采購及外協(xié)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購及外協(xié)工作流程，確保采購及外協(xié)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量可靠性，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購及外協(xié)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購及外協(xié)加工。3.職責(zé)分工采購部門負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的制定、執(zhí)行和供應(yīng)商管理。尋找、篩選、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗(yàn)收、入庫、付款等工作。需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出采購申請(qǐng)。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)采購物資的使用、質(zhì)量反饋等工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和審核支付。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)支持和監(jiān)督。質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。對(duì)采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理。二、采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃的編制依據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售計(jì)劃、研發(fā)計(jì)劃等。庫存狀況，包括現(xiàn)有庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率等。物資消耗定額和生產(chǎn)進(jìn)度安排。市場(chǎng)供應(yīng)情況和價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)。2.采購計(jì)劃的編制流程需求部門每月[具體時(shí)間]前，根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交給采購部門。采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存狀況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，編制月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購部門將編制好的月度采購計(jì)劃提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審核，并提出審核意見。采購部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，然后提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購計(jì)劃正式生效。3.采購計(jì)劃的執(zhí)行與調(diào)整采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購計(jì)劃組織采購活動(dòng)，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇市場(chǎng)供應(yīng)情況變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、庫存狀況變動(dòng)等原因，需要對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，并提交給采購部門。采購部門收到《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核和評(píng)估，如確需調(diào)整采購計(jì)劃的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，并按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇與評(píng)估采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等）對(duì)篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、財(cái)務(wù)狀況等方面。采購部門根據(jù)實(shí)地考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。2.供應(yīng)商的分類管理根據(jù)供應(yīng)商的重要性和合作頻率，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商：為公司提供關(guān)鍵物資或服務(wù)，對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營影響較大，合作頻率較高的供應(yīng)商。B類供應(yīng)商：為公司提供重要物資或服務(wù)，對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營有一定影響，合作頻率適中的供應(yīng)商。C類供應(yīng)商：為公司提供一般物資或服務(wù)，對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營影響較小，合作頻率較低的供應(yīng)商。對(duì)不同類別的供應(yīng)商，采取不同的管理策略。A類供應(yīng)商：建立定期溝通機(jī)制，加強(qiáng)合作與交流，定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估和考核，給予一定的優(yōu)惠政策和支持。B類供應(yīng)商：保持適度的溝通與合作，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，督促其提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。C類供應(yīng)商：進(jìn)行一般性管理，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。3.供應(yīng)商的考核與激勵(lì)采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。考核方式可采用評(píng)分制或等級(jí)制。根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商給予警告、減少訂單量、暫停合作等處罰。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，及時(shí)反饋供應(yīng)商在合作過程中存在的問題，并協(xié)助供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn)和提高。四、采購流程管理1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息，并提交給采購部門。《采購申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購審批采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核和評(píng)估。如采購金額在[具體金額]以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；如采購金額在[具體金額]以上的，由采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購詢價(jià)采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請(qǐng)表》，向多家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格條款等信息。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)單，采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析。4.采購談判采購部門根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況，爭(zhēng)取有利的采購條件。5.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋公司公章。6.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。7.采購物資驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。采購物資到貨后，質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，需求部門對(duì)采購物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的采購物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的采購物資由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。8.采購付款采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門根據(jù)采購合同和發(fā)票，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司的財(cái)務(wù)制度和付款流程進(jìn)行付款。五、外協(xié)管理1.外協(xié)定義外協(xié)是指公司將部分生產(chǎn)任務(wù)或服務(wù)項(xiàng)目委托給外部供應(yīng)商進(jìn)行加工或提供的一種合作方式。2.外協(xié)申請(qǐng)與審批需求部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫《外協(xié)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明外協(xié)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時(shí)間、外協(xié)原因等信息，并提交給采購部門。《外協(xié)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。采購部門收到《外協(xié)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核和評(píng)估。如外協(xié)金額在[具體金額]以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；如外協(xié)金額在[具體金額]以上的，由采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外協(xié)供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門按照供應(yīng)商管理的相關(guān)規(guī)定，選擇合格的外協(xié)供應(yīng)商。采購部門組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等）對(duì)選定的外協(xié)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括外協(xié)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門根據(jù)實(shí)地考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)外協(xié)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的外協(xié)供應(yīng)商作為合作對(duì)象，并簽訂外協(xié)合同。外協(xié)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括外協(xié)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.外協(xié)過程管理采購部門與外協(xié)供應(yīng)商簽訂外協(xié)合同后，應(yīng)向其下達(dá)外協(xié)訂單。外協(xié)訂單應(yīng)明確外協(xié)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量狀況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范對(duì)外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保外協(xié)產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。需求部門應(yīng)及時(shí)接收外協(xié)產(chǎn)品，并進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的外協(xié)產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的外協(xié)產(chǎn)品由采購部門負(fù)責(zé)與外協(xié)供應(yīng)商協(xié)商處理。5.外協(xié)付款外協(xié)產(chǎn)品驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門根據(jù)外協(xié)合同和發(fā)票，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司的財(cái)務(wù)制度和付款流程進(jìn)行付款。六、采購及外協(xié)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門應(yīng)定期對(duì)采購及外協(xié)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、交貨延遲等。采購部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購合同和外協(xié)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并建立供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)違約供應(yīng)商進(jìn)行處罰。對(duì)于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理，并要求供應(yīng)商采取改進(jìn)措施。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，或采取套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。對(duì)于交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促供應(yīng)商解決，同時(shí)制定應(yīng)急預(yù)案，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購及外協(xié)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)達(dá)到預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，及時(shí)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、采購及外協(xié)信息管理1.信息收集采購部門應(yīng)收集與采購及外協(xié)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的信息，包括供應(yīng)商信息、采購物資信息、采購合同信息、外協(xié)合同信息、采購訂單信息、驗(yàn)收信息、付款信息等。2.信息整理與歸檔采購部門應(yīng)定期對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和歸檔，建立采購及外協(xié)信息檔案。采購及外協(xié)信息檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.信息查詢與使用公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查詢采購及外協(xié)信息的，應(yīng)填寫《信息查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。采購部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的信息查詢服務(wù)。采購及外協(xié)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給外部單位或個(gè)人。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購及外協(xié)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行