公司物資材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資材料管理，規(guī)范物資材料采購、驗收、存儲、使用、核算及處置等行為，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，降低物資材料成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在物資材料管理方面的活動，包括物資材料的計劃、采購、驗收、倉儲、發(fā)放、使用、盤點、核算及報廢處理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司物資材料管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，由指定部門負(fù)責(zé)物資材料管理的整體規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.計劃采購原則：物資材料采購應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，科學(xué)合理地編制采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。3.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控物資材料質(zhì)量，確保所采購的物資材料符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司生產(chǎn)經(jīng)營要求，從源頭上保障產(chǎn)品質(zhì)量。4.成本控制原則：在保證物資材料質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，通過優(yōu)化采購流程、合理選擇供應(yīng)商、加強庫存管理等措施，降低物資材料采購成本和庫存成本。5.責(zé)任追究原則：明確各部門及相關(guān)人員在物資材料管理中的職責(zé)，對因工作失誤、違規(guī)操作等造成物資材料損失或浪費的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物資材料管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.匯總、審核各部門物資材料需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制公司年度、月度物資材料采購計劃，并組織實施采購。3.建立物資材料供應(yīng)商管理檔案，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、考核等工作，建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評價和調(diào)整。4.負(fù)責(zé)組織物資材料的驗收工作，對驗收合格的物資材料辦理入庫手續(xù)，對不合格物資材料及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.負(fù)責(zé)物資材料的倉儲管理，建立物資材料臺賬，定期盤點庫存，確保物資材料賬實相符，做好物資材料的保管、保養(yǎng)工作，防止物資材料損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。6.負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定的審批流程，辦理物資材料的發(fā)放手續(xù)，監(jiān)督物資材料的使用情況，杜絕浪費現(xiàn)象。7.負(fù)責(zé)組織物資材料的核算工作，定期與財務(wù)部門核對賬目，確保物資材料成本核算準(zhǔn)確無誤。8.負(fù)責(zé)組織物資材料的報廢鑒定和處置工作，按照規(guī)定程序辦理報廢審批手續(xù)，對報廢物資材料進行妥善處理。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，按時、準(zhǔn)確地編制本部門物資材料需求計劃，并提交給物資管理部門。2.負(fù)責(zé)本部門物資材料的領(lǐng)用、使用和管理工作，合理安排物資材料的使用，提高物資材料利用率，杜絕浪費現(xiàn)象。3.配合物資管理部門做好物資材料的驗收、盤點等工作，及時反饋物資材料在使用過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)本部門在用物資材料的日常維護和保養(yǎng)工作，確保物資材料正常使用。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定物資材料核算辦法，建立物資材料財務(wù)賬目，對物資材料采購、庫存、使用等情況進行會計核算和監(jiān)督。2.審核物資材料采購計劃和采購合同，參與物資材料采購招標(biāo)、評標(biāo)等工作，對物資材料采購成本進行控制和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)物資材料款項的支付審核工作，按照公司財務(wù)制度和審批流程辦理付款手續(xù)。4.定期與物資管理部門核對物資材料賬目，確保賬賬相符、賬實相符，對物資材料管理情況進行財務(wù)分析和評價。（四）審計部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司物資材料管理活動進行內(nèi)部審計監(jiān)督，審查物資材料管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、物資材料的庫存管理和使用情況等。2.對物資材料采購、驗收、存儲、使用、核算及處置等環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題，依法依規(guī)提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進行整改。三、物資材料計劃管理（一）需求計劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、月度生產(chǎn)任務(wù)及設(shè)備維修計劃等，結(jié)合本部門實際物資材料消耗情況，于每月[具體日期]前編制次月物資材料需求計劃，并提交給物資管理部門。2.物資材料需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，確保計劃的準(zhǔn)確性和完整性。對于通用性較強、需求較為穩(wěn)定的物資材料，應(yīng)按照一定的周期進行批量申報；對于特殊規(guī)格、特殊要求的物資材料，應(yīng)單獨注明需求情況。3.各使用部門在編制物資材料需求計劃時，應(yīng)充分考慮庫存情況，避免重復(fù)申報或過度申報。對于庫存中已有足夠數(shù)量的物資材料，原則上不再列入需求計劃。（二）計劃審核與匯總1.物資管理部門收到各使用部門提交的物資材料需求計劃后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括需求計劃的合理性、準(zhǔn)確性、完整性以及與庫存情況的匹配性等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，物資管理部門應(yīng)及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)，要求其進行修改和完善。如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因?qū)е滦枨笥媱澃l(fā)生變化的，使用部門應(yīng)及時向物資管理部門提交變更申請，并說明變更原因和變更內(nèi)容。3.物資管理部門在完成對各使用部門物資材料需求計劃的審核后，應(yīng)進行匯總分析，結(jié)合庫存情況，編制公司年度、月度物資材料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息，并按照輕重緩急進行排序。（三）計劃調(diào)整1.在物資材料采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、設(shè)計變更等原因需要對采購計劃進行調(diào)整的，使用部門應(yīng)及時向物資管理部門提出調(diào)整申請，并詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.物資管理部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)進行認(rèn)真審核和評估，根據(jù)實際情況對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整。調(diào)整后的采購計劃應(yīng)重新提交審批，并及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。3.對于因調(diào)整采購計劃而導(dǎo)致的已簽訂采購合同變更或解除等情況，物資管理部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的要求，妥善處理相關(guān)事宜，避免給公司造成經(jīng)濟損失。四、物資材料采購管理（一）采購方式選擇1.物資材料采購應(yīng)根據(jù)采購金額、采購物資的性質(zhì)、市場供應(yīng)情況等因素，合理選擇采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的物資材料，應(yīng)優(yōu)先采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標(biāo)程序進行，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。3.對于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場供應(yīng)充足的物資材料，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，通過比較各供應(yīng)商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量等因素，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。4.對于采購物資具有特殊性、只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大等情況，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商參加談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。5.對于因技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情況，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進行，確保采購過程的合規(guī)性和合理性。（二）供應(yīng)商管理1.物資管理部門應(yīng)建立物資材料供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息進行詳細(xì)記錄。2.加強供應(yīng)商的開發(fā)工作，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和篩選，建立合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價格水平和完善的售后服務(wù)體系等條件。3.定期對供應(yīng)商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行淘汰或整改。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理制度進行審批和簽訂，確保合同的合法性和有效性。（三）采購流程1.物資管理部門根據(jù)審核后的采購計劃，選擇合適的采購方式，開展采購活動。對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)按照公司規(guī)定的招標(biāo)程序發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作；對于詢價采購項目，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，收集報價信息，進行比較分析后確定成交供應(yīng)商；對于競爭性談判采購項目，應(yīng)邀請供應(yīng)商參加談判，通過談判確定成交供應(yīng)商；對于單一來源采購項目，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進行采購。2.在采購過程中，物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，確保采購任務(wù)的順利完成。3.采購物資到貨前，物資管理部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗收準(zhǔn)備工作。到貨時，物資管理部門應(yīng)會同使用部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資材料進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗收合格的物資材料，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資材料，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。五、物資材料倉儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)公司物資材料的種類、數(shù)量、特性及存儲要求等，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)、易燃易爆品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲等條件，配備必要的倉儲設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、消防器材、溫濕度控制設(shè)備等，確保物資材料的安全存儲。3.按照物資材料的類別、規(guī)格型號等進行分類存放，遵循先進先出、方便存取的原則，合理安排物資材料的存放位置，提高倉庫空間利用率。（二）物資入庫管理1.物資材料到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行仔細(xì)核對，確保物資材料符合要求。2.對于驗收合格的物資材料，驗收人員應(yīng)在送貨單或驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)物資材料的類別、規(guī)格型號等，將其存放到指定的倉庫區(qū)域，并更新物資材料臺賬。3.對于驗收不合格的物資材料，驗收人員應(yīng)填寫不合格物資材料報告，詳細(xì)說明不合格原因和處理意見，并及時通知物資管理部門和供應(yīng)商。物資管理部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（三）物資存儲管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資材料進行巡查，檢查物資材料的存儲狀態(tài)、質(zhì)量狀況、庫存數(shù)量等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理物資材料在存儲過程中出現(xiàn)的問題，如受潮、生銹、變質(zhì)、損壞、丟失等。2.按照物資材料的特性和存儲要求，做好物資材料的保管、保養(yǎng)工作。對于易受潮、易氧化、易腐蝕的物資材料，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防銹、防腐措施；對于易燃易爆品、危險化學(xué)品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取嚴(yán)格的安全防范措施。3.建立物資材料庫存盤點制度，定期對倉庫物資材料進行盤點。盤點方式可分為定期盤點和不定期盤點，定期盤點應(yīng)每月或每季度進行一次，不定期盤點可根據(jù)實際情況隨時進行。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)，如發(fā)現(xiàn)賬實不符等情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。（四）物資出庫管理1.使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資材料領(lǐng)用申請表，注明物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給物資管理部門審批。2.物資管理部門收到領(lǐng)用申請表后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審核。對于審批通過的領(lǐng)用申請，物資管理部門應(yīng)開具物資材料出庫單，并通知倉庫管理人員辦理出庫手續(xù)。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)出庫單，核對物資材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保無誤后發(fā)放物資材料。發(fā)放物資材料時，應(yīng)遵循先進先出的原則，確保物資材料的質(zhì)量和使用價值。4.物資材料出庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新物資材料臺賬，記錄物資材料的出庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、用途等信息，并將出庫單交物資管理部門進行核算。六、物資材料使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的物資材料使用標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，合理使用物資材料，提高物資材料利用率，杜絕浪費現(xiàn)象。2.加強對本部門在用物資材料的日常管理，定期對物資材料的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決物資材料使用過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)本部門在用物資材料的維護和保養(yǎng)工作，確保物資材料正常使用。如發(fā)現(xiàn)物資材料存在損壞、故障等情況，應(yīng)及時向物資管理部門報告，并安排維修或更換。（二）使用監(jiān)督與考核1.物資管理部門應(yīng)定期對各使用部門物資材料的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資材料的領(lǐng)用、使用、庫存等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向使用部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.建立物資材料使用考核制度，對各使用部門物資材料的使用情況進行量化考核。考核指標(biāo)包括物資材料利用率、物資材料消耗定額完成情況、物資材料損耗率等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的使用部門給予獎勵，對未完成考核指標(biāo)的使用部門進行通報批評，并要求其分析原因，制定改進措施。七、物資材料核算管理（一）核算辦法1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家相關(guān)會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度的要求，制定物資材料核算辦法，明確物資材料的計價方法、成本核算方法、賬務(wù)處理流程等。2.物資材料的計價應(yīng)按照實際成本計價原則進行，即按照采購物資材料時所支付的全部價款，包括買價、運雜費、裝卸費、保險費、運輸途中的合理損耗、入庫前的挑選整理費用等作為物資材料的入賬價值。3.物資材料成本核算應(yīng)按照物資材料的類別、品種、規(guī)格型號等進行明細(xì)核算，準(zhǔn)確記錄物資材料的采購成本、入庫成本、發(fā)出成本、庫存成本等信息。（二）賬務(wù)處理1.物資管理部門應(yīng)及時將物資材料的采購、入庫、出庫等信息傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)相關(guān)憑證進行賬務(wù)處理。采購物資材料時，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等憑證，借記“原材料”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目；物資材料入庫時，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)入庫單，借記“庫存商品”等科目，貸記“原材料”等科目；物資材