外包公司禮盒管理制度總則一、目的為規(guī)范外包公司禮盒的管理，確保禮盒的合理使用、保管和發(fā)放，提高禮盒的使用效益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本外包公司所有與禮盒相關(guān)的活動和行為，包括禮盒的采購、驗收、保管、發(fā)放、使用和回收等環(huán)節(jié)。三、管理原則1.合規(guī)原則：禮盒的管理必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和公司的相關(guān)政策。2.節(jié)約原則：在保證禮盒質(zhì)量和使用效果的前提下，盡量節(jié)約成本，避免浪費。3.公正原則：禮盒的發(fā)放和使用必須公正、公平、公開，不得有任何歧視性或偏袒性的行為。4.安全原則：禮盒的保管和使用必須確保安全，防止禮盒丟失、損壞或被盜。四、管理機構(gòu)及職責1.人事行政部負責禮盒的采購、驗收、保管和發(fā)放等日常管理工作。制定禮盒的管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負責對禮盒的使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出改進建議。2.財務部負責禮盒采購費用的預算和審批，以及費用的核算和報銷。對禮盒的采購和使用進行財務監(jiān)督，確保費用的合理使用。3.各部門負責本部門禮盒的使用申請和領(lǐng)取，按照規(guī)定使用禮盒。配合人事行政部對禮盒的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。禮盒的采購一、采購需求1.各部門根據(jù)業(yè)務需要和節(jié)日、慶典等活動安排，提出禮盒采購需求，并填寫《禮盒采購申請單》，經(jīng)部門負責人審核后，提交人事行政部。2.人事行政部根據(jù)各部門的采購需求，綜合考慮禮盒的質(zhì)量、價格、品牌等因素，制定禮盒采購計劃，并報經(jīng)公司領(lǐng)導批準。二、供應商選擇1.人事行政部根據(jù)禮盒采購計劃，通過招標、詢價、比價等方式，選擇合適的禮盒供應商。2.供應商的選擇應遵循公平、公正、公開的原則，不得有任何不正當行為。3.人事行政部應與供應商簽訂采購合同，明確禮盒的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期等條款，并約定違約責任和爭議解決方式。三、采購驗收1.禮盒到貨后，人事行政部應組織相關(guān)人員進行驗收，核對禮盒的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格后，人事行政部應填寫《禮盒驗收單》，并由驗收人員簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)禮盒存在質(zhì)量問題或與采購合同不符，人事行政部應及時與供應商聯(lián)系，要求其進行退換貨或整改。禮盒的保管一、保管地點禮盒應存放在專門的倉庫或保管室，確保禮盒的安全和完好。二、保管措施1.建立禮盒保管臺賬，詳細記錄禮盒的入庫、出庫、庫存等情況。2.對禮盒進行分類存放，便于管理和查找。3.定期對禮盒進行盤點，確保禮盒的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。4.加強對禮盒保管場所的安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保禮盒的安全。禮盒的發(fā)放一、發(fā)放對象禮盒的發(fā)放對象為公司員工、客戶、合作伙伴等相關(guān)人員。二、發(fā)放標準1.員工禮盒：根據(jù)員工的職級、工齡、績效等因素，制定不同的禮盒發(fā)放標準。2.客戶禮盒：根據(jù)客戶的合作年限、業(yè)務量、重要程度等因素，制定不同的禮盒發(fā)放標準。3.合作伙伴禮盒：根據(jù)合作伙伴的合作年限、業(yè)務量、重要程度等因素，制定不同的禮盒發(fā)放標準。三、發(fā)放流程1.各部門根據(jù)禮盒發(fā)放標準，提出禮盒發(fā)放申請，并填寫《禮盒發(fā)放申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，提交人事行政部。2.人事行政部根據(jù)各部門的發(fā)放申請，審核發(fā)放對象和發(fā)放標準是否符合規(guī)定，如符合規(guī)定，則安排禮盒的發(fā)放。3.禮盒發(fā)放時，人事行政部應填寫《禮盒發(fā)放登記表》，詳細記錄禮盒的發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時間等情況，并由發(fā)放人員和領(lǐng)取人員簽字確認。禮盒的使用一、使用范圍禮盒的使用范圍僅限于公司業(yè)務相關(guān)的活動和行為，不得用于個人消費或其他非業(yè)務用途。二、使用要求1.各部門在使用禮盒時，應嚴格按照禮盒的使用說明和規(guī)定進行使用，不得擅自更改或損壞禮盒。2.禮盒的使用應注重禮儀和形象，不得有任何不當行為或影響公司形象的情況。3.如發(fā)現(xiàn)禮盒存在質(zhì)量問題或使用不當，應及時報告人事行政部，以便及時處理。禮盒的回收一、回收對象禮盒的回收對象為已發(fā)放的禮盒，包括員工禮盒、客戶禮盒、合作伙伴禮盒等。二、回收標準1.員工禮盒：在員工離職或工作調(diào)動時，應將未使用的禮盒交回人事行政部。2.客戶禮盒：在客戶合作結(jié)束或業(yè)務關(guān)系終止時，應將未使用的禮盒交回人事行政部。3.合作伙伴禮盒：在合作伙伴合作結(jié)束或業(yè)務關(guān)系終止時，應將未使用的禮盒交回人事行政部。三、回收流程1.各部門應及時通知人事行政部員工離職、客戶合作結(jié)束或合作伙伴業(yè)務關(guān)系終止等情況，并將未使用的禮盒交回人事行政部。2.人事行政部應組織相關(guān)人員對回收的禮盒進行檢查和清點，確保禮盒的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。3.如發(fā)現(xiàn)回收的禮盒存在質(zhì)量問題或與發(fā)放時不符，應及時與相關(guān)部門聯(lián)系，查明原因并進行處理。附則一、本制度由人事行政部負責解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，另行補充規(guī)定。三