酒店籌建組管理制度一、總則（一）目的為確保酒店籌建工作的順利進行，規范籌建組的各項工作流程，明確各崗位人員職責，提高工作效率，保證籌建工作的質量和進度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店籌建組全體成員，包括但不限于項目經理、工程技術人員、采購人員、行政后勤人員等。（三）基本原則1.計劃性原則：籌建工作應根據酒店開業時間倒排計劃，合理安排各項任務，確保各項工作有序推進。2.責任明確原則：明確各崗位人員的職責和權限，做到責任到人，避免工作推諉和扯皮現象。3.質量第一原則：嚴格把控酒店建設和設備設施采購的質量，確保酒店開業后能夠提供優質的產品和服務。4.成本控制原則：在保證酒店質量的前提下，合理控制籌建成本，降低不必要的開支。5.團隊協作原則：籌建組各成員應樹立團隊意識，加強溝通協作，共同完成酒店籌建任務。二、組織架構與職責分工（一）組織架構酒店籌建組設項目經理一名，下設工程技術部、采購部、行政后勤部等部門，各部門根據工作需要配備相應的工作人員。（二）職責分工1.項目經理職責全面負責酒店籌建工作的組織、協調和管理。制定酒店籌建工作計劃和目標，并組織實施。協調與業主、設計單位、施工單位、監理單位等相關各方的關系。審核工程進度、質量、成本等方面的報告，及時解決籌建過程中出現的問題。負責籌建組人員的績效考核和獎懲工作。2.工程技術部職責負責酒店工程建設項目的技術管理工作，包括施工圖紙審核、技術交底、工程變更管理等。監督工程施工質量，檢查施工單位的質量保證體系和施工工藝，及時發現和解決質量問題。控制工程進度，審核施工單位的進度計劃，定期檢查工程進度執行情況，確保工程按時完工。負責工程成本控制，審核工程預算和結算，對工程費用進行監控和分析，提出成本控制建議。參與工程竣工驗收工作，編制工程技術資料檔案。3.采購部職責制定酒店物資采購計劃，根據籌建工作進度及時采購所需物資。負責采購物資的供應商開發、篩選和管理，建立供應商檔案。組織物資采購招標、詢價、談判等工作，確保采購物資的質量和價格合理。負責采購物資的驗收、入庫、保管和發放工作，建立物資采購臺賬。控制采購成本，定期對采購成本進行分析和評估，采取有效措施降低采購成本。4.行政后勤部職責負責籌建組的行政管理工作，包括文件收發、檔案管理、會議組織、辦公用品采購等。制定行政后勤管理制度和流程，規范日常行政后勤工作。負責酒店員工的招聘、培訓、績效考核等人事管理工作。負責酒店開業前的籌備工作，包括人員培訓、物資準備、營銷策劃等。負責酒店的安全保衛、環境衛生、餐飲服務等后勤保障工作。三、工作流程與規范（一）項目啟動階段1.項目經理組織籌建組人員召開項目啟動會議，明確項目目標、任務和要求，傳達項目相關信息。2.制定酒店籌建工作計劃，明確各階段的工作任務、時間節點和責任人，并報業主審批。3.籌建組各成員根據工作計劃，制定各自的工作方案和詳細的工作進度表，并報項目經理審核。（二）工程建設階段1.工程前期準備工程技術部組織相關人員對施工圖紙進行會審，提出圖紙會審意見，并督促設計單位進行修改。辦理工程建設相關手續，如施工許可證、規劃許可證等。確定工程監理單位，簽訂監理合同，明確監理職責和工作范圍。組織施工單位進行技術交底，明確施工要求和質量標準。2.工程進度管理工程技術部審核施工單位提交的工程進度計劃，根據酒店籌建總計劃進行調整和優化，確保工程進度滿足開業要求。定期召開工程進度協調會，檢查工程進度執行情況，分析存在的問題，制定解決措施。對工程進度滯后的項目，及時發出整改通知，督促施工單位采取有效措施加快進度。3.工程質量管理工程技術部建立工程質量檢查制度，定期對工程質量進行檢查，重點檢查關鍵工序和隱蔽工程的質量。對施工單位的質量保證體系進行審核，檢查其質量管理措施和人員配備情況。對發現的質量問題，及時下達整改通知，要求施工單位限期整改，整改完成后進行復查。參與工程質量事故的調查和處理，分析事故原因，提出處理意見和防范措施。4.工程成本控制工程技術部和采購部共同參與工程預算的編制，對工程成本進行初步估算和控制。審核施工單位提交的工程進度款申請，根據合同約定和工程實際進度進行支付。對工程變更進行嚴格控制，審核變更的必要性和合理性，及時調整工程預算。定期對工程成本進行分析和評估，與預算進行對比，找出成本偏差原因，采取有效措施進行控制。（三）物資采購階段1.采購計劃制定采購部根據酒店籌建工作計劃和工程進度，制定物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等。采購計劃報項目經理審核通過后，由采購部組織實施。2.供應商選擇與管理采購部通過多種渠道收集供應商信息，進行供應商開發和篩選，建立合格供應商名錄。對供應商進行實地考察，評估其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定入圍供應商。與入圍供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式等。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商名錄，對不合格供應商進行淘汰。3.物資采購實施采購部根據采購計劃，組織物資采購招標、詢價、談判等工作，選擇合適的采購方式和供應商。與供應商簽訂采購合同后，跟蹤合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。物資到貨前，通知相關部門做好驗收準備工作。4.物資驗收與入庫物資到貨后，由采購部組織工程技術部、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的規格、數量、質量、外觀等，確保物資符合采購合同要求。驗收合格的物資辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物資名稱、規格、數量、供應商等信息。驗收不合格的物資，及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。（四）人事管理階段1.人員招聘根據酒店籌建需要，行政后勤部制定人員招聘計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求等。通過多種渠道發布招聘信息，如招聘網站、人才市場、內部推薦等，吸引合適的人才應聘。對應聘人員進行資格審查、面試、筆試、體檢等環節，確定錄用人員名單。與錄用人員簽訂勞動合同，辦理入職手續，明確雙方的權利和義務。2.人員培訓行政后勤部根據酒店開業時間和人員崗位需求，制定員工培訓計劃，包括新員工入職培訓、崗位技能培訓、服務意識培訓等。邀請專業培訓機構或內部培訓師對員工進行培訓，培訓方式可采用集中授課、現場實操、案例分析等。建立員工培訓檔案，記錄員工培訓情況和考核結果，作為員工晉升和績效考核的依據。3.績效考核行政后勤部制定績效考核制度和考核標準，明確考核周期、考核內容、考核方式等。定期對員工進行績效考核，考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。根據績效考核結果，對員工進行獎懲，對表現優秀的員工給予表彰和獎勵，對不合格的員工進行批評教育、調崗或辭退。4.員工福利與關懷按照國家法律法規和公司規定，為員工提供相應的福利待遇，如五險一金、帶薪年假、節日福利等。關注員工的工作和生活需求，定期組織員工活動，增強員工的歸屬感和凝聚力。（五）開業籌備階段1.開業策劃行政后勤部組織相關部門制定酒店開業策劃方案，包括開業時間、開業活動、營銷推廣等內容。開業策劃方案報項目經理審核通過后，組織實施。2.物資準備根據開業策劃方案，采購部負責籌備開業所需的物資，如辦公用品、宣傳資料、禮品等。行政后勤部負責對物資進行整理和擺放，確保酒店開業時環境整潔、設施齊全。3.人員培訓與演練對酒店員工進行開業前的強化培訓，包括服務流程、應急處理等方面的內容，確保員工能夠熟練掌握工作技能。組織員工進行開業演練，模擬開業場景，檢驗員工的應急處理能力和團隊協作能力，發現問題及時進行整改。4.開業運營酒店開業前，各項準備工作就緒后，按照開業策劃方案舉行開業儀式。開業后，加強酒店的運營管理，確保酒店提供優質的產品和服務，滿足顧客需求。四、溝通與協調（一）內部溝通1.籌建組定期召開工作例會，由項目經理主持，各部門負責人匯報工作進展情況、存在的問題及解決方案，協調解決工作中的難點和重點問題。2.建立籌建組內部溝通平臺，如微信群、QQ群等，方便成員之間及時溝通信息、交流工作經驗。3.各部門之間應加強協作配合，對于涉及多個部門的工作任務，相關部門應共同協商制定工作計劃，明確各自的職責和工作接口，確保工作順利推進。（二）外部溝通1.項目經理負責與業主保持密切溝通，及時匯報酒店籌建工作進展情況，聽取業主的意見和建議，確保籌建工作符合業主的要求和期望。2.工程技術部、采購部等部門分別與設計單位、施工單位、監理單位、供應商等相關外部單位建立良好的溝通機制，定期召開工程協調會、采購溝通會等，及時解決工作中出現的問題。3.行政后勤部負責與當地政府相關部門、社區等進行溝通協調，辦理酒店開業前的相關手續，營造良好的外部環境。五、風險管理與控制（一）風險識別與評估1.籌建組各部門應定期對本部門工作中可能存在的風險進行識別和評估，包括工程建設風險、物資采購風險、人事管理風險、開業籌備風險等。2.對識別出的風險進行分析和評估，確定風險的可能性和影響程度，按照風險等級進行排序。（二）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險事項，應制定詳細的應對預案，明確責任人和應對流程，確保風險得到有效控制。2.在風險應對過程中，應密切關注風險變化情況，及時調整應對措施，確保風險應對工作的有效性。（三）風險監控與預警1.建立風險監控機制，定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時發現和解決風險應對過程中出現的問題。2.設立風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施進行防范和控制。六、文檔管理（一）文檔分類1.工程建設文檔：包括施工圖紙、工程變更通知、工程進度報告、工程質量驗收報告、工程結算資料等。2.物資采購文檔：包括采購計劃、采購合同、供應商報價單、物資驗收單、采購臺賬等。3.人事管理文檔：包括員工招聘資料、培訓檔案、績效考核記錄、勞動合同等。4.行政后勤文檔：包括文件收發記錄、會議紀要、辦公用品采購清單、酒店開業策劃方案等。（二）文檔管理要求1.籌建組各部門應指定專人負責本部門文檔的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文檔的完整性和準確性。2.文檔應按照分類