檔案室、檔案館

館藏檔案掃描、數字化加工

整體解決方案

目錄

第一節質數字化加工作業前期準備...................1

一、數字化工作人員準備.........................1

二、數字化工作軟件、硬件準備..................4

三、確定數字化內容、數量及用戶需求...........5

第二節數字化加工流程及主要技術方案...............6

一、入庫提卷、拆卷............................6

二、標引著錄...................................7

三、檔案掃描...................................8

四、圖像處理...................................11

五、全文OCR、生成雙層pdf、板式還原及格式…12

六、總質檢.....................................14

七、批量掛接...................................15

八、還卷及數據備份提交.......................15

第三節質量控制方案和保證措施......................17

一、加工質量保障措施.........................17

二、多環節，多層次的質量檢查體系...........17

三、階段性臉收與終臉相結合的嚴格驗收程序是質量控制的終級保

障....................................19

第四節安全保密控制.................................21

保密協議.....................................22

第五節售后服務.....................................24

項目背景

隨著全國文化信息資源共享工程與中國數字圖書館工程的起動，信息化已成

為國際潮流，信息資源建設成為當務之急?信息資源建設的重點是電子文獻、各類

數據庫、網絡資源、電子檔案、電子圖書等新型數字化信息資源的建設。在數字化

信息資源建設中，很大的一個需求是將現有的紙介質印刷品數字化，使之成為能夠

用計算機閱讀、理解、查詢、檢索的電子文件，最終將其應用于數據庫存儲，或通

過CD—ROM、Internet網進行出版，或上傳數字檔案館供用戶使用.

以傳統紙張為載體的保存方式，占據了大量的空間，需要特殊的環境，而且不

方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進

行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，還可以減少文件庫

房占地，節省保管設備和人員方面開支，又方便統計和進行遠程查詢。

因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處

理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。

第一節數字化加工作業前期準備

一.數字化工作人員準備

1.甲方人員

職務：現場交接管理人員

人數要求：一名

專業要求：為學校檔案館負責檔案管理工作的技術或管理人員。

職責范圍：

①。負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作，協同甲方人員作好交接清單記錄并

簽字。

②.負責監督乙方規范化加工。

③.隨時把握乙方加工進度并進行協調.

④。及時關注并抽查乙方加工質量

⑤.代表甲方與乙方進行及時的溝通及問題協調，確保項目順利完工。

2乙方人員

2o1.管理人員

主要為：熟悉現場加工管理，熟悉數字化整體作業流程，具有較強組織能力和現場管

理及溝通能力的乙方負責人。

2。2.工程技術人員

主要為：熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數據庫標準和系統開發。了解檔案管

理等相關專業知識的乙方技術部技術支持工程師。

2.3數據采集作業員

主要為：了解檔案數據庫數據標準和計算機軟件應用等相關知識的乙方數字化制作

部工作人員。

職務職責人備注

人員員安排見表3

—1項目負責

人不一定要常

駐現場，但要

1.負責人員，資源的調配工佐.

通過一切通訊

2.負責施工組織設計、管理.

項目負手段和定期到

3.負貢施工條件的保障及與甲乙

1人

責人現場的督導，

雙方關于項目進展狀態的匯報

管切實做到對該

和協調工作。

理項目加工進度

人和加工質量的

員掌控

U負責與乙方的檔案提卷和還卷等

交接工作

現場主2.負責現場的人員管理和加工管理

1人

管3o負負數據的終驗和掛接

4o配合項目負責人做好與乙方的溝

通協調工作.

負責將檔案卷內目錄及其它索引信

著錄入

數息進行手工錄入為電子數據信息并1人

員

據校對

二.采掃描人負責按制定的技術規范將檔案資料數字化工作

1人

軟、硬集員掃描件準備

1.配人在進行圖像處備硬件數量

員1.去污：將掃描獲取的圖像進行圖理的時候，肯

像去污；去黑邊及去雜點等；定是逐頁處

2.糾偏：將偏斜的圖像進行糾正處理，所以要留

及檔次要視數據采集工作情況及數據量大小。

2.甲方提供PC機4-6臺給乙方作為采集作業使用，其他硬件設備由乙方自行解決。

3.場地：甲方提供.

4.辦公用具：甲方提供打印機（以實際用量為標準）、辦公桌椅、檔案資料的裝訂

及打印機所用的全部耗材。

5o其他條件：提供電力和飲水。

軟硬件準備詳見表3—2

表3-2軟、硬件配備列表

軟、硬件名稱數量詳細配置響應時間提供方

1.需支持全文

檢索使用功

能。

項目開始需

綜合檔案管理系統一套2.支持TIFF甲方

到位

和PDF格式

數據的批量

掛接功能。

能滿足本加

數字化流程管理和加項目開始需

全套工項目所有的乙方

工軟件、OCR軟件到位

技術要求

項目開始需

服務器一臺甲方

到位

掃描儀（A3幅面）一臺富士通A3幅項目開始需乙方

面到位

FI-4750C

(ADF)

A4幅面

項目開始需

掃描儀（A4幅面）一臺虹光-FB6030乙方

到位

（平板）

4—6項目開始需

計算機PC機甲方

套到位

三。確定數字化內容、數量及用戶需求

在數據采集之前，首先要客觀真實統計數字化內容和數量，確定用戶使用需求，然后

制定而應方案和技術控制以便準確地進行施工安排.

表3—3三峽大學檔案館檔案數字化用戶需求調研表

檔案類備

檔案數量數字化準備情況紙張及保存情況用戶需求

型注

r檔案裝訂廠很好廠一般廠影像化

招生名約一件

廠檔案著錄

冊約一面

r檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般影像化

學籍檔約一件r

廠檔案著錄

案約一面

廠檔案整理排序廠校差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好「一般廠影像化

學生成約____件廠檔案著錄

績約____面

廠檔案整理排序廠校差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般廠影像化

黨群檔約一件廠檔案著錄

案約____面

廠檔案整理排序廠校差「很差「矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

基建檔約一件廠檔案著錄

案約____面廠檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

廠檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

科研檔約____件廠檔案著錄

案約____面廠檔案整理排序廠較差「很差廠矢量化

其它：

r檔案裝訂廠很好廠一般r影像化

r檔案著錄

約____件

廠檔案整理排序廠較差「很差「矢量化

約____面

填表人職務

第二節數字化加工流程及主要技術方案

檔案數字化加工主要流程包括：提卷-拆卷一檔案著錄一掃描-圖像處理一OCR-校

對一版式還原-轉雙層PDF—終驗一掛接。

圖一■檔案數字化加工流程圖

頁號

編寫

流

程

單

還卷

錄入

數據

英

制作

光盤程

單

清單

移交

光盤

電子

文件

檢

總質

校對

數據

文件

掃描

電子

/Jit

電子

I程

文件

電子

文件

描

文件掃

處理

圖像

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....

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掛接

■1批■

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質檢

文件

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