配合痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部管理，規范各項工作流程中的配合行為，確保工作的有序開展，明確責任歸屬，特制定本配合痕跡化管理制度。通過對工作配合過程進行詳細記錄和追溯，提高工作效率，提升團隊協作能力，保障公司整體目標的順利實現。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門之間、部門內部員工之間在日常工作、項目推進、跨部門協作等各類業務活動中的配合行為。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡記錄應如實反映工作配合的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋工作配合的各個環節，包括溝通、協作、決策等過程，確保記錄全面。3.及時性原則：在工作配合過程中及時進行痕跡記錄，避免事后補記導致信息遺漏或不準確。4.保密性原則：對涉及公司機密、商業秘密及個人隱私的痕跡信息嚴格保密，防止信息泄露。二、痕跡化記錄的內容與方式（一）溝通記錄1.郵件發送郵件時，應明確郵件主題，清晰闡述郵件目的。郵件正文內容應條理清晰，詳細說明工作事項、要求、時間節點等關鍵信息。郵件往來過程中的回復、討論等內容應完整保留，不得隨意刪除。對于重要郵件，可進行分類存檔，以便后續查詢。2.即時通訊工具使用公司指定的即時通訊工具進行工作溝通時，聊天記錄應保持連貫和完整。涉及重要工作事項的聊天記錄，可通過截圖、錄屏等方式進行備份。對于關鍵決策點、任務分配、問題解決等重要信息，應及時整理成文字記錄，保存至專門的工作文檔中。3.會議會議前應準備詳細的會議議程和相關資料，并提前發送給參會人員。會議過程中，安排專人負責記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決議事項等。會議記錄應在會后及時整理，形成正式的會議紀要，經會議主持人審核后發送給參會人員，并抄送至相關部門存檔。會議紀要應明確各項決議的責任人、時間節點和預期成果。（二）協作記錄1.工作任務分配上級向下級分配工作任務時，應通過正式的工作任務單或項目管理工具進行記錄。任務單應明確任務名稱、任務描述、任務目標、完成時間、質量標準、責任人等詳細信息。接受任務的員工應在任務單上簽字確認，表明已清楚了解任務要求，并承諾按時、按質完成任務。任務執行過程中，如有任務變更或調整，應及時更新任務單，并重新明確相關信息。2.工作進度跟蹤責任人應定期更新工作任務的進度情況，可采用日報、周報、月報等形式進行匯報。匯報內容應包括已完成的工作內容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。上級領導或項目負責人應根據匯報情況，對工作進度進行跟蹤和監控。對于出現的問題及時協調解決，確保工作按計劃推進。相關進度匯報記錄應妥善保存，作為工作考核和項目評估的重要依據。3.文件共享與協作在團隊協作過程中，涉及的各類文件、資料應統一存儲在公司指定的共享文件夾或文檔管理系統中，并按照一定的分類規則進行整理。文件的上傳和下載應記錄操作時間、操作人員及簡要說明。對于重要文件的修改歷史，應進行詳細記錄，包括修改時間、修改內容、修改人等信息，以便追溯文件的演變過程。（三）決策記錄1.決策過程對于重要事項的決策，應詳細記錄決策過程，包括決策發起的背景、參與決策的人員、討論的要點和不同意見、最終決策結果及理由等。決策過程可通過會議記錄、決策文件、討論紀要等形式進行記錄。決策文件應明確決策事項、決策依據、決策方式（如投票、協商一致等）及決策結果，并由參與決策的人員簽字確認。2.決策執行決策做出后，應明確決策執行的責任人及時間節點。責任人應按照決策要求制定具體的執行計劃，并及時向相關人員通報執行情況。對決策執行過程中的關鍵環節和重要進展進行記錄，確保決策能夠得到有效落實。如決策執行過程中出現偏差或問題，應及時記錄并反饋給決策層，以便及時調整決策。三、痕跡化記錄的管理與保存（一）管理職責1.各部門負責人負責本部門痕跡化記錄工作的組織和指導，確保部門員工按照制度要求進行記錄。定期對本部門的痕跡化記錄進行檢查和審核，保證記錄的真實性、完整性和規范性。負責協調本部門與其他部門之間痕跡化記錄的交接和共享工作。2.行政部門負責制定公司統一的痕跡化記錄管理規范和標準，并監督各部門執行情況。負責公司層面痕跡化記錄的存儲、備份和維護工作，確保記錄的安全性和可訪問性。定期對公司整體的痕跡化記錄進行整理和歸檔，建立完善的檔案管理體系。（二）保存期限1.一般工作記錄日常工作中的溝通記錄、協作記錄等，保存期限為[X]年。保存期滿后，經行政部門審核確認無留存價值的，可按照公司檔案銷毀規定進行銷毀。2.重要項目記錄涉及公司重大項目、關鍵業務流程的痕跡化記錄，保存期限為項目結束后[X]年。對于具有長期參考價值或法律合規要求的記錄，應適當延長保存期限。3.人事檔案相關記錄員工的績效考核記錄、培訓記錄、晉升記錄等人事檔案相關痕跡化記錄，按照公司人事檔案管理規定進行長期保存。（三）保存方式1.電子存儲公司利用專業的文檔管理系統、云存儲平臺等對痕跡化記錄進行電子存儲。電子記錄應進行定期備份，防止數據丟失。電子存儲的記錄應按照一定的分類目錄和命名規則進行組織，便于快速檢索和查詢。同時，應設置相應的訪問權限，確保記錄的安全性和保密性。2.紙質存檔對于一些重要的文件、會議紀要等，在電子存儲的基礎上，可進行紙質存檔。紙質檔案應按照檔案管理規范進行裝訂、編號和存放。定期對紙質檔案進行盤點和整理，確保檔案的完整性和可讀性。如有檔案損壞或丟失，應及時進行修復和補充。四、痕跡化記錄的查詢與使用（一）查詢權限1.員工本人員工有權查詢自己在工作中產生的痕跡化記錄，包括郵件、即時通訊記錄、工作任務執行情況等。查詢時應遵循公司的信息安全規定和操作流程。2.部門負責人部門負責人有權查詢本部門員工的痕跡化記錄，以便了解部門工作進展、協調內部工作、進行績效評估等。查詢范圍應僅限于與本部門工作相關的記錄。3.其他經授權人員因工作需要，經公司領導批準，其他相關人員可在授權范圍內查詢特定的痕跡化記錄。授權查詢應明確查詢的內容、目的和期限，并進行嚴格的登記備案。（二）使用規范1.內部使用痕跡化記錄主要用于公司內部的工作溝通、協作、管理和決策支持。在使用過程中，應確保記錄的信息不被泄露給無關人員。如需引用痕跡化記錄中的信息作為工作依據或參考，應注明信息來源和記錄時間，確保信息的準確性和可追溯性。2.外部提供因法律法規要求、業務合作需要等特殊情況，需向外部機構或人員提供痕跡化記錄時，應按照公司的保密制度和審批流程進行申請和審批。對外提供的痕跡化記錄應進行脫敏處理，確保不泄露公司機密信息和敏感信息。同時，應與外部接收方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。五、監督與考核（一）監督機制1.定期檢查行政部門定期對各部門的痕跡化記錄工作進行檢查，檢查內容包括記錄的完整性、準確性、及時性、規范性等方面。檢查結果以書面形式反饋給各部門，并要求限期整改。對于存在問題較多的部門，進行重點跟蹤和督促。2.不定期抽查公司管理層可根據工作需要，不定期對某些部門或項目的痕跡化記錄進行抽查。抽查結果作為對部門和員工工作考核的參考依據之一。對于抽查中發現的違規行為，及時進行糾正和處理，并追究相關人員的責任。（二）考核辦法1.納入績效考核體系將員工的痕跡化記錄工作表現納入績效考核指標體系。考核內容包括是否按照制度要求進行記錄、記錄的質量和完整性、對工作配合的支持程度等方面。根據考核結果，對表現優秀的員工給予相應的獎勵，如績效加分、表彰獎勵等；對未達到考核要求的員工，進行績效扣分或其他形式的處罰。2.與晉升、獎勵掛鉤在員工晉升、評優評先等過程中，將痕跡化記錄工作情況作為重要的參考依據。工作中能夠認真履行痕跡化記錄職責，為團隊協作和工作推進提供有力支持的員工