采購與領用管理制度一、總則1.目的為規范公司采購與領用行為，加強對采購與領用環節的內部控制，確保公司物資的合理采購、安全存儲、有效使用，降低成本，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門的物資采購與領用活動，包括辦公用品、辦公設備、生產原材料、零部件、低值易耗品等各類物資。3.基本原則按需采購原則：各部門應根據實際工作需要，合理編制采購計劃，避免盲目采購和浪費。歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門的采購職責和權限，確保采購工作的有序進行。貨比三家原則：在采購過程中，應進行充分的市場調研，選擇質量可靠、價格合理、信譽良好的供應商，確保采購物資的性價比最優。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守法律法規和公司的各項規章制度，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、采購管理1.采購計劃的編制各部門職責：各部門應根據本部門的工作任務和業務發展需求，于每月末前向歸口采購部門提交次月的物資采購計劃。采購計劃應詳細列出物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間等內容，并說明采購的必要性和用途。歸口采購部門審核：歸口采購部門收到各部門提交的采購計劃后，應進行認真審核。審核內容包括采購計劃的合理性、必要性、與庫存的匹配性等。對于不符合要求的采購計劃，應及時與需求部門溝通，提出修改意見。采購計劃的調整：如因工作任務變化、市場行情波動等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時向歸口采購部門提交采購計劃調整申請，經審核批準后進行調整。2.供應商的選擇與管理供應商的選擇標準：具有合法的經營資質和良好的商業信譽。產品質量可靠，符合國家相關標準和公司要求。價格合理，具有較強的市場競爭力。售后服務完善，能夠及時響應公司的需求。具備良好的合作意愿和溝通能力。供應商的開發與評估：歸口采購部門應通過多種渠道開發供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行實地考察和評估，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、價格水平等情況。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容，并定期對供應商進行評估和更新。供應商的選擇與確定：根據采購物資的類別和需求，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價或招標。采購人員應向供應商發出詢價函或招標文件，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內容。供應商應在規定時間內報價或投標，采購人員對供應商的報價或投標文件進行評審，選擇報價合理、產品質量可靠、售后服務完善的供應商作為中標供應商。采購部門與中標供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利進行。3.采購合同的簽訂與執行采購合同的簽訂：采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款符合法律法規和公司要求。審核內容包括合同的合法性、完整性、準確性、可行性等。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應將合同副本分送相關部門存檔。采購合同的執行：采購部門應按照采購合同的約定，及時跟蹤供應商的交貨情況，確保物資按時、按質、按量供應。如供應商未能按時交貨或提供的物資不符合合同要求，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題。如供應商無法解決問題，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。采購人員應及時辦理物資的驗收、入庫等手續，確保物資的安全存儲和有效使用。4.采購價格的控制價格調研：采購人員應定期收集市場價格信息，了解同類物資的市場價格動態，為采購決策提供參考依據。價格談判：在采購過程中，采購人員應與供應商進行充分的價格談判，爭取最優惠的采購價格。價格談判應遵循公平、公正、公開的原則，不得損害公司利益。價格審批：對于采購金額較大或價格波動較大的物資，采購部門應提交價格審批報告，報公司領導審批后執行。5.采購付款管理付款申請：物資驗收合格后，采購部門應及時辦理付款申請手續。付款申請應包括采購合同編號、物資名稱、規格、型號、數量、價格、發票號碼、付款金額等內容，并附上相關的驗收報告、發票等憑證。付款審批：付款申請經采購部門負責人審核后，報財務部門進行審核。財務部門應審核付款申請的真實性、合法性、準確性，確保付款金額與合同約定一致。付款申請經財務部門審核通過后，報公司領導審批。付款執行：公司領導審批通過后，財務部門應按照合同約定的付款方式和時間及時付款。付款后，財務部門應及時進行賬務處理，確保財務數據的準確性。三、領用管理1.領用流程填寫領用申請表：使用部門如需領用物資，應填寫領用申請表。領用申請表應詳細列出物資的名稱、規格、型號、數量、用途等內容，并由部門負責人簽字確認。部門負責人審核：部門負責人收到領用申請表后，應認真審核領用物資的必要性和合理性，確保領用物資符合工作需要。對于不符合要求的領用申請，應及時與使用部門溝通，提出修改意見。倉庫發放：倉庫管理人員收到經審核批準的領用申請表后，應按照申請表上的內容發放物資，并在領用申請表上簽字確認。倉庫管理人員應確保發放的物資數量準確、質量合格，并做好物資發放記錄。領用登記：使用部門領用物資后，應及時進行領用登記。領用登記應包括物資名稱、規格、型號、數量、領用時間、領用人等內容。領用登記應做到及時、準確、完整，以便于物資的跟蹤和管理。2.領用限額管理設定領用限額：公司根據各部門的工作性質和業務需求，設定各部門的領用限額。領用限額應根據實際情況進行合理設定，并定期進行調整。限額控制：倉庫管理人員應嚴格按照領用限額發放物資，對于超過領用限額的領用申請，應報部門負責人和公司領導審批后發放。3.廢舊物資回收管理廢舊物資的界定：廢舊物資是指公司在生產經營過程中產生的已失去使用價值或不再使用的物資，包括辦公用品、辦公設備、生產原材料、零部件、低值易耗品等。廢舊物資的回收：各部門應定期清理本部門的廢舊物資，并將廢舊物資交至倉庫統一回收。倉庫管理人員應及時對廢舊物資進行分類整理、登記造冊，并妥善保管。廢舊物資的處理：倉庫管理人員應定期對廢舊物資進行盤點，對于可回收利用的廢舊物資，應聯系相關回收單位進行回收處理；對于不可回收利用的廢舊物資，應按照公司的相關規定進行報廢處理。廢舊物資的處理應進行記錄，確保處理過程的合規性和可追溯性。四、庫存管理1.庫存盤點盤點計劃：倉庫管理人員應制定庫存盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法、人員分工等內容。庫存盤點計劃應報財務部門和公司領導審批后執行。盤點實施：庫存盤點應按照盤點計劃進行，盤點人員應認真核對物資的名稱、規格、型號、數量、質量等信息，確保盤點結果的準確性。盤點過程中發現的賬實不符情況，應及時查明原因，并進行記錄。盤點報告：盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，詳細說明盤點的情況、賬實不符的原因及處理結果等內容。庫存盤點報告應報財務部門和公司領導審核后存檔。2.庫存預警設定庫存預警指標：倉庫管理人員應根據物資的采購周期、使用頻率、安全庫存等因素，設定庫存預警指標。庫存預警指標應包括最高庫存、最低庫存、安全庫存等內容。預警信息發布：當庫存物資的數量達到或低于庫存預警指標時，倉庫管理人員應及時發布預警信息，提醒采購部門及時采購或使用部門合理控制領用。3.庫存損耗管理損耗原因分析：倉庫管理人員應定期對庫存物資進行檢查，分析庫存損耗的原因，如物資的自然損耗、保管不善、被盜等。損耗處理措施：對于因自然損耗等正常原因造成的庫存損耗，倉庫管理人員應按照公司的相關規定進行核銷；對于因保管不善、被盜等原因造成的庫存損耗，應查明原因，追究相關人員的責任，并按照公司的相關規定進行處理。五、監督與考核1.監督檢查內部審計：公司內部審計部門應定期對采購與領用管理制度的執行情況進行審計，檢查采購計劃的編制、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執行、采購價格的控制、領用流程的執行、庫存管理等環節是否符合規定，發現問題及時提出整改意見。財務監督：財務部門應加強對采購與領用活動的財務監督，審核采購發票的真實性、合法性、準確性，檢查付款申請的審批程序是否合規，確保財務數據的準確性和財務風險的可控性。日常檢查：公司相關部門應定期對采購與領用活動進行日常檢查，檢查采購人員和倉庫管理人員是否遵守公司的各項規章制度，是否存在違規操作行為，發現問題及時進行糾正和處理。2.考核評價考核指標：公司建立采購與領用工作考核評價體系，明確考核指標，包括采購計劃完成率、采購物資質量合格率、采購成本降低率、領用限額執行率、庫存周轉率等?？己朔绞剑嚎己朔绞桨ǘㄆ诳己撕筒欢ㄆ诳己?。定期考核每季度進行一次，不定期考核根據工作需要隨時進行?？己私Y果應與采購人