病毒查殺，確認安全后再上傳。同時，在正文中簡要說明附件內容。2.檢查與確認仔細檢查郵件內容，確保信息準確無誤，無錯別字、語法錯誤等。再次核對收件人郵箱地址、郵件主題及附件等信息。根據郵件的重要性和緊急程度，合理標注優先級（如高、中、低）。3.發送郵件確認無誤后，點擊“發送”按鈕。對于重要郵件，發送后可適當留意郵件發送狀態，確認是否成功送達。（二）郵件接收流程1.查收郵件員工定期登錄公司郵件系統查收郵件，一般每天上午和下午各查收一次，特殊崗位或工作需要的可根據實際情況增加查收頻率。若使用手機郵件客戶端，應保持客戶端處于正常開啟狀態，及時接收郵件提醒。2.閱讀與分類打開收到的郵件，仔細閱讀郵件內容，理解郵件意圖。根據郵件性質和工作相關性，對郵件進行分類，可分為重要緊急、重要非緊急、一般重要、一般非緊急等類別。對于涉及多個事項的郵件，可進一步細分。對于重要郵件或需要立即處理的郵件，可設置提醒標識，以免遺忘。3.處理郵件對于需要回復的郵件，及時組織語言進行回復。回復郵件時應注意針對性，針對原郵件內容進行回應，避免答非所問。若郵件需要轉發給其他同事協同處理，應明確說明轉發原因和要求，并確保轉發時相關信息完整。對于需要存檔的郵件，按照公司規定的文件分類和存儲方式進行保存。四、郵件格式規范（一）主題格式1.主題應簡潔明了，一般不超過20個字，能夠準確概括郵件的核心內容。2.避免使用無意義或模糊的主題，如“重要”“關于某事”等。3.如果郵件主題涉及多個事項，可采用“事項1事項2……主題核心內容”的格式，如“項目進度匯報下周會議安排產品推廣相關”。（二）正文格式1.正文開頭應頂格寫稱謂，如“尊敬的[對方稱呼]”，并使用禮貌用語，如“您好”。2.正文內容應段落清晰，每段首行縮進兩個字符。3.語言表達應規范、簡潔、流暢，避免使用過于口語化、隨意或生僻的詞匯。4.如有需要強調的內容，可使用加粗、下劃線等格式，但應避免過度使用，以免影響郵件的可讀性。5.對于復雜或需要詳細說明的內容，可分點羅列，使條理更加清晰。（三）簽名格式1.郵件正文結尾應附上發件人的簽名，簽名內容應包括姓名、部門、職位、聯系電話等信息。2.簽名格式應規范統一，例如：[姓名][部門][職位][聯系電話]（四）附件格式1.盡量使用公司通用的文件格式，如.docx、.xlsx、.pptx、.pdf等，確保收件人能夠正常打開和查看附件內容。2.對于非通用格式的附件，應在郵件正文中注明打開附件所需的軟件或工具。3.附件命名應清晰準確，與郵件主題相關，便于識別和查找。一般采用“附件內容日期作者”的格式，如“項目策劃書20230815張三”。五、郵件分類與歸檔管理（一）郵件分類1.按重要性分類重要緊急郵件：涉及公司重大決策、關鍵業務進展、緊急突發事件等，需要立即處理并回復，對公司運營有重大影響。重要非緊急郵件：關乎公司長期戰略、重要項目規劃、重要合同談判等，雖不緊急但需認真對待，有一定的處理時間要求。一般重要郵件：涉及一般性工作安排、業務溝通、日常事務處理等，重要性相對較低，但仍需妥善處理。一般非緊急郵件：主要是日常信息交流、通知傳達等，對工作影響較小，可在適當時間處理。2.按業務領域分類行政類郵件：包括公司行政事務通知、辦公用品申請、會議安排等。財務類郵件：如財務報表、費用報銷審批、資金預算等相關郵件。業務類郵件：涉及具體業務工作的溝通、訂單處理、客戶反饋等。人事類郵件：如招聘信息、員工培訓通知、績效考核溝通等。（二）郵件歸檔1.員工應定期對已處理的郵件進行歸檔，按照分類標準將郵件移動到相應的文件夾或存儲位置。2.對于重要郵件，除了在本地進行歸檔外，可根據公司規定進行備份存儲，以防止數據丟失。3.郵件歸檔應保持時間順序和完整性，便于日后查閱和追溯。4.當郵件涉及多個業務領域或分類時，可進行多重歸檔，確保郵件能夠在不同維度下快速查找。六、郵件安全管理（一）賬號與密碼安全1.員工應妥善保管自己的郵件賬號和密碼，不得將賬號借予他人使用。2.定期修改郵件密碼，設置強度較高的密碼，包含字母、數字和特殊字符，且長度符合公司要求。3.若發現賬號存在異常登錄情況，應立即聯系郵件管理員或相關技術人員，及時采取措施保護賬號安全。（二）郵件內容安全1.嚴禁在郵件中發送涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等敏感信息，如未經授權的公司財務數據、客戶資料、技術方案等。2.對于涉及公司重要信息的郵件，應采取加密措施（如有條件），確保信息在傳輸過程中的安全性。3.不得在郵件中傳播惡意軟件、病毒、垃圾郵件等有害信息，避免對公司網絡環境和其他員工造成損害。（三）網絡與設備安全1.在使用公司郵件系統時，應確保網絡連接安全穩定，避免在公共網絡環境下處理敏感郵件。2.定期對使用郵件的設備進行病毒查殺和系統更新，保證設備處于安全狀態。3.若因工作需要使用外部設備收發郵件，應先進行安全檢查，確保設備無安全風險。七、郵件保密規定（一）保密范圍1.涉及公司尚未公開的戰略規劃、業務計劃、財務數據、技術研發成果、客戶信息等屬于公司商業秘密范疇的郵件內容。2.包含個人隱私信息的郵件，如員工個人資料、薪酬信息、健康狀況等。3.經公司明確標識為保密的其他郵件信息。（二）保密措施1.員工在收發郵件過程中，應增強保密意識，不得隨意向無關人員透露郵件內容。2.對于涉及保密內容的郵件，應在安全的環境下進行閱讀和處理，避免在公共場所或未授權的設備上查看。3.如需將保密郵件轉發給其他人員，必須事先獲得郵件所有者的授權，并確保接收人員具備相應的保密資質和意識。（三）違規處理若發現員工違反郵件保密規定，將視情節輕重給予警告、罰款、降職、解除勞動合同等相應處罰，并依法追究其法律責任。因違反保密規定給公司或他人造成損失的，應承擔相應的賠償責任。八、郵件審批管理（一）審批范圍1.涉及公司重大決策、重要項目投資、大額資金支出等重要事項的郵件。2.對公司業務有重大影響或可能引發較大風險的郵件。3.公司規定需要進行審批的其他郵件。（二）審批流程1.發件人填寫郵件審批申請表，詳細說明郵件主題、內容、涉及部門及人員、預計發送時間等信息。2.將申請表提交給上級領導或相關審批負責人進行審批。3.審批人應認真審核郵件內容，根據公司政策和實際情況決定是否批準發送。如同意發送，應注明審批意見；如不同意，應說明原因并反饋給發件人。4.發件人根據審批意見對郵件進行修改完善或取消發送。經審批通過的郵件方可正式發送。（三）審批記錄1.郵件審批申請表及審批意見應進行存檔管理，以便日后查閱和追溯郵件審批過程。2.郵件管理員應定期整理和統計郵件審批情況，向相關領導匯報郵件審批工作的整體情況。九、郵件監控與審計（一）監控目的為了確保公司郵件的正常使用，規范郵件溝通行為，保障公司信息安全，對郵件收發情況進行適當監控。（二）監控方式1.郵件系統具備的日志記錄功能，可對郵件的收發時間、發件人、收件人、主題、大小等信息進行記錄。2.郵件管理員可根據工作需要，在一定范圍內對郵件內容進行查看（僅限于合規合法的監控目的，且遵循相關審批程序）。（三）審計要求1.定期對郵件監控數據進行審計分析，發現異常郵件行為時及時進行調查處理。2