銀行非招標管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范銀行非招標采購活動，確保采購過程的公正、公平、公開，提高采購效率，保證采購質量，防范采購風險，維護銀行的合法權益。2.適用范圍本制度適用于銀行系統內各部門、分支機構及附屬機構的非招標采購活動，包括但不限于貨物、服務、工程等項目的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動應當嚴格遵守國家法律法規和銀行內部規章制度。公平公正原則：采購過程應確保所有潛在供應商享有平等的參與機會，不受任何歧視。效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。誠信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、管理機構及職責1.采購管理委員會組成：由銀行高級管理層成員、相關部門負責人等組成。職責：審議銀行非招標采購管理制度、政策和年度采購計劃。審批重大采購項目的采購方式、采購預算、采購文件等。協調解決采購過程中的重大問題和爭議。2.采購部門職責：負責制定和執行年度采購計劃，組織具體的采購活動。收集、整理采購需求，進行市場調研，選擇供應商，編制采購文件。組織采購談判、合同簽訂與執行，協調采購過程中的各項工作。建立和維護供應商庫，對供應商進行評價和管理。3.需求部門職責：提出采購需求，明確采購項目的技術規格、質量標準、服務要求等。參與采購文件的編制和審核，協助采購部門進行供應商選擇和談判。負責采購項目的驗收工作，對采購產品或服務的質量、性能等進行評價。4.監督部門職責：對采購活動進行全程監督，檢查采購程序的合規性、采購過程的公正性等。受理有關采購活動的投訴和舉報，對違規行為進行調查和處理。三、采購方式及適用條件1.詢價采購適用條件：采購貨物規格、標準統一，現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購程序：采購部門向不少于三家供應商發出詢價通知書，要求供應商在規定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。2.競爭性談判采購適用條件：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。采購程序：采購部門成立談判小組，成員不少于三人，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案等。采購部門邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加談判，并向其提供談判文件。談判小組與供應商進行談判，供應商可以多次報價。談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，采購部門根據最后報價確定成交供應商，并簽訂采購合同。3.單一來源采購適用條件：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購程序：采購部門提出單一來源采購申請，說明采購理由、采購項目內容、供應商情況等。采購管理委員會對采購申請進行審核，批準后確定單一來源供應商。采購部門與單一來源供應商進行談判，簽訂采購合同。4.競爭性磋商采購適用條件：政府購買服務項目。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。因藝術品采購、專利、專有技術或者服務的時間、數量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的。市場競爭不充分的科研項目，以及需要扶持的科技成果轉化項目。按照招標投標法及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的工程建設項目。采購程序：采購部門成立磋商小組，成員不少于三人，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。磋商小組制定磋商文件，明確磋商程序、磋商內容、合同草案等。采購部門邀請不少于三家符合相應資格條件的供應商參加磋商，并向其提供磋商文件。磋商小組與供應商進行磋商，供應商可以多次報價。磋商結束后，磋商小組要求所有參加磋商的供應商在規定時間內進行最后報價，采購部門根據最后報價確定成交供應商，并簽訂采購合同。四、采購流程1.采購需求提出需求部門根據業務需要，填寫采購需求申請表，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、質量標準、技術要求、服務要求、預算金額、預計采購時間等內容。采購需求申請表經需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批采購部門對采購需求申請表進行初審，審核采購需求的合理性、必要性、合規性等。對于金額較大、涉及重要業務或復雜技術的采購項目，采購部門將采購需求申請表提交給采購管理委員會進行審批。采購管理委員會根據審批權限對采購項目進行審批，批準后采購部門方可開展采購活動。3.采購實施制定采購文件：采購部門根據采購需求和審批意見，編制采購文件，包括采購公告、詢價通知書、談判文件、磋商文件、單一來源采購申請文件等。采購文件應明確采購項目的各項要求、采購程序、評審標準、合同條款等內容。發布采購信息：采購部門通過銀行內部采購平臺、外部媒體等渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參加采購活動。供應商選擇：采購部門對報名參加采購活動的供應商進行資格審查，選擇符合要求的供應商參與采購。對于詢價采購、競爭性談判采購、競爭性磋商采購等方式，采購部門組織供應商進行報價、談判、磋商等活動，根據評審標準確定成交供應商。對于單一來源采購，采購部門按照規定程序確定單一來源供應商。合同簽訂：采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務、采購項目的內容、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。采購合同應報法律合規部門審核，審核通過后加蓋銀行公章。4.采購驗收采購項目完成后，需求部門負責組織驗收工作。驗收小組由需求部門、采購部門、使用部門等相關人員組成。驗收小組根據采購合同和相關標準對采購產品或服務進行驗收，驗收內容包括數量、質量、規格、性能、服務等方面。驗收合格后，驗收小組填寫驗收報告，經驗收小組成員簽字確認后存檔。對于驗收不合格的采購項目，采購部門應要求供應商限期整改或重新提供產品或服務，直至驗收合格。5.支付結算采購部門根據采購合同和驗收報告，辦理支付申請手續。支付申請應包括采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等內容。支付申請經采購部門負責人、財務部門審核后，報銀行分管領導審批。財務部門根據審批意見辦理支付結算手續，將采購款項支付給供應商。五、供應商管理1.供應商準入采購部門建立供應商庫，明確供應商準入條件，包括供應商的資質、信譽、業績、生產能力、技術水平、售后服務等方面。潛在供應商向采購部門提交供應商準入申請，提供相關證明材料。采購部門對申請材料進行審核，必要時進行實地考察。審核通過的供應商納入供應商庫，采購部門定期對供應商庫進行更新和維護。2.供應商評價與考核采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。評價和考核方式包括日常評價、定期評價、年度評價等。采購部門根據評價和考核結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應商，采取警告、暫停合作、取消供應商資格等措施。3.供應商淘汰對于出現以下情況的供應商，采購部門應及時將其淘汰出供應商庫：提供虛假材料，騙取供應商資格的。產品質量或服務質量嚴重不合格，給銀行造成重大損失的。嚴重違反采購合同約定，拒不履行義務的。法律法規規定的其他情形。采購部門將淘汰供應商的情況通知相關部門，并在銀行內部進行公示。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如采購方式選擇不當、供應商選擇失誤、采購合同條款不合理、采購過程中的違規操作、驗收環節把關不嚴等。根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點關注的風險領域。2.風險應對措施建立健全采購制度和流程：明確采購各環節的職責和操作規范，加強對采購過程的內部控制。加強供應商管理：嚴格供應商準入標準，對供應商進行全面評價和考核，建立供應商淘汰機制，降低供應商風險。規范采購文件編制：采購文件應明確采購項目的各項要求、評審標準、合同條款等內容，避免因采購文件不完善導致的風險。加強采購過程監督：采購管理委員會、監督部門等應加強對采購活動的全程監督，及時發現和糾正違規行為，防范采購風險。做好采購項目驗收：嚴格按照采購合同和相關標準進行驗收，確保采購產品或服務的質量，避免因驗收環節把關不嚴導致的風險。加強法律合規審查：采購合同應報法律合規部門審核，確保合同條款合法合規，防范法律風險。七、信息管理1.采購檔案管理采購部門負責建立采購檔案，對采購活動中的各類文件、資料進行整理、歸檔和保管。采購檔案包括采購需求申請表、采購審批文件、采購文件、供應商報價文件、談判記錄、磋商記錄、采購合同、驗收報告、支付憑證等。采購檔案應按照檔案管理的相關規定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規范性。采購檔案的保管期限應符合國家法律法規和銀行內部規定。