培訓部門檔案管理制度總則一、目的為規范培訓部門檔案管理工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，提高培訓工作的效率和質量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司培訓部門所涉及的各類檔案的管理，包括培訓計劃、培訓通知、培訓資料、培訓評估等相關文件和資料。三、管理原則1.統一管理原則：培訓部門檔案實行統一管理，由培訓部門指定專人負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.分類管理原則：按照檔案的性質和內容，將培訓部門檔案分為不同的類別進行管理，如培訓計劃類、培訓通知類、培訓資料類、培訓評估類等。3.安全保密原則：加強對培訓部門檔案的安全保密工作，采取必要的措施防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.利用便捷原則：在保證檔案安全的前提下，盡可能為培訓部門和其他相關部門提供便捷的檔案利用服務，提高檔案的利用效率。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.培訓計劃的收集：培訓部門應及時收集各部門提交的培訓計劃，包括培訓項目、培訓時間、培訓地點、培訓對象、培訓內容、培訓方式等相關信息，并對其進行審核和歸檔。2.培訓通知的收集：培訓部門應及時收集各部門提交的培訓通知，包括培訓項目、培訓時間、培訓地點、培訓對象、培訓內容、培訓方式等相關信息，并對其進行審核和歸檔。3.培訓資料的收集：培訓部門應及時收集培訓過程中產生的各種資料，如培訓講義、培訓課件、培訓視頻、培訓考試試卷等，并對其進行整理和歸檔。4.培訓評估的收集：培訓部門應及時收集培訓結束后各部門提交的培訓評估報告，包括培訓效果評估、培訓滿意度評估等相關信息，并對其進行審核和歸檔。二、檔案的整理1.分類整理：按照檔案的性質和內容，將收集到的檔案進行分類整理，如培訓計劃類、培訓通知類、培訓資料類、培訓評估類等。2.編號歸檔：對分類整理后的檔案進行編號歸檔，編號應具有唯一性和可追溯性，便于檔案的管理和利用。3.目錄編制：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案內容、檔案時間等相關信息，便于檔案的檢索和利用。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.存儲環境：培訓部門檔案應存放在干燥、通風、避光、防火、防盜的專用檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查：定期對培訓部門檔案進行檢查，發現檔案的丟失、損壞或泄露等情況，應及時采取措施進行處理。3.借閱管理：培訓部門檔案的借閱應嚴格按照公司的借閱制度進行管理，借閱人員應填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱用途等相關信息，并在規定的時間內歸還檔案。4.保密管理：加強對培訓部門檔案的保密管理，未經批準，不得將檔案內容泄露給無關人員。二、檔案的利用1.利用申請：需要利用培訓部門檔案的人員應填寫檔案利用申請表，注明利用檔案的名稱、利用時間、利用用途等相關信息，并經相關領導批準后，方可利用檔案。2.利用方式：培訓部門檔案的利用方式包括查閱、復印、摘錄等，利用人員應在規定的范圍內利用檔案，不得擅自復制或摘抄檔案內容。3.利用記錄：對利用培訓部門檔案的人員和利用情況應進行記錄，包括利用人員的姓名、利用時間、利用檔案的名稱、利用用途等相關信息，便于檔案的管理和追溯。檔案的銷毀與更新一、檔案的銷毀1.銷毀申請：需要銷毀培訓部門檔案的，應填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、銷毀時間、銷毀原因等相關信息，并經相關領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀程序：檔案銷毀應按照公司的銷毀制度進行，由專人負責監督銷毀過程，確保檔案的安全銷毀。3.銷毀記錄：對銷毀的培訓部門檔案應進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、銷毀時間、銷毀原因等相關信息，便于檔案的管理和追溯。二、檔案的更新1.檔案更新的原因：培訓部門檔案應根據培訓工作的實際情況進行及時更新，如培訓計劃的調整、培訓通知的變更、培訓資料的補充等。2.檔案更新的程序：檔案更新應按照檔案的收集與整理程序進行，由專人負責對檔案進行更新，并及時將更新后的檔案進行歸檔。3.檔案更新的記錄：對更新后的培訓部門檔案應進行記錄，包括更新檔案的名稱、更新時間、更新內容等相關信息，便于檔案的管理和追溯。附則一、本制度