采購到貨率管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動涉及的到貨率管理，包括原材料、零部件、設(shè)備及辦公用品等各類物資的采購。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤與協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時發(fā)貨，并及時反饋采購進(jìn)度。對供應(yīng)商的交貨情況進(jìn)行評估，與供應(yīng)商溝通解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。統(tǒng)計采購到貨率數(shù)據(jù)，定期向相關(guān)部門匯報。2.需求部門及時、準(zhǔn)確地提交采購需求計劃，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等要求。協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，參與到貨驗收工作。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對不合格物資提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。4.倉儲部門負(fù)責(zé)到貨物資的接收、存儲和發(fā)放工作，確保物資妥善保管。配合采購部門核對到貨數(shù)量，及時反饋物資入庫情況。二、采購計劃與訂單管理（一）采購計劃制定1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，提前制定詳細(xì)的采購需求計劃。采購需求計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到采購需求計劃后，應(yīng)進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合供應(yīng)商供貨能力、市場供應(yīng)情況等因素，制定合理的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資的詳細(xì)清單、采購時間安排、預(yù)算控制等內(nèi)容。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。審批通過的采購計劃應(yīng)作為采購訂單下達(dá)的依據(jù)。（二）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細(xì)條款。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并理解訂單要求。同時，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供訂單回執(zhí)，注明預(yù)計發(fā)貨時間和預(yù)計到貨時間。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因需求變更、供應(yīng)商原因等需要修改訂單條款，采購人員應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按規(guī)定程序辦理訂單變更手續(xù)。訂單變更應(yīng)得到原審批部門的批準(zhǔn)，并及時通知供應(yīng)商。三、到貨跟蹤與協(xié)調(diào)（一）到貨前跟蹤1.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的發(fā)貨進(jìn)度。采購人員可通過電話、郵件、供應(yīng)商管理系統(tǒng)等方式與供應(yīng)商保持溝通，了解物資的生產(chǎn)、包裝、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的進(jìn)展情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時發(fā)貨，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因并協(xié)商解決方案。如因不可抗力等特殊原因?qū)е掳l(fā)貨延遲，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.根據(jù)供應(yīng)商提供的預(yù)計到貨時間，采購人員應(yīng)提前通知需求部門和倉儲部門做好收貨準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)到貨驗收，倉儲部門應(yīng)確保收貨場地、設(shè)備等準(zhǔn)備就緒。（二）到貨協(xié)調(diào)1.物資到貨前，采購人員應(yīng)提前與運輸部門聯(lián)系，確保運輸車輛按時到達(dá)交貨地點。如因運輸原因?qū)е碌截浹舆t，采購人員應(yīng)及時協(xié)調(diào)運輸部門解決問題，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.物資到貨時，采購人員應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門共同進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購訂單要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查。3.如發(fā)現(xiàn)到貨物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，驗收人員應(yīng)及時填寫驗收報告，并注明問題情況。采購人員應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。同時，采購人員應(yīng)跟蹤問題處理進(jìn)度，確保問題得到妥善解決。4.在到貨協(xié)調(diào)過程中，如涉及多個部門之間的溝通協(xié)作，采購人員應(yīng)積極協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保信息傳遞及時、準(zhǔn)確，問題解決高效、順暢。四、到貨率統(tǒng)計與分析（一）到貨率統(tǒng)計1.采購部門應(yīng)建立采購到貨率統(tǒng)計臺賬，對每一筆采購訂單的到貨情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括訂單編號、物資名稱、規(guī)格型號、采購數(shù)量、實際到貨數(shù)量、到貨時間、是否按時到貨等信息。2.采購部門應(yīng)定期（每周、每月）對采購到貨率進(jìn)行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計方法為：按時到貨訂單數(shù)量/采購訂單總數(shù)量×100%。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報表，報送公司領(lǐng)導(dǎo)、需求部門、質(zhì)量部門、倉儲部門等相關(guān)部門。（二）到貨率分析1.采購部門應(yīng)根據(jù)到貨率統(tǒng)計結(jié)果，對到貨情況進(jìn)行深入分析。分析內(nèi)容包括按時到貨率的變化趨勢、未按時到貨的原因、對生產(chǎn)經(jīng)營的影響等。2.針對未按時到貨的原因，采購部門應(yīng)進(jìn)行分類總結(jié)，如供應(yīng)商原因（生產(chǎn)能力不足、原材料短缺、運輸延誤等）、公司內(nèi)部原因（需求計劃變更、審批流程繁瑣等）、不可抗力原因（自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等）等。3.通過到貨率分析，采購部門應(yīng)提出改進(jìn)措施和建議，如優(yōu)化供應(yīng)商選擇與管理、加強(qiáng)采購計劃的準(zhǔn)確性和及時性、完善內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制等，以提高采購到貨率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。五、供應(yīng)商管理與考核（一）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇與評估機(jī)制，根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商的綜合實力，選擇合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素。2.采購部門應(yīng)對新供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、業(yè)績情況等。同時，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保其產(chǎn)品符合公司要求。3.采購部門應(yīng)定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格穩(wěn)定性、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商分類管理和合作決策的依據(jù)。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核制度，對供應(yīng)商的到貨情況進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)主要包括按時到貨率、交貨數(shù)量準(zhǔn)確率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購份額、優(yōu)先付款等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求其限期改進(jìn)。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)考慮減少或終止與其合作。3.供應(yīng)商考核結(jié)果應(yīng)定期反饋給供應(yīng)商，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流。采購部門應(yīng)幫助供應(yīng)商分析存在的問題，共同尋求改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。六、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制1.公司應(yīng)建立采購到貨應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，明確在遇到緊急情況時各部門的職責(zé)和工作流程。緊急情況包括但不限于供應(yīng)商突發(fā)重大事故導(dǎo)致無法按時交貨、自然災(zāi)害影響運輸導(dǎo)致物資延誤等。2.當(dāng)發(fā)生緊急情況時，采購部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，及時收集相關(guān)信息，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商、運輸部門等相關(guān)方保持密切溝通，了解問題的嚴(yán)重程度和可能的解決時間。3.需求部門應(yīng)根據(jù)緊急情況的影響程度，調(diào)整生產(chǎn)計劃或采取其他應(yīng)急措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受重大影響。質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對到貨物資的檢驗力度，確保緊急采購的物資質(zhì)量符合要求。倉儲部門應(yīng)做好物資的接收和存儲準(zhǔn)備工作，確保物資能夠及時入庫。（二）應(yīng)急采購措施1.在緊急情況下，如供應(yīng)商無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時尋找替代供應(yīng)商進(jìn)行應(yīng)急采購。替代供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循快速響應(yīng)、質(zhì)量可靠、價格合理的原則。2.采購部門應(yīng)與替代供應(yīng)商迅速簽訂采購合同，明確物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。同時，采購部門應(yīng)協(xié)調(diào)運輸部門，確保物資能夠盡快運輸?shù)焦尽?.應(yīng)急采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購價格合理。同時，采購部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報應(yīng)急采購的進(jìn)展情況和費用支出情況。七、培訓(xùn)與溝通（一）培訓(xùn)1.采購部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員進(jìn)行采購到貨率管理方面的培訓(xùn)，提高采購人員、需求部門人員、質(zhì)量部門人員、倉儲部門人員等對到貨率管理的認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括采購計劃與訂單管理、到貨跟蹤與協(xié)調(diào)、到貨率統(tǒng)計與分析、供應(yīng)商管理與考核、應(yīng)急處理等方面的知識和技能。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、案例分析、經(jīng)驗分享等多種形式。3.通過培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉采購到貨率管理制度的各項規(guī)定和要求，掌握到貨率管理的工作方法和技巧，提高工作效率和質(zhì)量，確保采購到貨率管理工作的順利開展。（二）溝通1.公司應(yīng)建立采購到貨率管理溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)采購部門與需求部門、質(zhì)量部門、倉儲部門等相關(guān)部門之間的溝通與協(xié)作。各部門應(yīng)定期召開采購到貨率管理工作會議，通報工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。2.在采購到貨率管理過程中，如出現(xiàn)問題或爭議，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。溝通協(xié)商