采購系統(tǒng)化管理制度一、總則（一）目的本制度旨在建立科學、規(guī)范、高效的采購管理體系，確保公司采購活動的順利進行，保障公司物資供應的及時性、準確性和質量穩(wěn)定性，有效控制采購成本，防范采購風險，提高公司整體運營效率和經濟效益。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.效益原則：在保證物資質量和滿足業(yè)務需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責統(tǒng)籌管理公司的采購工作。采購部門根據業(yè)務需求和工作職能，可下設采購計劃組、供應商管理組、采購執(zhí)行組等具體工作小組。（二）采購部門職責1.制定采購管理制度和流程：負責制定、修訂和完善公司采購管理制度、工作流程及相關標準規(guī)范，并確保制度的有效執(zhí)行。2.編制采購計劃：根據公司年度經營計劃、生產計劃、項目進度等，結合庫存狀況，編制各類物資的采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、規(guī)格、時間等要求。3.供應商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，維護良好的供應商合作關系。4.采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關審批流程，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同、跟進訂單執(zhí)行、到貨驗收等環(huán)節(jié)，確保采購任務按時、按質、按量完成。5.采購成本控制：通過市場調研、供應商談判、采購策略優(yōu)化等方式，有效控制采購成本，降低采購價格，提高采購資金使用效益。6.采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的各類風險，如市場波動風險、供應商違約風險、質量風險等，制定相應的風險防范措施，保障采購活動的順利進行。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購訂單執(zhí)行情況等，為公司決策提供數(shù)據支持和參考依據。8.與其他部門協(xié)作：與公司內部各部門保持密切溝通協(xié)作，及時了解需求變化，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題，共同推進公司業(yè)務發(fā)展。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出物資采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間等詳細信息，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，配合采購部門進行供應商選擇、技術談判、到貨驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析，提供財務方面的支持和建議。3.質量部門：參與采購物資的質量標準制定，負責到貨物資的質量檢驗和驗收工作，對不合格物資提出處理意見，確保采購物資符合公司質量要求。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律方面的咨詢和支持，防范法律風險。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、需求時間、技術要求、用途等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性、準確性進行審核，簽署意見后提交給采購部門。對于重大采購項目，需經公司高層領導審批。（二）采購計劃編制1.采購部門收到經審批的《采購申請表》后，結合公司庫存情況、采購周期、市場供應狀況等因素，編制詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃編制完成后，提交給采購部門負責人審核，經審核無誤后報公司分管領導審批。（三）供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購執(zhí)行組通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商備選庫。2.對供應商備選庫中的供應商進行初步篩選，從供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估，確定入圍供應商名單。3.采購部門組織相關人員（如需求部門、質量部門、技術部門等）對入圍供應商進行實地考察，進一步了解供應商的實際情況，評估其是否具備滿足公司采購需求的能力。4.根據考察結果，對供應商進行打分評價，建立供應商評估檔案。對于評估合格的供應商，納入公司合格供應商名錄，并定期進行動態(tài)管理和考核評價。（四）采購詢價與比價1.采購執(zhí)行組向合格供應商發(fā)送詢價單，詢價單應明確采購物資的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、質量要求、付款方式等內容，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.收集供應商的報價后，進行比價分析。比價時，應綜合考慮價格、質量、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應商。對于金額較大或重要的采購項目，應組織至少三家供應商進行比價。3.在比價過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商報價明顯異?；虼嬖诓缓侠砬闆r，采購人員應及時與供應商溝通核實，要求其作出合理說明或調整報價。（五）采購議價與合同簽訂1.根據比價結果，采購執(zhí)行組與選定的供應商進行議價談判，爭取更有利的采購價格、付款條款、交貨期等條件。談判過程中，應明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、準確、合法。2.經雙方協(xié)商達成一致后，起草采購合同。采購合同應包含合同雙方的基本信息、采購物資的詳細內容、價格、數(shù)量、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同起草完成后，提交給法務部門審核。法務部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風險。審核通過后，采購合同由雙方授權代表簽字蓋章生效。（六）采購訂單下達與跟蹤1.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行組根據合同內容下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點、運輸方式等信息，并發(fā)送給供應商。2.建立采購訂單跟蹤機制，及時了解訂單執(zhí)行情況。采購人員應定期與供應商溝通，掌握物資生產進度、發(fā)貨情況、預計到貨時間等信息，如發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決，確保訂單按時、按質、按量完成。3.對于緊急采購訂單，采購人員應重點跟蹤，確保供應商優(yōu)先安排生產和發(fā)貨，滿足公司緊急需求。（七）到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應提前通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨時，采購人員、需求部門人員和質量部門人員共同對到貨物資進行驗收。驗收內容包括物資的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。3.質量部門按照公司相關質量標準和檢驗規(guī)范對到貨物資進行抽檢或全檢，如檢驗合格，出具《驗收報告》；如發(fā)現(xiàn)不合格物資，質量部門應及時出具《不合格報告》，說明不合格情況及處理建議。4.對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨、降價等處理措施，直至問題解決。（八）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，按照公司財務審批流程提交審批。2.財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性等內容。審核通過后，按照公司資金支付規(guī)定安排付款。3.采購部門應及時跟蹤付款進度，確保供應商按時收到貨款，維護良好的供應商合作關系。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中的各類風險進行識別和評估，包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.通過數(shù)據分析、案例分析、專家咨詢等方式，對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度，劃分風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，加強市場調研和分析預測，及時掌握市場價格波動和供應變化情況。制定靈活的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等，降低市場風險對公司采購成本的影響。2.供應商風險應對：加強供應商管理，建立完善的供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評價和篩選。與重要供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，加強溝通與協(xié)作，共同應對可能出現(xiàn)的風險。同時，建立多供應商備份機制，降低單一供應商依賴帶來的風險。3.質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。與質量可靠的供應商合作，要求供應商提供質量保證文件和檢測報告。對采購物資進行定期抽檢或全檢，確保采購物資質量符合公司要求。如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時按照合同約定處理，保障公司生產經營活動的正常進行。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照法律法規(guī)和公司內部規(guī)定簽訂采購合同。合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)。在合同執(zhí)行過程中，密切跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛，防范合同風險。5.付款風險應對：建立健全付款審批制度，嚴格審核付款申請，確保付款依據充分、合規(guī)。加強與供應商的溝通協(xié)調，按照合同約定及時支付貨款，維護公司良好的商業(yè)信譽。同時，關注供應商財務狀況，防范因供應商財務問題導致的付款風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行跟蹤檢查，及時掌握風險變化情況。2.設定風險預警指標和閾值，當風險指標超過預警閾值時，及時發(fā)出預警信號。采購部門和相關部門應根據預警信號迅速采取應對措施，降低風險影響程度。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門通過多種渠道收集采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)等。2.建立采購信息收集臺賬，記錄信息來源、收集時間、信息內容等詳細情況，確保信息的完整性和可追溯性。（二）采購信息分析1.對收集到的采購信息進行整理、分類和分析，提取有價值的信息和數(shù)據，為采購決策提供支持。2.通過數(shù)據分析，了解市場價格走勢、供應商情況、采購成本變化等情況，發(fā)現(xiàn)潛在問題和機會，提出改進建議和措施。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與需求部門、財務部門、質量部門等相關部門之間的信息共享和協(xié)同工作。2.在平臺上發(fā)布采購計劃、采購訂單、供應商信息、到貨情況、驗收報告等相關信息，方便各部門及時了解采購進展情況，提高工作效率和協(xié)同效果。六、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本指標：包括采購價格降低率、采購成本節(jié)約額等，反映采購部門在控制采購成本方面的工作成效。2.采購質量指標：如合格物資到貨率、物資質量投訴率等，衡量采購物資的質量水平。3.采購效率指標：如采購訂單處理周期、交貨準時率等，體現(xiàn)采購部門的工作效率和對公司生產經營活動的支持程度。4.供應商管理指標：如供應商滿意度、供應商開發(fā)數(shù)量、供應商淘汰率等，評估采購部門在供應商管理方面的工作質量。（二）評估周期與方法1.采購績效評估采用定期評估和不定期評估相結合的方式。定期評估每季度或每半年進行一次，全面評估采購部門的工作績效；不定期評估根據公司實際情況和工作需要，對采購過程中的關鍵環(huán)節(jié)或重點項目進行專項評估。2.評估方法采用定量與定性相結合的方式，通過數(shù)據統(tǒng)計、指標分析、問卷調查、現(xiàn)場檢查、部門互評等方法收集評估數(shù)據，綜合評價采購部門的工作績效。（三）評估結果應用1.將采購績效評估結果與采購人員的績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員不斷提高工作質量和效率。2.根據評估結果，總結采購工作中的經驗教訓，針對存在的問題制定改進措施和工作計劃，持續(xù)優(yōu)