公司團委禮品管理制度一、總則（一）目的為規范公司團委禮品管理，確保禮品的使用合理、公正、透明，充分發揮禮品在公司文化建設、員工關懷及對外交流等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團委組織或參與的各類活動中涉及的禮品管理，包括但不限于節日慰問、表彰獎勵、對外聯絡等用途的禮品。（三）基本原則1.合規性原則：禮品的采購、發放和管理應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：根據活動目的和實際需求，合理確定禮品的種類、數量和檔次，避免浪費。3.公正性原則：禮品的發放應公平、公正，面向符合條件的對象，杜絕人情因素。4.預算控制原則：嚴格控制禮品費用支出，確保在預算范圍內使用禮品。二、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.公司團委應根據活動安排和實際需求，提前制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的種類、數量、預算金額、預計采購時間等內容。2.采購計劃需經團委負責人審核，并報公司相關領導審批后實施。（二）供應商選擇1.建立禮品供應商庫，通過招標、詢價、比選等方式，從庫中選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。2.對新供應商進行嚴格的資質審查，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證等相關資料。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括禮品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（三）采購流程1.采購人員根據審批后的采購計劃，向供應商發送采購訂單。采購訂單應詳細注明禮品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產或備貨，并在規定時間內將禮品送達公司指定地點。3.采購人員負責對到貨禮品進行驗收，檢查禮品的數量、規格、質量等是否與采購訂單一致。如發現問題，應及時與供應商溝通協商解決。4.驗收合格的禮品，由采購人員辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應注明禮品的名稱、規格、數量、入庫時間等信息。三、禮品庫存管理（一）庫存登記1.設立禮品庫存臺賬，對庫存禮品進行詳細登記。庫存臺賬應記錄禮品的名稱、規格、數量、入庫時間、存放地點等信息。2.定期對庫存禮品進行盤點，確保賬實相符。盤點結果應形成盤點報告，如有差異，應及時查明原因并進行處理。（二）庫存保管1.安排專人負責禮品的保管工作，確保禮品存放安全、整潔、有序。2.對不同類型的禮品，應根據其特性采取相應的保管措施，如防潮、防蟲、防火等。3.建立禮品領用制度，嚴格控制禮品的領用流程，確保禮品的發放規范、準確。四、禮品發放管理（一）發放對象確定1.根據活動目的和相關規定，確定禮品的發放對象。發放對象應明確、具體，具有針對性。2.對發放對象進行公示，接受公司員工的監督，確保發放過程公平、公正。（二）發放流程1.由相關負責人填寫禮品發放申請表，注明發放對象、禮品名稱、規格、數量等信息。2.禮品發放申請表經團委負責人審核，并報公司相關領導審批后，方可進行發放。3.發放人員按照審批后的申請表，從庫存中領取禮品，并組織發放。發放過程中，應要求領取人簽字確認，確保禮品發放到指定對象手中。（三）特殊情況處理1.如遇發放對象因特殊原因無法親自領取禮品的情況，可委托他人代領。代領人需提供發放對象的授權委托書及本人有效身份證件。2.對于已發放但因質量問題或其他原因需要退換的禮品，應按照與供應商簽訂的合同約定，及時辦理退換手續。五、禮品使用監督與審計（一）監督機制1.公司團委應建立禮品使用監督機制，定期對禮品的采購、發放和庫存管理情況進行檢查。2.設立舉報郵箱和電話，接受公司員工對禮品管理過程中違規行為的舉報。對舉報內容進行認真調查核實，如情況屬實，將嚴肅處理相關責任人。（二）審計要求1.公司內部審計部門應定期對禮品管理情況進行審計，審查禮品采購的合規性、發放的準確性、費用支出的合理性等。2.審計部門應出具審計報告，針對審計中發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。六、禮品費用管理（一）預算編制1.公司團委應根據年度活動計劃和實際需求，編制禮品費用預算。禮品費用預算應包括采購費用、運輸費用、倉儲費用等各項支出。2.禮品費用預算需經公司財務部門審核，并報公司管理層審批后納入公司年度預算管理。（二）費用報銷1.禮品采購完成后，采購人員應及時收集相關發票和憑證，按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，注明禮品的名稱、規格、數量、金額、用途等信息。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。（三）費用控制1.嚴格控制禮品費用支出，確保不超出預算范圍。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行審批。2.定期對禮品費用使用情況進行統計分析，及時發現和解決費用管理中存在的問題。七、禮品標識與宣傳（一）禮品標識1.在禮品上適當標注公司團委標識或相關活動標識，增強公司品牌形象和活動影響力。2.禮品標識應清晰、醒目，不影響禮品的正常使用和美觀。（二）宣傳利用1.對于具有宣傳價值的禮品，可在公司內部宣傳平臺或對外活動中進行展示和宣傳，擴大公司團委活動的知曉度和影響力。2.通過宣傳禮品的使用場景和效果，傳遞公司文化和價值觀，提升員工的認同感和歸屬感。