公司證件原件管理制度一、總則（一）目的為加強公司證件原件的管理，確保公司各類證件原件的安全、完整與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及使用、保管公司證件原件的部門和個人。（三）定義1.公司證件原件：指公司在經營活動中依法取得的各類資質證書、營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等具有法律效力的文件原件。2.使用部門：指因工作需要直接使用公司證件原件的部門。3.保管人員：指負責具體保管公司證件原件的工作人員。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責公司證件原件的統一登記、編號、歸檔和保管。2.建立證件原件管理臺賬，詳細記錄證件的名稱、編號、頒發日期、有效期、領取部門及人員、歸還日期等信息。3.定期對證件原件進行清查盤點，確保賬實相符。4.按照本制度規定辦理證件原件的借用、歸還等手續。5.負責證件原件的復印、掃描等工作，并對復印件、掃描件的真實性和完整性負責。（二）使用部門職責1.根據工作需要，填寫《證件原件借用申請表》，經部門負責人審核、分管領導批準后，到行政部門辦理借用手續。2.嚴格按照批準的用途使用證件原件，不得擅自轉借、涂改、損毀或丟失。3.在使用完畢后，及時歸還證件原件，并在《證件原件借用登記表》上簽字確認。4.負責對本部門使用的證件原件進行妥善保管，防止丟失或損壞。（三）保管人員職責1.妥善保管公司證件原件，確保證件存放安全，防止被盜、遺失、損壞等情況發生。2.嚴格按照規定的程序辦理證件原件的借用、歸還手續，對借用人員的身份和用途進行核實。3.定期對保管的證件原件進行檢查，如發現問題及時報告行政部門負責人，并采取相應的措施。4.保守證件原件涉及的公司機密信息，不得泄露給無關人員。三、證件原件的領取與登記（一）新辦證件原件的領取1.公司新辦的各類證件原件，由行政部門指定專人負責領取。2.領取時，領取人應與發證機關核對證件的名稱、編號、頒發日期、有效期等信息，并在相關領取憑證上簽字確認。3.領取后，領取人應及時將證件原件交行政部門保管人員進行登記和歸檔。（二）證件原件的登記1.行政部門保管人員應對領取的證件原件進行詳細登記，登記內容包括證件名稱、編號、頒發日期、有效期、領取部門及人員、領取日期等。2.登記應采用紙質臺賬和電子臺賬相結合的方式，確保登記信息的準確、完整和可追溯。3.對于重要證件原件，還應建立專門的檔案，將相關資料一并歸檔保存。四、證件原件的保管（一）保管方式1.公司證件原件應存放在專門的保險柜或文件柜中，確保存放安全。2.保險柜或文件柜應具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，鑰匙由保管人員專人保管。3.對于電子證件原件，應進行備份存儲，并設置加密保護措施，防止數據丟失或泄露。（二）保管環境1.保管證件原件的場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應適宜。2.避免證件原件受到陽光直射、潮濕、污染等影響，防止證件原件老化、褪色、損壞等情況發生。（三）定期檢查1.保管人員應定期對證件原件進行檢查，檢查內容包括證件的完整性、有效性、存放環境等。2.每月至少進行一次全面檢查，并做好檢查記錄。如發現問題，應及時報告行政部門負責人，并采取相應的措施進行處理。3.在公司內部審計、外部檢查等情況下，保管人員應積極配合，提供相關證件原件及檢查記錄。五、證件原件的借用（一）借用申請1.因工作需要借用公司證件原件的部門或個人，應填寫《證件原件借用申請表》，詳細說明借用原因、借用期限、使用用途等信息。2.《證件原件借用申請表》應由部門負責人審核簽字，如涉及重要事項或金額較大的業務，還需分管領導批準簽字。（二）借用審批1.行政部門收到《證件原件借用申請表》后，應對借用申請進行審核。審核內容包括借用原因是否合理、借用期限是否符合規定、使用用途是否明確等。2.對于符合規定的借用申請，行政部門應及時辦理借用手續；對于不符合規定的借用申請，應及時通知借用部門或個人，并說明原因。（三）借用手續辦理1.借用人員憑經批準的《證件原件借用申請表》到行政部門保管人員處辦理借用手續。2.保管人員應與借用人員當面核對證件原件的名稱、編號、數量等信息，并在《證件原件借用登記表》上詳細記錄借用人員姓名、部門、借用日期、借用期限、歸還日期等內容。3.借用人員應在《證件原件借用登記表》上簽字確認，領取證件原件。（四）借用期限1.證件原件的借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，借用人員應提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。2.延長后的借用期限累計不得超過[X]個工作日。（五）借用期間的保管責任1.借用人員在借用期間負有妥善保管證件原件的責任，不得擅自轉借、涂改、損毀或丟失。2.如因借用人員保管不善導致證件原件丟失、損壞或發生其他問題，借用人員應承擔相應的責任，并負責采取措施進行補救。六、證件原件的歸還（一）歸還申請1.借用人員在借用期限屆滿前，應提前通知行政部門保管人員準備接收證件原件。2.借用人員應填寫《證件原件歸還申請表》，注明歸還日期、證件名稱、編號、數量等信息。（二）歸還手續辦理1.借用人員應在規定的歸還日期內，將證件原件完好無損地歸還行政部門保管人員。2.保管人員應與借用人員當面核對證件原件的名稱、編號、數量、完整性等信息，并在《證件原件借用登記表》上記錄歸還日期。3.借用人員應在《證件原件借用登記表》上簽字確認，完成歸還手續。（三）歸還后的檢查1.保管人員在接收歸還的證件原件后，應進行認真檢查。如發現證件原件有損壞、涂改、丟失等情況，應及時報告行政部門負責人，并要求借用人員說明原因。2.對于因借用人員原因導致證件原件損壞或丟失的，行政部門應按照相關規定追究借用人員的責任，并要求借用人員采取措施進行補救。七、證件原件的復印與掃描（一）復印與掃描申請1.因工作需要復印或掃描公司證件原件的部門或個人，應填寫《證件原件復印/掃描申請表》，詳細說明復印或掃描的原因、用途、份數等信息。2.《證件原件復印/掃描申請表》應由部門負責人審核簽字，如涉及重要事項或金額較大的業務，還需分管領導批準簽字。（二）復印與掃描審批1.行政部門收到《證件原件復印/掃描申請表》后，應對復印或掃描申請進行審核。審核內容包括復印或掃描原因是否合理、用途是否明確、份數是否適當等。2.對于符合規定的復印或掃描申請，行政部門應及時安排復印或掃描工作；對于不符合規定的復印或掃描申請，應及時通知申請部門或個人，并說明原因。（三）復印與掃描操作1.行政部門應指定專人負責證件原件的復印和掃描工作，確保復印和掃描的質量。2.復印和掃描完成后，操作人員應在復印件或掃描件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復印或掃描日期、份數等信息。3.操作人員應將復印件或掃描件交申請部門或個人，并在《證件原件復印/掃描登記表》上記錄相關信息。（四）復印件與掃描件的保管1.申請部門或個人應對復印件和掃描件進行妥善保管，按照公司檔案管理規定進行歸檔。2.復印件和掃描件應與原件具有同等法律效力，如因保管不善導致復印件或掃描件丟失、損壞等情況，申請部門或個人應承擔相應的責任。八、證件原件的遺失與補辦（一）遺失報告1.如發現公司證件原件遺失，保管人員或借用人員應立即向行政部門負責人報告，并說明遺失的時間、地點、可能的原因等情況。2.行政部門負責人接到報告后，應及時向公司領導匯報，并采取相應的措施進行查找和補救。（二）掛失聲明1.根據遺失證件原件的性質和影響范圍，行政部門應及時在相關媒體上發布掛失聲明，聲明證件原件作廢，防止他人冒用。2.掛失聲明應包括證件名稱、編號、頒發日期、有效期等信息，并注明“此證件原件已遺失，聲明作廢”字樣。（三）補辦手續1.遺失證件原件的部門或個人應按照發證機關的要求，準備相關材料，申請補辦證件原件。2.補辦申請經公司領導批準后，行政部門應指定專人負責辦理補辦手續，確保補辦工作順利進行。3.在補辦證件原件期間，如因工作需要使用該證件原件的相關信息，行政部門應提供經核實的復印件或掃描件，并加蓋公司公章。（四）責任追究1.對于因保管人員或借用人員疏忽大意導致證件原件遺失的，公司將按照相關規定追究其責任。2.責任追究方式包括批評教育、經濟賠償、紀律處分等，情節嚴重的將依法追究法律責任。九、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門應定期對證件原件的管理情況進行內部檢查，檢查內容包括證件原件的登記、保管、借用、歸還、復印與掃描、遺失與補辦等環節。2.內